Le retour sur le temps investi (ROTI) dans les réunions agiles

Nous accordons tous de l’importance à notre temps, et les réunions auxquelles nous participons peuvent en être une utilisation positive ou négative. Que nos réunions se déroulent en face à face ou en ligne avec nos équipes, le temps que nous y passons peut nous laisser le sentiment que la réunion en valait la peine ou non. Le retour sur le temps investi, ou ROTI pour faire court, comme suggéré par Esther Derby, est un excellent moyen d’aider les équipes à découvrir la valeur réelle de ces réunions.

Qu’est-ce que le retour sur le temps investi (ROTI) dans les rétrospectives agiles ?

Un ROTI est un moyen simple de mesurer la valeur que chaque participant perçoit avoir retirée de la réunion. Juste avant la clôture de la séance, les participants sont invités à évaluer leur expérience à l’aide d’une méthode de notation simple de 1 à 5 pour déterminer s’ils estiment que le temps passé en réunion en valait la peine.

Tout comme les brise-glaces sont un excellent moyen d’ouvrir les réunions, les ROTI sont parfaits pour les clôturer ; ils aident à conclure la session et à mettre l’accent sur ce qui pourrait être mieux fait la prochaine fois.

En général, il est préférable de donner aux participants la possibilité de répondre de manière anonyme et indépendante, car cela crée un espace de sécurité psychologique où ils sont plus susceptibles d’être honnêtes et où leur avis risque moins d’être influencé par les autres.

Conseils de Scrum Master pour utiliser le ROTI

Comment les membres de l’équipe évaluent-ils le ROTI de la réunion ?

La valeur que chaque membre de l’équipe retire de sa rétrospective Agile ou de son bilan de santé variera d’une réunion à l’autre, mais quelques critères de décision peuvent guider l’évaluation.

Partage d’informations
La valeur peut être obtenue en recevant des réponses à des questions ou en entendant des informations qui peuvent t’aider à avancer sur une tâche, à éviter de refaire le travail, à améliorer ta façon de travailler ou à surmonter un obstacle.

Prise de décision
Il se peut qu’une personne, un processus ou une information bloquait les progrès ; le fait d’aborder cela pendant la réunion peut aider à faire bouger les choses pour prendre une décision.

Résolution de problèmes
Si la réunion met en lumière, aborde ou explore des options pour améliorer la réunion elle-même, il y a alors un signe clair de valeur.

Planification du travail
Prioriser, reprioriser ou même redéfinir le travail futur peut sembler être un exercice non productif, mais c’est une activité à valeur ajoutée si elle permet de créer de l’alignement, de la concentration et une direction.

Renforcement de l’équipe et accords
Un aspect souvent négligé des réunions de travail est de créer des liens, de la communication et un esprit d’équipe. La valeur n’est peut-être pas aussi extrinsèque qu’un résultat ou un livrable, mais plus intrinsèque en termes d’accord sur la façon dont l’équipe travaille ensemble.

Comment peux-tu introduire le ROTI auprès de ton équipe agile ?

Voici quelques messages clés à partager avec l’équipe lors de l’introduction du ROTI.

• Le ROTI est indépendant et anonyme. Sois honnête sur la valeur que tu as obtenue.
• Les résultats ne sont pas suivis individuellement. Ils doivent refléter le moment et l’espace de la réunion plutôt qu’un score idéal.
• Les évaluations doivent être sincères, justes et honnêtes. C’est ton occasion de t’exprimer maintenant.
• L’objectif est l’amélioration continue plutôt que de l’utiliser pour pointer du doigt des individus, blâmer ou critiquer.
• Utilise une déclaration tournée vers l’avenir telle que : Lors des prochaines réunions, je retirerais plus de valeur si nous faisions X.

En tant que Scrum Master, tu peux aider à guider la qualité du ROTI en disant quelque chose comme…

« J’aimerais vous demander d’indiquer la valeur du temps passé lors de cette réunion, en d’autres termes, cette réunion a-t-elle été utile pour vous ? Nous examinerons ensuite les résultats du groupe pour voir comment nous pouvons améliorer le retour sur notre temps investi pour les prochaines réunions.

S’il vous plaît, soyez ouverts et honnêtes sur la valeur que vous y avez trouvée aujourd’hui. Nous ferons cela de manière anonyme et indépendante.

En réfléchissant à votre score, demandez-vous si cette réunion a apporté de la valeur en nous aidant à :

• avancer dans notre travail
• prendre des décisions
• créer des actions appropriées
• résoudre un problème
• dissiper une confusion
• améliorer notre façon de travailler en équipe

…nous reviendrons ensuite pour examiner les scores. »

Comment utiliser le ROTI pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Les résultats de l’équipe signalent la valeur globale perçue que le groupe a retirée de la réunion. Bien sûr, cela variera d’une réunion à l’autre en fonction du contenu et de la pertinence, mais dans tous les cas, l’objectif est d’explorer des moyens d’améliorer la facilitation et le processus d’aboutissement de la réunion.

Disons que les scores sont dans les 4 et 5…
Félicitations ! Cette réunion semble être un franc succès. Cela peut être dû à la conception de la réunion, au contenu, à la qualité de la facilitation ou à tout cela à la fois.

Disons qu’il y a quelques 2 et 3…
D’accord, une certaine valeur a quand même été obtenue, mais ce n’est certainement pas du côté positif. Que pourrions-nous faire pour améliorer nos évaluations ?

Disons qu’il y a quelques 1…
Ne t’inquiète pas ! Cela ne signifie pas que tu as fait du mauvais travail. Il se peut simplement que quelqu’un ne se soit pas senti concerné par le sujet ou que son travail n’ait pas été impacté par celui-ci.

« Quand les gens deviennent vraiment négatifs, je dis : “on dirait que vous avez une vision de la façon dont vous voulez que les choses soient” ou “si vous pouviez imaginer une réunion vraiment efficace, à quoi ressemblerait-elle ?” » – Esther Derby

Clôturer les rétrospectives… et cet article.

Prêt à faire un retour sur le temps investi avec ton équipe ? Ajoute-le à ta réunion de rétrospective TeamRetro ou à ton bilan de santé d’équipe et il s’affichera à la fin de la réunion. Tu peux recueillir les commentaires et révéler les résultats en temps réel ou les consulter plus tard.

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