Świetne retrospektywy online dla zespołów zdalnych i rozproszonych

Jak przewidywano jakiś czas temu i co zostało niedawno przyspieszone, popularność pracy zdalnej wciąż rośnie.

Niezależnie od tego, czy jest to praca częściowo czy w pełni zdalna, korzyści płynące z takiej siły roboczej są trudne do zignorowania –

zwiększona produktywność i zasięg
zmniejszone koszty
dostęp do zróżnicowanej puli talentów
lepsza retencja i satysfakcja pracowników

W kontekście Agile retrospektywa jest kluczowa dla sukcesu zespołu. Dlatego, biorąc pod uwagę rosnącą popularność pracy zdalnej, oczywiste jest, że dla Iteration Managera lub Scrum Mastera ważne jest, żeby móc prowadzić retrospektywę online tak samo skutecznie, jak tę twarzą w twarz.

Mając to na uwadze, przygotowaliśmy poniższe wskazówki, żeby podzielić się naszymi sprawdzonymi metodami prowadzenia skutecznych retrospektyw online.

Co sprawia, że retrospektywa online jest skuteczna?

W TeamRetro stosujemy to, co głosimy, przeprowadzając regularne retrospektywy, żeby ulepszać nasz produkt i nasz zespół.

Z naszej perspektywy, niezależnie od medium, w jakim są przeprowadzane, skuteczna retrospektywa ma następujące cechy –

ma regularny rytm
działa przy wspólnym zrozumieniu tego, czego oczekuje się od zespołu
pozwala wszystkim głosom być wysłuchanym
odbywa się w bezpiecznej przestrzeni, wolnej od osądów
trzyma się przydzielonego czasu
jest łatwo i zwięźle dokumentowana
wspiera morale zespołu
dostarcza jasny zestaw działań na następny sprint oraz wspólne zrozumienie, kto jest odpowiedzialny za ich realizację

Zapewnienie tych rezultatów w środowisku online sprowadza się do dwóch kluczowych elementów

Środowisko online wspierające retrospektywy
Odpowiednie techniki facylitacji online

Oto jak to zrobić.

Krok 1 – Przygotuj środowisko online (Ustaw wirtualną scenę)

Zastanów się nad przestrzenią, w której ty i twój zespół przeprowadzacie retrospektywy twarzą w twarz –

Możecie używać tablicy, przy czym członkowie zespołu na zmianę wstają i dodają do niej notatki, albo przyklejacie karteczki samoprzylepne na tablicy.
Uczestnicy mogą oferować krótkie wyjaśnienie lub komentarz, dodając każdy ze swoich punktów, zanim zespół omówi sprawy szerzej. Jeśli dojdzie do impasu, możliwe jest, że sprawy są omawiane, aż osiągnięty zostanie konsensus.
Możliwe, że wiesz, że czas zakończyć, kiedy widzisz ludzi udających się na lunch lub słyszysz pukanie do drzwi sali konferencyjnej.

Oczywiście, choć powyższe może działać dla tych członków zespołu, którzy są w biurze, to samo nie dotyczy tych pracujących zdalnie; powyższe oczywiście musi zostać przeniesione do przestrzeni wirtualnej. Choć może to wymagać pewnych inwestycji, środowisko wspierające zarówno uczestników współlokalizowanych, jak i zdalnych w równym stopniu, jest cennym zabezpieczeniem na wielu poziomach.

Wybierz swoje narzędzie do retrospektyw online

Narzędzia do retrospektyw online zostały opracowane z myślą zarówno o zespołach zdalnych, jak i współlokalizowanych, i oferują zorganizowany proces prowadzenia retrospektywy.

Istnieje mnóstwo narzędzi, ale ogólnie powinny być zaprojektowane tak, żeby –

ułatwiać facylitację
być bezpieczne, szybkie i niezawodne
rozwiązywać typowe antywzorce retrospektyw
kształtować bezpieczną, sprawiedliwą przestrzeń
łatwo przechwytywać dane wejściowe od wszystkich uczestników
rejestrować i śledzić elementy działań
oceniać skuteczność spotkania
prezentować pomysły jeden po drugim, żeby zapewnić, że wszyscy są skupieni
uzupełniać twoje narzędzie do wideokonferencji
Zintegruj elementy działań ze swoim przepływem pracy

Wybierz swoje narzędzie komunikacyjne

Będziecie używać wideokonferencji, telekonferencji, czy będziecie polegać na VoIP?

