Łatwe i przyjemne zdalne retrospektywy: Wnioski ze Światowego Dnia Retrospektyw 2020

Świętowanie potęgi zdalnych retrospektyw

World Retrospective Day 2020 to dobrowolna, globalnie skoordynowana inicjatywa mająca na celu dzielenie się historiami i spostrzeżeniami w celu ulepszenia retrospektyw Agile. Odbyły się dwa wydarzenia: World Retrospective Day Lightning talks organizowane przez Remote Forever oraz comiesięczne spotkania Agile Club of Egypt. W miarę jak zespoły stają się coraz bardziej zdalne, prowadzenie spotkań online, które wzmacniają i napędzają ciągłe doskonalenie, jest kluczowym celem dla Scrum Masterów. Chociaż mogą zmniejszyć się koszty i czas podróży, wzrastają wyzwania związane z tym, jak najlepiej prowadzić zdalne spotkania, zwłaszcza retrospektywy, aby zapewnić zaangażowanie i poczucie więzi.

Jeremy Lu, CEO i współzałożyciel TeamRetro, przemawiał na obu wydarzeniach na temat „Jak najlepiej wykorzystać zdalne retrospektywy”. Dzielimy się tutaj niektórymi kluczowymi przesłaniami, a także wnioskami i spostrzeżeniami z obu wydarzeń.

Zalety i wady prowadzenia zdalnych spotkań retrospektywnych

Przejście na cyfrowe rozwiązania oznacza dostosowanie sposobu prowadzenia spotkań zespołowych. Ale są też pewne korzyści. Usunięcie blokad produkcyjnych, zmniejszenie stronniczości oraz umożliwienie niezależnego burzy mózgów i głosowania nad działaniami może poprawić jakość danych, a także zbudować bezpieczeństwo psychologiczne. Czas, który zostałby poświęcony na pisanie raportów, ręczne zbieranie i rejestrowanie danych, można teraz poświęcić na relacje w zespole lub dać więcej czasu na pogłębione dyskusje, które mają znaczenie.

Z drugiej strony, zależność od indywidualnej konfiguracji internetu, bezpieczeństwa i brak odpowiedzialności mogą negatywnie wpływać na zaufanie w zespole. Wzrost dysonansu społecznego, gdy tracimy fizyczne sygnały, sprawia, że rola Scrum Mastera jako dyrygenta orkiestry społecznej staje się oczywista. Budowanie kultury zespołu, od zaplanowanych i wyraźnych działań po ustalanie podstawowych zasad higieny spotkań, to dobre praktyki, które pomagają przezwyciężyć te wady.

Jednocześnie, niezależnie od tego, czy zespół jest rozproszony, współlokalizowany, zdalny, czy też hybrydowy, osoby w zespole chcą:

• być wysłuchane
• być docenione
• być prowadzone
• czuć się bezpiecznie
• mieć zasoby
• rozwijać się

Jak więc skromna retrospektywa może pomóc w zaspokojeniu tych potrzeb zespołu? Oto kilka pomysłów.

1. Opracuj umowę społeczną zespołu

Ustalenie właściwego celu i tonu przed rozpoczęciem retrospektyw w dużym stopniu przyczynia się do stworzenia angażującej, bezpiecznej i produktywnej przestrzeni, w której członkowie zespołu mogą się wypowiadać. Kultura, oczekiwania grupy i uzgodnione zasady są bardziej prawdopodobne do utrzymania i wywarcia wpływu, jeśli zostaną stworzone wspólnie i będą widoczne.

Wzięliśmy kilka balonów i wszyscy zapisaliśmy rzeczy, które słyszeliśmy, ale nie czuliśmy, że są przydatne na spotkaniu. Następnie „przebijaliśmy” te balony w słyszalny i znaczący sposób, jeśli zauważyliśmy takie zachowania i słowa na spotkaniu. Następnie spisaliśmy listę zachowań przewodnich, które nasz zespół chciał wykorzystać jako część naszych retrospektyw, a także wszelkich spotkań zespołowych, i oprawiliśmy to, gdy rozpoczynaliśmy nasze zdalne retrospektywy. W rzeczywistości pojawia się to na naszej zdalnej retrospektywie.

Jeśli nie chcesz iść tak daleko, zawsze możesz polegać na Agile Prime Directive. Jednak zajęcie się podstawowymi zasadami etykiety spotkań, takimi jak włączanie kamer i dźwięku, sygnały do zwolnienia, przyspieszenia lub komentowania oraz inne rytuały, może pomóc w zwiększeniu sukcesu spotkań. Jeśli odpowiedzialność i dysonans społeczny są powszechne na Twoich spotkaniach, to procesy takie jak dyskusje okrężne, ułatwiane rozmowy lub formaty struktur wyzwalających mogą pomóc w budowaniu zaangażowania zespołu.

