Czym jest futurespektywa?
Futurespektywa to proces, który zespoły zwinne mogą przeprowadzić na początku projektu. Pomaga zespołom w kształtowaniu strategii wysokiego poziomu, która wspiera płynną realizację ich celu.
Podczas futurespektywy zespół rozważa projekt w kontekście takich kwestii jak:
- umiejętności, wiedza i doświadczenie członków zespołu
- zasoby, do których mają dostęp
- ryzyka i przeszkody, które mogą napotkać, oraz
- parametry, w ramach których muszą pracować
w celu wypracowania
- wspólnego zrozumienia trajektorii projektu oraz
- potwierdzenia pierwszych kroków, które zespół musi podjąć, żeby rozpocząć pracę.
Chociaż futurespektywy i retrospektywy przebiegają według dość podobnych procesów, różnią się w kilku istotnych aspektach:
- retrospektywa spogląda wstecz na krótki okres czasu, żeby przeanalizować, co się wydarzyło. Robi się to po to, żeby określić kolejne kroki zespołu.
- futurespektywa rozważa cały projekt, żeby przewidzieć, co może się wydarzyć. Robi się to po to, żeby ukształtować strategię projektu i pierwsze kilka kroków potrzebnych do jego rozpoczęcia.
Po co przeprowadzać futurespektywę?
Istnieją dwa kluczowe powody, dla których Scrum Master może przeprowadzić futurespektywę. Pierwszy to rozpoczęcie nowego projektu, a drugi to ponowne uruchomienie istniejącego.
Futurespektywa daje zespołowi szansę na stworzenie i rozwinięcie połączeń, które są ważne dla zdrowia zespołu. To okazja do budowania zespołu: idealny moment, żeby zbadać motywacje i obawy zespołu oraz podzielić się tym, jak członkowie dobrze współpracowali w przeszłości. Daje to Scrum Masterowi:
- cenny wgląd w to, jak najlepiej wspierać swój zespół, oraz
- szansę na rozpoczęcie ważnych rozmów, takich jak radzenie sobie z nieprzewidywalnością.
Dodatkowo pomagają zespołowi zbudować wizję i cel. Nic dziwnego, że futurespektywy są wspaniałym sposobem na zgranie nowo utworzonych zespołów lub sprawdzenie kalibracji tych już istniejących.
Jeśli chodzi o projekt, futurespektywa to świetny mechanizm planowania. Można ich użyć do zidentyfikowania takich rzeczy jak:
- obszary budzące niepokój lub postrzegane ryzyka
- potrzebne zasoby i narzędzia
- luki w zespole.
Oznacza to, że kształtowanie rozwiązań mających na celu pokonanie takich przeszkód może rozpocząć się wcześniej niż później.
Futurespektywa może być również wykorzystana do nadania tonu projektowi. Dlatego Scrum Masterzy mogą również użyć futurespektywy, żeby:
- uwzględnić rozgrzewkę lub icebreaker
- odwołać się do Circles and Soup Larsona
- ustalić cele SMART oraz
- dodać do umów zespołowych
Co ważne, futurespektywy zapewniają, że na początku projektu wszyscy członkowie zespołu są na tej samej stronie.
Futurespektywy to także świetny sposób na ponowne uruchomienie zatrzymanego lub utknięcego projektu. Mogą pomóc w ponownym naładowaniu energią zdemotywowanego zespołu, wstrząsnąć powtarzalnością retrospektyw i pomóc zespołowi ponownie przemyśleć swoje cele.
Dyrektywa Podstawowa Futurespektywy
Dyrektywa podstawowa jest powszechnie rozumiana jako zasada przewodnia. Chociaż można znaleźć wiele Dyrektyw Podstawowych Futurespektywy, wersja Caroliego i Caetano jest najczęściej cytowana.
Oparta na Manifeście Agile i podobnie jak Dyrektywa Podstawowa Retrospektywy, którą uzupełnia, Dyrektywa Podstawowa Futurespektywy Caroliego i Caetano to sposób myślenia. Ma na celu wspieranie pozytywnego, opartego na współpracy kontekstu, w którym zespół może dostarczyć najlepsze możliwe rezultaty.
Dyrektywa nadaje optymistyczny ton. Wzmacnia znaczenie zaangażowania całego zespołu i wspólnej odpowiedzialności za wizję przyszłości zespołu. Żeby była najbardziej skuteczna, zespół musi czuć się psychologicznie bezpiecznie. W końcu próba przewidzenia przyszłości to nie lada wyzwanie! Im bezpieczniej czuje się zespół, tym więcej pomysłów będzie gotów zaproponować.
Jak przeprowadzić futurespektywę?
Obecnie istnieją dwa główne podejścia do przeprowadzania futurespektywy.
- Rozważanie projektu tak, jakby został już zrealizowany
- Spojrzenie na projekt tak, jakby miał zostać zrealizowany
Pierwsze podejście polega na tym, że uczestnicy wyobrażają sobie, że są swoimi przyszłymi wersjami, spoglądającymi wstecz na projekt, który został pomyślnie zakończony. W tym podejściu uczestnicy wyobrażają sobie, że myślą o wszystkich celach, które zrealizowali i jak to zrobili. (Kreatywnie) wspominają rzeczy, które poszły dobrze, przeszkody, które napotkali i jak je pokonali. W praktyce robią retrospektywę w przyszłości (czyli futurespektywę).
