Często stosowany przez zespoły agile, kontrakt społeczny toruje drogę do lepszej współpracy dla wszystkich członków zespołu. Określają one uzgodnione sposoby wzajemnego zachowania się zespołu. Zazwyczaj, bez jasnego porozumienia, często brakuje jasności co do tego, jak członkowie zespołu powinni ze sobą współdziałać.
Spójrzmy prawdzie w oczy, wspólna praca jest wyzwaniem. Niezależnie od tego, czy Twój zespół jest nowy (faza formowania i burzy), czy też doświadczony (faza normowania i działania), praca z innymi wymaga wysiłku. Różne osobowości, pochodzenie i etos firmy wpływają na to, jak zespół funkcjonuje.
Niewinne działania jednej osoby mogą łatwo frustrować, rozpraszać lub irytować innych. Podczas gdy jeden członek zespołu może być bardzo rozmowny podczas spotkań, inny może uznać to za niegrzeczne. Nawet zachowania z pozytywnymi celami, takie jak uznanie wysiłku, mogą nie trafiać w sedno.
Sposób, w jaki ludzie wchodzą w interakcje na spotkaniu, definiuje kulturę. Od wyrażania opinii i bycia wysłuchanym bez osądzania, aż po to, czy włączasz kamerę wideo podczas dyskusji. Wszystko to stanowi część norm, które definiują kulturę zespołu.
Jednym ze sposobów budowania pozytywnej kultury jest rozwiązywanie problemów i tworzenie ustaleń zespołowych.
Czym są ustalenia zespołowe dla zespołów agile?
Ustalenia zespołowe to zachowania, które zespół obiecuje demonstrować, współpracując ze sobą na co dzień. Mogą one obejmować szereg kontekstów pracy, w tym –
- podejmowanie decyzji
- spotkania
- komunikowanie się
- udostępnianie informacji
- wzajemne wspieranie się
Są to podstawowe zasady zachowania. Zapewniają one psychologiczne bezpieczeństwo, aby każdy mógł uczestniczyć w zespole.
W tym kontekście bezpieczeństwo psychologiczne oznacza, że członkowie zespołu mogą dzielić się swoimi pomysłami bez obawy przed osądem, uprzedzeniami, statusem czy autorytetem. Pozwala to ludziom skupić się na projekcie, zamiast martwić się o przetrwanie społeczne.
Ustalenia zespołowe są zazwyczaj tworzone przez zespół na początku projektu. Mogą one obejmować takie rzeczy jak:
- Używanie głównej dyrektywy retrospektywy agile jako części retrospektyw
- Każdy ma równy głos i jest cennym współpracownikiem.
- Jeśli przydzielono Ci zadanie, powinieneś być za nie odpowiedzialny i utrzymywać je w aktualności.
- Złożone zgłoszenia powinny być omówione z osobą, zanim zostaną po prostu przydzielone.
- Użycie słów kodowych do wskazania potrzeby.
- Jasna kadencja i cel spotkań.
- Jak zespół komunikuje się i pracuje zdalnie, z elastycznymi godzinami lub w różnych strefach czasowych.
Korzyści z ustaleń zespołowych
Ustalenia zespołowe niosą ze sobą wiele korzyści. One –
- pomagają zmniejszyć konflikty w zespole.
- pomagają ludziom lepiej radzić sobie ze stresem i lękiem.
- kładą podwaliny pod współpracę, kooperację i ciągłe doskonalenie.
- budują zaufanie i pomagają tworzyć poczucie przynależności.
- dają zespołowi poczucie kontroli i bezpieczeństwa.
- budują relacje w zespole
- pomagają zespołowi przejść przez model rozwoju zespołu Tuckmana.
Zatem, dobrze wykonane ustalenia zespołowe mogą wzmocnić wielkość Twojego zespołu.
Jak tworzyć ustalenia zespołowe?
Nic dziwnego, że tworzenie ustaleń zespołowych najlepiej przeprowadzić z zespołem. Jest to proces współpracy. Można to zrobić ręcznie, osobiście, za pomocą karteczek samoprzylepnych. Można to również zrobić online za pomocą dobrego narzędzia do retrospektyw.
Zaletą narzędzia do retrospektyw online jest łatwość, z jaką można zachować anonimowość wprowadzanych danych. Ponownie, ma to na celu stworzenie psychologicznie bezpiecznego środowiska, w którym ludzie mogą dzielić się swoimi pomysłami.
1. Wyjaśnij potrzebę
Pierwszym krokiem jest wyjaśnienie potrzeby stworzenia ustaleń zespołowych. Większość ludzi już rozumie uzasadnienie, ale jest to mimo wszystko dobre przypomnienie. Możesz przeznaczyć trochę czasu na początku retrospektywy lub zorganizować specjalne spotkanie, aby o tym porozmawiać.