Mechanizm, którego twój zespół używa, żeby uzupełnić narzędzie do retrospektyw online, będzie wpływać na techniki facylitacji używane do wspierania samego procesu retrospektywy.

Na przykład my używamy wideokonferencji i wewnętrznego systemu komunikacji, takiego jak Zoom i Slack, żeby wspierać nasze retrospektywy online w czasie rzeczywistym.

Nasze ekrany są włączone, a mikrofony odciszone (to oznacza, że nasz facylitator widzi, że jesteśmy zaangażowani).
Od czasu do czasu linki do dokumentów i innych plików są udostępniane na dedykowanym i bezpiecznym kanale komunikacji.
Scrum Master może udostępniać swój ekran w trakcie retrospektywy, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Rozważ próbę generalną

Przeprowadzanie retrospektyw dla zdalnej siły roboczej jest bardzo trudne do zrobienia na bieżąco; bez wygody współlokalizacji może być trudno przekazać decyzje w ostatniej chwili, delegować rolę Scrum Mastera, zmieniać godziny itp. Te rzeczy są również niesamowicie frustrujące i izolujące dla zespołu.

Nie można nie docenić znaczenia planowania i konsekwentnego działania. Choć może być potrzebna pewna dyscyplina, żeby to zrealizować, zwrot (zaoszczędzony czas, skoncentrowana retrospektywa, zgodność zespołu) będzie tego wart.

Żeby upewnić się, że przestrzeń wirtualna nadaje się do prowadzenia retrospektyw, pomocne jest zapewnienie, że –

wszyscy uczestnicy wiedzą, jak używać technologii, więc próba generalna pomaga.
technologia działa, więc domowe VPN-y i niska łączność mogą zostać rozwiązane wcześniej.
istnieje łatwy i uzgodniony proces, którego ludzie mogą przestrzegać.

Najprostszym sposobem, żeby to osiągnąć, jest przećwiczenie lub przeprowadzenie retrospektywy. W ten sposób twój zespół może zademonstrować, że zarówno narzędzie do retrospektyw, jak i mechanizmy komunikacji działają, i że wiedzą, jak ich używać!

Przed twoją retrospektywą

Zbuduj rytm, blokując regularny przedział czasowy w harmonogramie każdego. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu uczynili retrospektywę priorytetem, dając im wystarczająco dużo czasu na zorganizowanie swoich zobowiązań (dzieci itp.) i dwukrotnie sprawdź, czy strefy czasowe są wyrównane.

Opracuj umowę zespołową; są to „zasady domowe” samego spotkania retrospektywnego i wartościowe ćwiczenie do wykonania z zespołem. Wpisuje się to w budowanie kultury zespołu i sposobu, w jaki ludzie ze sobą współdziałają. Można włączyć takie rzeczy jak „nie będziemy wykonywać wielu zadań jednocześnie” (co zawsze kusi podczas wewnętrznych spotkań wirtualnych) lub „zawsze śmiej się z żartów, nawet tych kiepskich”. Umowa nie jest wyryta w kamieniu i może być aktualizowana w dowolnym momencie.

Wybierz szablon, który będzie wspierać potrzeby twojej retrospektywy i zespołu. Jeśli szukasz sposobu, żeby pomóc swojemu zespołowi na nowo spojrzeć na wyzwania, Retrospektywa Netball może być tym, czego szukasz; jeśli twój zespół dobrze pracuje z bezpośrednim podejściem, Retrospektywa Działa Nie Działa pomoże im przejść od razu do sedna.

Potwierdź opcje, które chcesz zastosować do swojego szablonu. Dodanie ROTI może pomóc ocenić skuteczność spotkania, umożliwienie uczestnikom dodawania reakcji, komentarzy lub GIF-ów może zwiększyć uczestnictwo i dodać element zabawy do retrospektywy.

Rozważ bezpieczeństwo psychologiczne przestrzeni. Jeśli twój zespół jest nowy, chce budować zaufanie lub chcesz zapewnić, że osobowości nie wpływają na postrzeganie pomysłów, umożliwienie uczestnikom anonimowego wkładu lub używania pseudonimu może pomóc wyrównać szanse.

