O que é Lean Coffee?
Lean Coffee é um formato de reunião estruturado, com tempo limitado, mas sem agenda predefinida, projetado para facilitar discussões focadas e maximizar a produtividade da equipe. O termo combina o conceito de metodologia lean com o ambiente casual e conversacional de um encontro para tomar café.
Usando um processo democrático simples, os membros da equipe propõem tópicos, votam nas prioridades e participam de discussões com tempo limitado. Essa abordagem capacita as equipes a abordar as questões mais relevantes de forma eficiente, mantendo as conversas no caminho certo. Geralmente, usa três colunas principais — Para Discutir, Em Andamento e Discutido. Isso ajuda a organizar e acompanhar o fluxo dos tópicos.
O Lean Coffee é uma ferramenta ideal para retrospectivas ou reuniões de equipe, permitindo que a equipe crie colaborativamente a agenda e os temas, em vez de defini-los antecipadamente. Pode ajudar as equipes a priorizar desafios, celebrar vitórias e desenvolver senso de propriedade e autonomia na reunião.
Como Facilitar um Lean Coffee
Compartilhe o Propósito: Comece com um objetivo ou foco claro para a sessão, como melhoria de processos. Deixe o espaço aberto para uma variedade diversa de ideias ou, se desejar, forneça alguma orientação sobre que tipo de tópicos são especialmente bem-vindos.
Todos Adicionam Tópicos para Discutir: Os participantes podem adicionar tópicos ou perguntas individuais como cartões na coluna Para Discutir. Cada cartão representa um único tópico. Nenhuma ideia é pequena demais. Use a opção de anonimato para incentivar mais ideias se isso ajudar as pessoas a se sentirem mais confortáveis.
Discuta Cada Cartão: Cada tópico é discutido um por vez por um tempo determinado (por exemplo, 5 minutos). Após o término do tempo, pergunte ao grupo se eles gostariam de continuar, criar uma ação ou seguir em frente. Isso garante que as discussões permaneçam focadas e permite que todos os tópicos sejam abordados.
Capture as Principais Conclusões e Ações: Com base nas discussões, anote quaisquer conclusões, ações ou acompanhamentos que surgirem. É aqui que os principais insights e decisões são resumidos para referência futura. Capture ações para itens, reserve tópicos ou crie acordos de equipe para abordar efetivamente as questões. Quando concluído, mova o tópico para a coluna Discutido.
Perguntas para Icebreaker Sugeridas para Lean Coffee
- Qual é uma dica de produtividade que você tentou recentemente e que funcionou (ou não)?
- Se nossa equipe tivesse uma mistura de café, como ela se chamaria e quais sabores representariam nossa experiência de trabalho recente?
- Qual é uma coisa nova que você aprendeu esta semana (relacionada ao trabalho ou pessoal)?
- Qual é uma “pequena mudança” que você acha que poderia ter um grande impacto em nosso fluxo de trabalho?
Ideias e Dicas para conduzir o Lean Coffee
- Promova a Inclusividade na Fala: Garanta que todos os participantes tenham a chance de falar, convidando ativamente os membros mais quietos da equipe para compartilhar seus pensamentos.
- Incentive Discussões “Na Medida Certa”: Evite aprofundamentos durante a primeira passagem da discussão. Isso permite capturar os pontos principais que permitirão à equipe decidir se mais tempo é necessário ao final do limite de tempo.
- Incentive Tópicos Diversos: Permita que os participantes proponham qualquer tópico que considerem relevante, mesmo que pareça menor. O Lean Coffee não tem agenda por design, então incentive a equipe a levantar questões tanto técnicas quanto interpessoais. Esse formato aberto pode revelar insights que normalmente não são compartilhados em retrospectivas estruturadas.
- Use Votação por Pontos para Priorizar: Se houver muitos tópicos e tempo limitado, use o recurso de votação ou reação para ver qual tópico a equipe considera de maior prioridade e deve ser discutido primeiro.
- Seja Rigoroso com o Tempo: Defina um limite de 3 ou 5 minutos para a primeira passagem de cada tópico. Isso é tudo que é necessário para a equipe decidir se merece uma segunda passagem de discussão.
- Evite Sair do Tópico: Às vezes, um tópico pode estar fora do tema, mas ainda ser importante. Esses itens ainda podem ser capturados e reservados para referência futura.
- Foque nos Itens de Ação Primeiro Antes de Definir a Solução: Pode ser fácil cair na armadilha de mergulhar profundamente em uma solução para um item de ação durante o lean coffee. Configure uma reunião separada ou faça disso um tópico de reunião, se for relevante.