Wszyscy byliśmy na przynajmniej jednym spotkaniu, z którego wyszliśmy, mówiąc „cóż, to była strata czasu.”
Ten wykres podsumowuje prawdę o ludzkiej zdolności koncentracji podczas spotkań.
Jednym ze sposobów, aby zespoły i uczestnicy nie opuszczali spotkań niezadowoleni z powodu braku czasu i ich nieskuteczności, jest zastosowanie metodologii timeboxingu. Zespoły Scrumowe używają timeboxingu jako sposobu na utrzymanie wydajności i produktywności, więc dowiedzmy się więcej!
Czym jest timeboxing?
Timeboxing to prosta technika zarządzania czasem, która polega na ustaleniu stałej, maksymalnej jednostki czasu na wykonanie czynności. Ta jednostka czasu jest nazywana „timeboxem”. Następnie pracujesz nad czynnością w ustalonym okresie czasu i przestajesz nad nią pracować, gdy czas się skończy. Potem oceniasz, czy osiągnąłeś zaplanowane cele.
Timeboxing został po raz pierwszy wprowadzony przez Jamesa Martina, autora książki Rapid Application Development, jako część zwinnego tworzenia oprogramowania.
Zespoły Scrumowe i wielu menedżerów projektów używa timeboxingu, aby wszyscy skupiali się na realizacji bieżącego zadania.
Zobaczmy, jak timeboxing jest używany przez zespoły Scrumowe
Sprint: timeboxing może być używany do określania długości Sprintu dla zespołów Scrumowych w celu realizacji celów Sprintu.
Planowanie Sprintu: gdy zespół rozpoczyna pracę, ustala timebox na spotkanie planowania Sprintu. Przewodnik Scrum sugeruje, że spotkanie planowania Sprintu powinno być ograniczone do 8 godzin lub mniej dla miesięcznego Sprintu.
Daily Scrum: krótszy timebox, około 15 minut każdego dnia, może pomóc zespołom Scrumowym synchronizować działania i uwidocznić wszelkie wyzwania w osiągnięciu celu Sprintu.
Przegląd Sprintu: podczas przeglądu omawiane i sprawdzane są elementy backlogu Sprintu dostarczone w trakcie Sprintu. Możesz ograniczyć czas przeglądu, aby upewnić się, że efektywnie i skutecznie przechodzisz przez backlogi.
Retrospektywy Sprintu: jak wiesz, retrospektywy to nasza specjalność! Retrospektywy to czas dla zespołu na samoocenę i zidentyfikowanie usprawnień procesowych, które mogą wdrożyć w nowym sprincie. Timeboxing retrospektyw jest ważny, aby uniknąć BMW, aby upewnić się, że opinie każdego członka zespołu są cenione, i aby dyskusje były konstruktywne.
Timeboxing z TeamRetro
Jeśli chcesz, aby Twoje retrospektywy przebiegały szybko i punktualnie, możesz ustawić minutnik w TeamRetro za pomocą stopera w prawym górnym rogu ekranu.
Gdy czas się skończy, minutnik zaświeci się na czerwono i zacznie pulsować, aby zwrócić Twoją uwagę.
Lub ludzie mogą kliknąć przycisk „Skończyłem”, sygnalizując, że są gotowi do przejścia dalej. Inne sposoby na to, jeśli używasz Zoom, to kliknięcie „tak” lub „nie”.
Przepis na Timeboxing TeamRetro
TeamRetro ma przepis na Timeboxing dla spotkań synchronicznych na 60-minutową retrospektywę (aby upewnić się, że skończysz na czas). Pamiętaj, że możesz proporcjonalnie dostosować ten przepis do dłuższego spotkania, aby odpowiadał potrzebom Twojego zespołu.
Na przykład, jeśli Twoje testy kondycji zespołu pokazują, że potrzebujesz więcej łączności, być może będziesz musiał przeznaczyć więcej czasu.
Sprawdź poniżej.
Więcej wskazówek i trików dotyczących timeboxingu
- Przydziel konkretny czas każdej osobie w zespole, np. 1 minuta na osobę
- Głosowanie rzymskie: kciuk w górę lub w dół, jeśli potrzebują więcej czasu po upływie minutnika
- Pomyśl „podziel się w parach” – pomyśl przez 30 sekund, połącz się w parę z inną osobą na 1 minutę, a następnie podziel się z inną parą przed ostatecznym podzieleniem się z całą grupą.
Wypróbuj to na swojej następnej retrospektywie lub spotkaniach
Chcesz wypróbować metodologię timeboxingu?
Wypróbuj TeamRetro za darmo przez 30 dni i zacznij używać naszego narzędzia do facylitacji spotkań – MINUTNIKA – aby łatwo wprowadzić timeboxing na swoich kolejnych retrospektywach lub spotkaniach.