Todos nós valorizamos o nosso tempo e as reuniões em que participamos podem ser um uso positivo ou negativo desse tempo. Independentemente de as nossas reuniões serem presenciais ou online com as nossas equipas, o tempo que passamos nelas pode deixar-nos com a sensação de se a reunião valeu a pena ou não. O Retorno sobre o Tempo Investido, ou ROTI como é sugerido por Esther Derby, é uma ótima forma de ajudar as equipas a descobrir quanto valor está a ser gerado nessas reuniões.
O que é o Retorno sobre o Tempo Investido (ROTI) em Retrospectivas Agile?
Um ROTI é uma forma fácil de avaliar quanto valor cada participante da reunião percebe que a reunião entregou. Pouco antes do encerramento da reunião, os participantes são convidados a classificar a sua experiência usando um método simples de classificação de 1 a 5 para avaliar se sentem que o tempo que passaram na reunião valeu a pena.
Assim como os icebreakers são uma ótima forma de abrir reuniões, os ROTI são uma ótima forma de encerrá-las; ajudam a concluir a sessão e a focar no que pode ser feito melhor da próxima vez.
Geralmente, é melhor dar aos participantes a oportunidade de fornecer a sua resposta de forma anónima e independente, pois isso cria um espaço psicologicamente seguro no qual é mais provável que sejam honestos e o seu feedback seja menos influenciado pelos outros.
Por que devemos classificar o ROTI das nossas retros?
Classificar o ROTI da tua reunião permite-te monitorizar a eficácia da reunião e o valor.
O tempo, seja gasto ou emprestado, é um bem valioso; pode, portanto, ser frustrante para os membros da equipa se sentirem que o tempo que passam nas suas retrospectivas poderia ser melhor direcionado para outro lugar – especialmente quando as retrospectivas são uma prática central da metodologia ágil!
Classificar o ROTI de uma reunião dá a cada membro da equipa uma plataforma para oferecer a sua opinião sobre o valor da reunião e apresentar formas de melhorá-la. Os membros da equipa recebem, portanto, uma voz e contribuem para a melhoria contínua das suas retrospectivas e verificações de saúde. Isso capacita a equipa e ajuda-os a sentirem-se mais envolvidos nas reuniões atuais e futuras, criando maior participação e compromisso.
A classificação do ROTI de uma reunião fornece aos Scrum Masters feedback que, de outra forma, poderiam ter perdido. Isso, por si só, já é uma ótima razão para descobrir o ROTI da tua reunião.
Como classificamos o ROTI da reunião ágil?
O TeamRetro oferece-te a opção de adicionar uma votação ROTI no final da tua retrospectiva ou verificação de saúde.
Cada pessoa avalia o ‘Retorno’ sobre o seu próprio ‘Tempo Investido’ na retrospectiva ágil ou verificação de saúde numa escala de 1 a 5, respondendo a uma pergunta simples.
Esta retrospectiva valeu o teu tempo?
1. Definitivamente não. Uma perda do meu tempo.
2. Não realmente. Útil, mas não valeu todo o tempo.
3. De certa forma. Ganhei o suficiente para gastar o meu tempo nisso.
4. Principalmente. Ganhei mais valor do que o tempo gasto nisso.
5. Absolutamente. Ganhei muito valor e valeu absolutamente o meu tempo.
Dicas de Scrum master para usar o ROTI
Como os membros da equipa classificam o ROTI da reunião?
O valor que cada membro da equipa obtém da sua retrospectiva ágil ou verificação de saúde varia de reunião para reunião, mas existem alguns critérios de decisão que podem orientar a classificação.
Partilha de informação
O valor pode ser obtido ao receber respostas a perguntas ou ouvir informações que podem ajudar-te a avançar com uma tarefa, evitar retrabalho, melhorar a forma como trabalhas ou superar um obstáculo.
Tomada de decisão
Pode ter havido uma pessoa, processo ou informação que estava a bloquear o progresso, então ter isso na reunião pode ajudar a avançar na tomada de uma decisão.
Resolução de problemas
Se a reunião destaca, aborda ou explora opções para melhorar a reunião, então pode haver um sinal claro de valor.
Planeamento de trabalho
Priorizar, repriorizar ou até redefinir o trabalho futuro pode parecer um exercício não produtivo, mas é uma atividade que agrega valor se puder criar alinhamento, foco e direção.
Construção de equipa e acordos
Um aspeto frequentemente negligenciado das reuniões de trabalho é construir relacionamento, comunicação e espírito de equipa. O valor pode não ser tão extrínseco como um resultado ou artefacto, mas mais intrínseco em termos de concordar sobre a forma como a equipa trabalha em conjunto.
Como podes introduzir o ROTI à tua equipa ágil?
Aqui estão algumas mensagens-chave que vale a pena partilhar com a equipa ao introduzir o ROTI.
- O ROTI é independente e anónimo. Sê honesto sobre o valor que obtiveste.
- Os resultados não são rastreados. Deve refletir o tempo e o espaço da reunião em vez de uma pontuação ideal.
- As classificações devem ser sinceras, justas e honestas. Esta é a tua oportunidade de partilhar agora.
- O objetivo é a melhoria contínua em vez de usar isso para apontar indivíduos, criar culpa ou criticar.
- Usa uma declaração baseada no futuro como, Em reuniões futuras, obteria mais valor se fizéssemos X.
Como Scrum Master, podes ajudar a orientar a qualidade do ROTI dizendo algo como…
Como uso o ROTI para melhorar a eficácia da reunião?
Os resultados da equipa sinalizam o valor geral percebido que o grupo obteve da reunião. Claro que isso varia de reunião para reunião dependendo do conteúdo e relevância, mas em qualquer caso, o objetivo é explorar formas de melhorar a facilitação e o processo de resultado da reunião.
Digamos que as pontuações estão nos 4 e 5…
Parabéns! Esta reunião parece um sucesso ressonante. Pode ter sido o design da reunião, o conteúdo, a qualidade da facilitação ou tudo isso.
Digamos que há alguns 2 e 3…
Ok, ainda houve algum valor obtido, mas certamente não do lado positivo. O que poderíamos fazer para melhorar as nossas classificações?
Digamos que há alguns 1…
Não te preocupes! Isso não significa que fizeste um trabalho fraco. Pode ter sido simplesmente que alguém não se importou com o tópico ou cujo trabalho não foi impactado por ele.
Encerrando retrospectivas… e este artigo.
Pronto para fazer um Retorno sobre o Tempo Investido com a tua equipa? Adiciona-o à tua reunião de retrospectiva TeamRetro ou verificação de saúde da equipa e será exibido no final da reunião. Podes capturar o feedback e revelar os resultados em tempo real ou podes rever os resultados mais tarde.
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