Wir alle waren schon einmal in mindestens einem Meeting, aus dem wir herausgegangen sind und uns gedacht haben: „Das war eine reine Zeitverschwendung.“
Diese Grafik fasst die Wahrheit über die menschliche Aufmerksamkeitsspanne in Meetings zusammen.
Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Teams und Teilnehmer Meetings nicht unzufrieden verlassen, weil die Zeit abläuft und sie ineffektiv sind, ist die Timeboxing-Methode. Scrum-Teams nutzen Timeboxing, um Effizienz und Produktivität aufrechtzuerhalten – lass uns mehr darüber erfahren!
Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine einfache Zeitmanagement-Technik, bei der eine feste, maximale Zeiteinheit für die Erledigung einer Aktivität festgelegt wird. Diese Zeiteinheit wird als Timebox bezeichnet. Du arbeitest während der festgelegten Zeitspanne an der Aktivität und hörst auf, sobald die Zeit abgelaufen ist. Anschließend bewertest du, ob du deine geplanten Ziele erreicht hast.
Timeboxing wurde erstmals von James Martin, dem Autor des Buches Rapid Application Development, als Teil der agilen Softwareentwicklung eingeführt.
Scrum-Teams und viele Projektmanager nutzen Timeboxing, um alle auf die Erledigung der anstehenden Aufgabe fokussiert zu halten.
Schauen wir uns an, wie Timeboxing von Scrum-Teams genutzt wird
Sprint: Timeboxing kann genutzt werden, um die Länge des Sprints für Scrum-Teams festzulegen, damit sie die Sprint-Ziele erreichen.
Sprint-Planung: Wenn ein Team startet, legt es eine Timebox für das Sprint-Planning-Meeting fest. Der Scrum Guide empfiehlt, dass ein Sprint-Planning-Meeting für einen einmonatigen Sprint auf 8 Stunden oder weniger begrenzt werden sollte.
Daily Scrum: Eine kürzere Timebox von etwa 15 Minuten pro Tag kann Scrum-Teams helfen, Aktivitäten zu synchronisieren und Herausforderungen beim Erreichen des Sprint-Ziels sichtbar zu machen.
Sprint Review: Während des Reviews werden die während des Sprints gelieferten Sprint-Backlog-Elemente besprochen und überprüft. Du kannst das Review mit einer Timebox versehen, um sicherzustellen, dass du die Backlogs effizient und effektiv durchgehst.
Sprint-Retrospektiven: Wie du weißt, sind Retrospektiven unser Ding! Retrospektiven sind eine Zeit für das Team, sich selbst zu reflektieren und eine Prozessverbesserung zu identifizieren, die es für einen neuen Sprint umsetzen kann. Timeboxing bei Retrospektiven ist wichtig, um BMWs zu vermeiden, sicherzustellen, dass die Meinungen aller Teammitglieder geschätzt werden, und Diskussionen konstruktiv zu halten.
Timeboxing mit TeamRetro
Wenn du bei deinen Retrospektiven die Dinge schnell und pünktlich voranbringen möchtest, kannst du in TeamRetro über die Stoppuhr in der oberen rechten Ecke deines Bildschirms einen Countdown-Timer einstellen.
Wenn deine Zeit abgelaufen ist, wird der Timer rot und pulsiert, um deine Aufmerksamkeit zu erregen.
Oder die Leute können die Button-Funktion „Ich bin fertig“ nutzen, um zu signalisieren, dass sie bereit sind, fortzufahren. Wenn du Zoom nutzt, kannst du alternativ auch auf „Ja“ oder „Nein“ klicken.
TeamRetro Timeboxing-Rezept
TeamRetro hat ein Timeboxing-Rezept für synchrone Meetings für eine 60-minütige Retrospektive (nur um sicherzustellen, dass du pünktlich fertig wirst). Hinweis: Du kannst dieses Rezept für ein längeres Meeting proportional anpassen, um es an die Bedürfnisse deines Teams anzupassen.
Wenn deine Team-Health-Checks beispielsweise zeigen, dass du mehr Verbundenheit brauchst, musst du möglicherweise mehr Zeit einplanen.
Schau es dir unten an.
Weitere Timeboxing-Tipps und -Tricks
- Weise jeder Person im Team eine bestimmte Zeit zu, z. B. 1 Minute pro Person
- Römische Abstimmung: Daumen hoch oder runter, wenn sie am Ende des Timers mehr Zeit brauchen
- Denk an „Pair-Share“: 30 Sekunden lang nachdenken, sich für 1 Minute mit einer anderen Person austauschen und das Ergebnis dann mit einem anderen Paar teilen, bevor es schließlich in der gesamten Gruppe präsentiert wird.
Probier es bei deiner nächsten Retrospektive oder deinen Meetings aus
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