Wniosek: Niezależnie od tego, czy robisz to formalnie, czy jako nieformalny rytuał, zrozumienie i zarządzanie umową społeczną dla Twojego zespołu buduje zaufanie, bezpieczeństwo psychologiczne i jasną etykietę retrospektyw spotkań online.

2. Wybierz odpowiedni format retrospektywy, aby pasował do Twojego celu – zabawa? łatwość? skupienie?

Przy tak wielu różnych formatach i pytaniach dotyczących retrospektyw, Scrum Masterzy mają duży wybór, jeśli chodzi o różnorodność. Zasugerowano jednak, że aby jak najlepiej wykorzystać retrospektywę, wybór formatu retrospektywy wymaga intencji, przemyślenia i rozważenia, aby służył celowi spotkania.

Oznacza to, że format będzie się zmieniał od czasu do czasu, co samo w sobie przyczyni się do zmniejszenia zmęczenia powtarzalnością. Będzie to również oznaczać, że wchodzisz na spotkanie z intencją i możesz skupić rozmowę.

Spójrz na poniższy przykład.

Ten zespół wykorzystał podejście Mad Sad Glad do rozpoczęcia swojej początkowej retrospektywy. Ten format ma bardziej osobisty charakter i wymaga od ludzi rozważenia ich emocjonalnych reakcji na ostatni sprint. Pomaga to w ujawnieniu wszelkich potencjalnych problemów i rozwiązaniu wszelkich barier emocjonalnych, aby pomóc zespołom przejść przez fazy burzy w formowaniu zespołu.

Kolejne retrospektywy skupiały się bardziej na działaniach, koncentrując się na retrospektywie Stop, Start, Continue oraz retrospektywie StarFish. Te formaty sprzyjają bardziej ukierunkowanemu na działania burzy mózgów i pozwalają zespołom rozważyć kompromisy czasowe między zadaniami.

Gdy zespoły przeszły na pracę zdalną, skupiły się na zmianach w procesie i na tym, jak pracować z domu, aby omówić, co muszą zrobić w środowisku zdalnym, a następnie na standardowej retrospektywie Agile na koniec roku.

Następnie zastosowanie retrospektywy 4L pozwoliło im zastanowić się nad dotychczasowymi działaniami, aby podzielić się wnioskami, a także tym, co im się podobało i czego pragnęli. Na koniec FLAP (Future considerations, lessons learned, Accomplishments and Problem areas) był procesem futurespektywnym, który pomógł zespołowi zdecydować, co chcą widzieć w przyszłości.

Oczywiście, zawsze możesz stworzyć własny zestaw lub wybrać tematy sezonowe lub oparte na zainteresowaniach. Istnieje również możliwość tworzenia retrospektyw opartych na zainteresowaniach, okresach świątecznych, znanych programach telewizyjnych lub wspólnej pasji.

Wniosek: Chociaż różnorodność formatów retrospektyw jest świetna, aby przełamać cykle zmęczenia spotkaniami, wybranie takiego, który jest zgodny z aktualnym stanem Twojego zespołu i produktu, może poprawić skupienie, intencje i wyniki spotkań retrospektywnych.

3. Zwiększ płynność swojej retrospektywy.

Oprócz dzielenia grup na mniejsze pokoje, istnieją dodatkowe sposoby na ulepszenie spotkań zespołowych.

Na początku każdej retrospektywy przeprowadź krótką, szybką, ale przyjazną aktywność, która pozwoli ludziom się „zameldować”. Podzielenie się słowem lub wyrazem twarzy, który pokazuje, jak czułeś się po ostatnim sprincie, lub nawet co ostatnio sprawiło, że się uśmiechnąłeś, to świetny sposób na rozpoczęcie spotkania. Przypomnij im o głównej dyrektywie, umowie społecznej i przypomnij im, dlaczego tu są.

Możesz przypisać role, aby wszyscy mogli wnieść swój wkład. Drugi pilot może pomóc w zarządzaniu technologią i osiąganiu celów. Policja czasu dba o płynność spotkania i przypomina ludziom o czasie, gdy zaczynają go przekraczać. Monitor energii może przeprowadzić szybką kontrolę podczas spotkania lub zorientować się, jak przebiega spotkanie, a Mściciel Akcji może zwrócić uwagę, jeśli jakieś działania nie są omawiane lub rejestrowane.

Stosowanie różnorodnych metod facylitacji, które pozwalają ludziom wnosić wkład przez cały proces, utrzymuje zaangażowanie i pozwala wyczuć atmosferę w pomieszczeniu. Np. używanie reakcji na komentarze pomaga uchwycić sentyment, a wzorzec „przekaż pałeczkę” oznacza, że jeden uczestnik może wybrać następnego mówcę.

