Todos hemos estado en al menos una reunión de la que salimos diciendo: “Bueno, eso fue una pérdida de tiempo”.
Este gráfico resume la verdad sobre la capacidad de atención humana en las reuniones.
Una forma de asegurarnos de que los equipos y los participantes no salgan descontentos de las reuniones porque se acaba el tiempo y resultan ineficaces es utilizar la metodología de timeboxing. Los equipos Scrum han utilizado el timeboxing como una forma de mantener la eficiencia y la productividad, ¡así que vamos a saber más!
¿Qué es el timeboxing?
El timeboxing es una técnica sencilla de gestión del tiempo que consiste en establecer una unidad de tiempo fija y máxima para completar una actividad. Esa unidad de tiempo se denomina timebox. A continuación, se trabaja en la actividad durante el periodo de tiempo fijo y se deja de trabajar en ella una vez que se acaba el tiempo. Después, se evalúa si se han alcanzado los objetivos previstos.
El timeboxing fue introducido por primera vez por James Martin, autor del libro Rapid Application Development, como parte del desarrollo ágil de software.
Los equipos Scrum y muchos gestores de proyectos utilizan el timeboxing para mantener a todos centrados en la tarea en cuestión.
Veamos cómo utilizan el timeboxing los equipos Scrum
Sprint: el timeboxing puede utilizarse para definir la duración del Sprint para que los equipos Scrum entreguen los objetivos del Sprint.
Planificación del Sprint: cuando un equipo se pone en marcha, establece un timebox para la reunión de Planificación del Sprint. La Guía Scrum sugiere que una reunión de Planificación del Sprint debe tener un timebox de 8 horas o menos para un Sprint de un mes.
Scrum diario: un timebox más corto, de unos 15 minutos al día, puede ayudar a los equipos Scrum a sincronizar las actividades y a hacer evidentes los desafíos para lograr el objetivo del Sprint.
Revisión del Sprint: durante la revisión, se discuten e inspeccionan los elementos de la cartera de pedidos del Sprint entregados durante el Sprint. Puede establecer un timebox para la revisión y asegurarse de revisar la cartera de pedidos de forma eficiente y eficaz.
Retrospectivas de Sprint: como ya sabrá, ¡las Retrospectivas son lo nuestro! Las Retrospectivas son un momento para que el equipo se examine a sí mismo e identifique una mejora del proceso que pueda implementar para un nuevo Sprint. El timeboxing de las Retrospectivas es importante para evitar las BMW, para asegurarse de que las opiniones de todos los miembros del equipo se valoran y para mantener las discusiones constructivas.
Timeboxing con TeamRetro
Si desea que sus Retrospectivas avancen rápidamente y a tiempo, puede configurar un temporizador de cuenta atrás en TeamRetro a través del cronómetro situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Cuando se acabe el tiempo, el temporizador se pondrá rojo y parpadeará para llamar su atención.
O las personas pueden hacer clic en la funcionalidad del botón para decir “He terminado”, señalando que están listas para continuar. Otras formas de hacerlo si utiliza Zoom es hacer clic en “sí” o “no”.
Receta de timeboxing de TeamRetro
TeamRetro tiene una receta de timeboxing para reuniones síncronas para una Retrospectiva de 60 a 1 minuto (solo para asegurarse de que termina a tiempo). Tenga en cuenta que puede adaptar esta receta para una reunión más larga que se ajuste a las necesidades de su equipo.
Por ejemplo, si sus comprobaciones de salud del equipo muestran que necesita más conectividad, entonces podría necesitar asignar más tiempo.
Compruébelo a continuación.
Más consejos y trucos de timeboxing
- Asigne un tiempo específico a cada persona del equipo, por ejemplo, 1 minuto por persona
- Votación romana: pulgar hacia arriba o hacia abajo si necesitan más tiempo al final del temporizador
- Piense en “compartir en pareja”: piense durante 30 segundos, comparta con otra persona durante 1 minuto y luego comparta con otra pareja antes de compartir finalmente con todo el grupo.
Pruébelo en su próxima Retrospectiva o reunión
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