Udostępnij szablon, żeby przeciwdziałać błędowi świeżości. Wysyłając szablon na początku sprintu z otwartą stroną burzy mózgów, członkowie zespołu mogą dodawać notatki, kiedy tylko chcą, w trakcie sprintu.

(Jeśli jeszcze się to nie stało) rozesłij elementy działań z ostatniej retrospektywy, żeby przypomnieć zespołowi, co zostało wcześniej uzgodnione. To zapewni, że nikt nie poczuje się zaskoczony podczas samej retrospektywy.

Krok 2 – Przeprowadź retrospektywę (Zbierz dane)

Rozgrzej się icebreakerem, prostą aktywnością, przedsięwzięciem lub grą, która pomaga ludziom budować połączenia i relacje.

Następnie rozpocznij od przeglądu retrospektywy, żeby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Może to obejmować szybkie przejrzenie umowy zespołowej i kroków procesu, które składają się na retrospektywę.

Pilnuj czasu, to znaczy rozpocznij na czas i miej oko na zegarze. Timeboxing to świetny sposób, żeby to zrobić.

Maksymalizuj zaangażowanie w trakcie retrospektywy poprzez –

progresja oparta na pozwoleniu (pytania takie jak „czy wszyscy są zadowoleni z przejścia dalej?”, „czy możemy przejść do następnego kroku?”)
proszenie o wyjaśnienie pomysłów i odpowiedzi
sprawdzanie cichszych uczestników

Wykorzystaj narzędzie do retrospektyw online, żeby wspierać proces i nie bój się cofnąć o krok. Narzędzie jest po to, żeby nie trzeba było pamiętać, co jest dalej, co nie znaczy, że nie możesz się cofnąć, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Krok 3 – Szukaj sposobów na poprawę (Zdecyduj, co zrobić)

Mając kluczowe elementy uporządkowane według priorytetów i omówione, kluczowym elementem retrospektywy, a właściwie Agile, jest określenie, jakie są następne kroki, żeby poprawić procesy, zwiększyć wartość, rozwiązać problemy lub po prostu poeksperymentować.

Daj zespołowi przestrzeń i czas, żeby wymyślić potencjalne rozwiązania i proponowane działania, nad którymi inni mogą się zastanowić.

Przechwytuj elementy działań, gdy są proponowane, potwierdzając, że zostały poprawnie zarejestrowane w danym momencie.

Przejrzyj wszystkie elementy działań (w tym te zaległe) i odznacz te, które zostały zrealizowane. Zawsze przypisz element działania do daty i osoby odpowiedzialnej za jego realizację. To dobry moment, żeby porozmawiać o rzeczach, które mogą blokować działanie lub jakichkolwiek przeszkodach, które mogą je spowolnić.

Krok 4 – Zakończ sprawy (Zamknij retrospektywę)

Zakończ, podsumowując główne omówione obszary, uzgodnione działania, czas i datę następnej retrospektywy oraz dziękując wszystkim za udział.

Udostępnij podsumowanie retrospektywy wraz z uzgodnionymi elementami działań.

Skontaktuj się z zespołem, żeby pomóc mu pozostać odpowiedzialnym i usunąć przeszkody

Jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, prowadzenie zdalnych retrospektyw może przynieść niesamowitą wartość twojemu zespołowi.

Gotowy, żeby przeprowadzić swoją retro?

Używanie narzędzia do retrospektyw online, takiego jak TeamRetro, pozwala Scrum Masterowi lub facylitatorowi spotkania skupić się na potrzebach zespołu, a nie na mechanice retrospektywy online. Pomysły i komentarze mogą być przechwytywane natychmiast i priorytetyzowane do dyskusji. Działania mogą być śledzone, udostępniane lub integrowane i kontynuowane na następnym spotkaniu. Każda osoba w zespole ma równą szansę na wniesienie wkładu w psychologicznie bezpiecznej przestrzeni i może być ograniczona czasowo, żeby zapewnić, że wszyscy pozostają przy zadaniu.

TeamRetro dba o proces, żeby uczestnicy mogli skupić się na rozmowach i działaniach do podjęcia. Nie musisz wierzyć nam na słowo – możesz p rzetestować szereg retrospektyw lub zarejestrować się na bezpłatny okres próbny (bez karty kredytowej).

Miłej retro!