Na koniec, jeśli Twoje spotkania trwają dłużej niż godzinę, zaplanuj przerwę. Daje to ludziom czas na oddech i ponowną kalibrację. Zrób sobie przerwę od ekranu lub przeprowadź z zespołem zabawną aktywność, która podniesie energię. My ogłaszamy „gaszenie świateł”, co oznacza włączone mikrofony i kamery (muzyka, jeśli chcą) na krótki czas skupienia, zanim ponownie się spotkamy.

Wniosek: Strategie zaangażowania zespołu poprzez zwiększanie płynności procesu od samego początku i przez całe spotkanie mogą podnieść energię i odpowiedzialność.

4. Eksperymentuj z różnymi przepisami na time-boxing.

Jednym ze sposobów, aby spotkania nie przeciągały się, jest użycie time-boxingu. W TeamRetro znajduje się minutnik dla każdego etapu, który można wykorzystać na przykład, aby dać ludziom poczucie, ile czasu pozostało, a także przycisk „Skończyłem”, aby poinformować, kiedy ludzie są gotowi do przejścia dalej.

Zakładając, że prowadzisz asynchroniczne 60-minutowe spotkanie, oto nasz przepis na time-box, który wydaje się działać.

Może jednak lepiej myśleć o tym jako o podstawowym przepisie, a nie formalnym przewodniku. Podobnie jak w przypadku ciasta na pizzę, ostateczny smak pizzy to kombinacja i ilość składników, które zdecydujesz się dodać. Jeśli uważasz, że istnieje większa potrzeba budowania więzi w zespole, to check-iny, wyrazy uznania i check-outy mogą być ważne. Dane można zbierać przed spotkaniem asynchronicznie. Grupowanie podobnych pomysłów można przeprowadzić przed spotkaniem, a następnie pomysły są głosowane, gdy są gotowe do dyskusji. Alternatywnie, jeśli jest mniejsza potrzeba budowania relacji, można to wykorzystać bardziej do budowania konsensusu w sprawie działań. W przypadku zespołów samoorganizujących się, daj im więcej czasu na grupowanie pomysłów, które się pojawiły. Jeśli jest wiele komentarzy, niech pracują w mniejszych grupach w określonych sekcjach. Chociaż może to być dobre na 60-minutowe spotkanie, możesz po prostu zmienić proporcje na dłuższą sesję.

Wniosek: Koniec czasu spotkania jest głównym ograniczeniem dla zespołów, które lubią kończyć na czas z jasnymi wynikami. Wypróbowywanie nowych przepisów na time-box może pomóc utrzymać spotkania na właściwym torze i być dobrym wskaźnikiem do prowadzenia rozmów.

5. Spraw, aby Twoje retrospektywy były łatwe, zabawne i ludzkie!

Pamiętasz dzień, w którym przynosiło się zwierzaka? Dzień szalonej koszulki/kapelusza? Dzień wspólnego posiłku? Kto powiedział, że nie możemy tego robić online? Dodanie odrobiny zabawy i aktywności budującej zespół może być dobrym sposobem na złagodzenie stresu, dowiedzenie się czegoś więcej o swoim zespole i uzyskanie spostrzeżeń, których nie znajdziesz w standardowej retrospektywie. Oto kilka rzeczy, o których słyszeliśmy, że zespoły robiły zdalnie. (Niektóre z naszych zespołów faktycznie robią to na koniec jako nagrodę za dobrą retrospektywę.)

• Używaj sprawdzania nastroju.
• Zagraj w grę – zwinnościową lub po prostu dla zabawy.
• Obejrzyjcie razem film na Discordzie.
• Przeprowadź aktywność budującą zespół, na przykład, jeśli jesteś w samolocie, który rozbił się na pustyni, jakie 10 przedmiotów chciałbyś mieć ze sobą, aby przeżyć.
• Opowiadanie historii lub obrazków: spróbuj poprosić wszystkich o opowiedzenie historii o czymś, nawet o czymś tak małym jak filiżanka lub para butów! Lub o zrobienie zdjęcia czegoś w pobliżu, aby się podzielić
• Zgadnij piosenkę: przetestuj zdolności wokalne swoich Scrum Masterów, prosząc ich o zaśpiewanie piosenek, które zespół ma odgadnąć!
• Rozwiąż losowy problem, który ma ktoś inny w zespole.
• Podziel się przepisem, który każdy wypróbuje w domu i posmakuje.

Wniosek: Zachęcaj do współczucia. Przejście na w pełni online’ową retrospektywę zespołu lub pracę zdalną nie jest łatwe. W końcu jako ludzie jesteśmy istotami społecznymi. Trochę zabawy i aktywności społecznych może ułatwić budowanie więzi i empatii, co może sprawić, że Twoje retrospektywy będą bardziej znaczące i efektywne.