Korzyści z posiadania ustaleń zespołowych to m.in. –
- sposób na zdefiniowanie i poprawę kultury zespołu
- jasne i zdefiniowane sposoby skutecznej współpracy
- znajomość wzajemnych oczekiwań i posiadanie roboczego zrozumienia
- bycie ogólnie szczęśliwszym w pracy, gdy zespół się zgra
2. Stwórz indywidualną odpowiedzialność
Następnie poproś każdego o wpisanie pozytywnego zachowania, które według nich jest zgodne z organizacją, ich zespołem i nimi samymi. To właśnie sprawia, że porozumienie jest unikalne dla ich zespołu i tworzy zaangażowanie.
Podczas burzy mózgów i dodawania pomysłów, pomocne może być podanie kilku początków zdań. Pomaga to zapewnić, że ustalenia są oparte na zachowaniach i są sformułowane w pozytywny sposób.
Oto kilka sugestii –
- Możesz na mnie liczyć, że________________
- Możemy być wspaniałym zespołem poprzez________________
- Możemy przezwyciężyć niektóre z naszych frustracji i problemów poprzez________________
- Jedną rzeczą, którą uwielbiam w tym zespole, jest to, kiedy________________
- Możemy poprawić sposób naszej pracy poprzez________________
Każdy punkt porozumienia powinien być samodzielną koncepcją, aby zachować prostotę.
3. Zaproponuj ustalenia do dyskusji
Ogólnie rzecz biorąc, dobrym pomysłem jest, aby ludzie proponowali ustalenia, zanim zostaną one zaakceptowane. Zapewnia to, że każdy rozumie i autentycznie akceptuje ustalenia, w przeciwieństwie do zwykłego odhaczania pozycji.
Narzędzie online, takie jak TeamRetro, pozwala na dodawanie ustaleń bezpośrednio do listy lub proponowanie ich grupie. Jeśli ustalenie zostanie zaproponowane, wszyscy inni mogą je poprzeć (kciuk w górę), nie poprzeć (kciuk w dół) lub pozostać neutralni. Pozwala to szybko sprawdzić, czy w grupie istnieje konsensus, zanim zostanie ono potwierdzone jako ustalenie.
4. Ułatwiaj dyskusje grupowe
Po udostępnieniu ustaleń, daj każdemu szansę na ich przeczytanie i zadanie pytań wyjaśniających. W razie potrzeby możesz pogrupować identyczne elementy.
Ułatwiaj dyskusję i pozwól na zbadanie obaw, pytań i komentarzy. Należy odnotować zastrzeżenia. Następnie zdecyduj, które z nich uwzględnić, głosując.
Nie wszystkie proponowane ustalenia zostaną zaakceptowane. Omów je z grupą, aby upewnić się, że zrozumiano, dlaczego tak się stało. Celem jest przeanalizowanie wszystkich proponowanych ustaleń przed zakończeniem spotkania.
Zaproponowane zachowania, które zostaną zaakceptowane, stanowią ustalenia zespołowe tworzące kontrakt społeczny.
5. Zastanów się nad ustaleniami
Po dodaniu ustaleń do listy, warto je przejrzeć. Uzyskaj dalsze komentarze i zajmij się wszelkimi nowymi obawami, które mogły się pojawić. Dobre pytanie do zadania to –
„Patrząc na nasze ustalenia zespołowe, jak myślimy, że wpłyną one na sposób naszej współpracy i jak się z tym czujemy?”
Informacje zwrotne stanowią podstawę wszelkich ostatecznych poprawek, których mogą wymagać ustalenia.
6. Stosuj ustalenia
Na koniec, na początku przyszłych spotkań, warto szybko odwołać się do ustaleń, aby nadać ton sesji. Alternatywnie, możesz użyć ich jako refleksji na koniec spotkania, aby sprawdzić, czy zespół trzymał się swoich ustaleń.
TeamRetro wyświetla ustalenia zespołowe na Twoim pulpicie nawigacyjnym. Oznacza to, że są one zawsze pod ręką.
Pułapki, których należy unikać podczas tworzenia ustaleń zespołowych
1. Brak prawdziwego konsensusu
Najbardziej oczywistą pułapką jest sytuacja, gdy nie wszyscy w zespole naprawdę angażują się w ustalenia.
Pokiwanie głową na spotkaniu dotyczącym współpracy może być tylko tym. Ludzie najpierw muszą zrozumieć, zanim się zaangażują. Oznacza to, że ustalenie musi mieć dla nich sens, a także być zgodne z ich wartościami.
Jak już wspomnieliśmy, dlatego też każdy zespół musi opracować własny zestaw ustaleń. Pożyczanie lub opieranie się na ustaleniach innego zespołu niewiele pomaga w zwiększeniu zaangażowania. Służy to jedynie zmniejszeniu poczucia własności.
Jeśli ustalenia są narzucane z góry przez kierownictwo, może to zwiększyć rozbieżności.
Ważne jest, aby mieć wystarczająco dużo czasu na omówienie obaw i zajęcie się nimi, zanim staną się częścią ostatecznego porozumienia.
2. Brak rytuałów
Ustalenia muszą następnie przełożyć się na działania i codzienne rytuały. Jeśli nie, są to po prostu słowa na papierze.
Mogą istnieć różne interpretacje ustaleń. Doprowadziłoby to do różnic w zachowaniach.
Jednym ze sposobów, w jaki nasz zespół sobie z tym poradził, jest wymyślenie słów kodowych. Słowa kodowe podsumowują nasze ustalenia zespołowe. Oto krótki wgląd w to, co robimy.
- Cross-check – Członkowie zespołu zgadzają się, że w przypadku krytycznych działań skierowanych do klienta wymagana jest weryfikacja krzyżowa. Kolega o podobnej roli i umiejętnościach sprawdzi jakość i zweryfikuje pracę pod kątem dokładności.
- Sushi time – Uwielbiamy bawić się w pracy. Czasami trochę za bardzo. Jeśli ktoś mówi „sushi time”, prosi o skoncentrowany czas pracy. Ponieważ się na to zgodziliśmy, nikt się nie obraża i szybko się uspokajamy.
- Bikeshed – Jeśli pojawi się temat, którego nie można natychmiast rozwiązać, temat ten zostaje odłożony na bok. Temat trafia do „bikeshed” i jest ponownie wyciągany do dyskusji później.
3. Obwinianie i zawstydzanie
Ustalenia zespołowe mogą być używane niewłaściwie. Innymi słowy, mogą być używane do atakowania lub wskazywania palcem.
Jako Scrum Master ważne jest, aby zapewnić ludziom poczucie bezpieczeństwa w pracy. Strach nie ma tu miejsca. Ludzie muszą być w stanie przyznać się do swoich błędów w ramach ciągłego doskonalenia.
Istnieje skuteczny sposób zarządzania niewłaściwym wykorzystaniem ustaleń. Poproś ludzi, aby wskazali dobre przykłady, w których inni wykazali pozytywne zachowanie. Jednakże, niech zastanowią się nad sobą, pytając, które ustalenia mogą poprawić.
Jak sprawić, by ustalenia zespołowe się przyjęły?
1. Dawaj przykład
Jako Scrum Master ważne jest, abyś demonstrował zachowania zgodne z ustaleniami. Jeśli zaczniesz zbaczać z kursu, zespół również to zrobi.
Wyraźnie zaznacz, że chciałbyś, aby ktoś Cię upomniał, jeśli zaczniesz zbaczać z kursu, i że Ty zrobisz to samo dla nich.
2. Miej je na widoku
Uczyń ustalenia jak najbardziej widocznymi.
Możesz opublikować listę w Slacku lub MS Teams. Nie ma znaczenia, jak to zrobisz, chodzi o przypominanie ludziom o zachowaniach, na które się zgodzili.
3. Przeglądaj i poprawiaj
Z czasem Twój zespół się zmieni, podobnie jak środowisko, w którym pracujesz. Zatem Twoje ustalenia również powinny się zmienić.
Regularne przeglądanie i aktualizowanie ustaleń sprawi, że będą one bardziej znaczące i aktualne.
4. Różne zespoły, różne ustalenia
Nie daj się zwieść. Każdy zespół jest inny, nawet jeśli ma podobne role.
Upewnij się, że każdy zespół ma swoje własne, unikalne ustalenia, które dla niego działają.
5. Uznawaj i doceniaj
Zespoły, które demonstrują zachowania, do których się zobowiązały, są na wagę złota. Docenianie wysiłków zespołu w zakresie ustaleń pomoże wzmocnić to wspaniałe zachowanie.
Gotowy do stworzenia ustaleń zespołowych?
TeamRetro pozwala łatwo i skutecznie przeprowadzać retrospektywy agile online i kontrole stanu zdrowia zespołu. Pozwala tworzyć ustalenia zespołowe, do których możesz odwoływać się na przyszłych spotkaniach.
Ustalenia mogą być proponowane przez członków zespołu anonimowo i bezpiecznie. Członkowie zespołu mogą wyrazić swoje poparcie dla ustaleń, zanim zostaną one zaakceptowane. Pomóż swoim zespołom przejść od dobrych do wspaniałych już dziś!