Zespół może świetnie się bawić przy tym podejściu. Podczas futurespektywy można zorganizować lunch na zakończenie projektu. Rozgrzewka może zawierać odniesienie do tego, z czego ich przyszłe wersje są najbardziej dumne w minionym roku, lub można omówić najnowszy (przyszły) trend czy (przyszły) film.
Drugie podejście jest nieco prostsze. Uczestnicy są zaproszeni do spojrzenia w przyszłość i przedstawienia swojej perspektywy na to, co przyszłość przyniesie (więc znowu futurespektywa). To podejście jest prawdopodobnie lepiej dopasowane do zespołu, który jest nowy w Agile lub po prostu czuje się mniej komfortowo z tym drugim.
Niezależnie od tego, który punkt widzenia zespół woli przyjąć dla swojej futurespektywy, cel i proces pozostają takie same.
Pięć kroków retrospektywy można zastosować do futurespektywy. Ważne jest, żeby mieć na uwadze inny sposób myślenia, który należy przyjąć.
Kiedy już przyjmiesz sposób myślenia Dyrektywy Podstawowej Futurespektywy i wybierzesz punkt widzenia, z którego będziesz badać projekt, nadszedł czas na wybór szablonu.
Szablony futurespektyw online oferują mnóstwo korzyści. To idealne narzędzie, jeśli chodzi o zaangażowanie zdalnego zespołu. Mogą również wspierać przeprowadzanie asynchronicznych futurespektyw. Szablon online rejestruje wszystkie dane wejściowe na bieżąco, więc nie tracisz czasu na końcu futurespektywy na przepisywanie pomysłów, danych wejściowych i działań. Co najlepsze, mogą się integrować z istniejącym przepływem pracy, żeby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu.
Najlepszy szablon do wyboru to taki, który pomoże zespołowi wypracować strategię projektu wysokiego poziomu w sposób, jaki chcą. Przy tak wielu niesamowitych dostępnych szablonach stworzyliśmy selektor szablonów futurespektyw online, żeby pomóc wybrać odpowiedni dla zespołu. Jeśli chodzi o nasz zespół, poniżej dzielimy się naszymi ulubionymi futurespektywami.
Korzystając z szablonu jako przewodnika, uczestnicy są zaproszeni do przedstawienia swoich pomysłów. Zapewnienie czasu na cichą, indywidualną burzę mózgów, podczas której członkowie zespołu mogą anonimowo wnosić swoje pomysły, pomoże pokonać takie bariery jak myślenie grupowe.
Scrum Master powinien zachęcać uczestników do czerpania z ich wcześniejszych doświadczeń i wiedzy, żeby wypełnić szablon. Wszyscy powinni być przypominani, żeby przedstawić swoje najlepsze (oparte na wiedzy) przypuszczenia. Ważne jest, żeby potwierdzić, że wszelkie przewidywania, które się nie sprawdzą, nie będą im wytykane.
To na tym etapie futurespektywy wspólne zrozumienie strategii projektu przez zespół zacznie kiełkować. Dlatego kluczowe jest upewnienie się, że wszystkie pomysły są zrozumiałe, a jeśli nie, należy szukać wyjaśnień.
Ponownie, odniesienie do wcześniejszych projektów odgrywa tu ważną rolę. To okazja dla zespołu, żeby dowiedzieć się, co każdy z nich wnosi do stołu i jak można to wykorzystać do wsparcia projektu i zespołu.
Bardzo łatwo dać się ponieść budowaniu zespołu i tworzeniu wizji wysokiego poziomu, ale ważne jest, żeby upewnić się, że futurespektywa dostarcza tego, co jest potrzebne do rozpoczęcia projektu. Kształtowanie działań to sposób, żeby to osiągnąć. Upewnij się, że ograniczasz liczbę działań do liczby potrzebnej do rozpoczęcia pracy i utrzymuj je w formie SMART.
Niektóre działania mogą dotyczyć bardziej zespołu niż projektu. Działania wspierające zdolność zespołu do współpracy mogą być uwzględnione jako umowa zespołowa.
Ostatni krok to podsumowanie futurespektywy. Zapewnia to, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją działania przed zamknięciem spotkania.
Zakończenie spotkania Return on Time Invested (ROTI) jest pouczające i stanowi zdrowy nawyk do wspierania. Pomaga Scrum Masterowi ocenić skuteczność spotkań i wprowadzić poprawki, jeśli to konieczne.
Na koniec Scrum Master udostępni wyniki futurespektywy i będzie monitorować działania.
Przykłady futurespektyw
Oto nasze trzy najlepsze futurespektywy, które pomogą zacząć.
Futurespektywa State Of Nirvana
Futurespektywa State of Nirvana polega na tym, że członkowie zespołu definiują swoją wersję nirwany. Określają, co spodziewają się osiągnąć w pierwszym, trzecim, szóstym i dziesiątym miesiącu, a pomysły, którymi się dzielą, budują zarys ich drogi naprzód. Dowiedz się więcej o futurespektywie State of Nirvana.
Plus, Minus, Interesting (PMI)
Futurespektywa PMI pomaga zespołowi spojrzeć na temat z wielu perspektyw. Zapewnia szerokie spojrzenie na projekt, ponieważ członkowie zespołu nie mogą odrzucić różnorodności danych wejściowych, które sami zebrali. Dowiedz się więcej o Plus, Minus, Interesting (PMI).
Futurespektywa SCOR
Futurespektywa SCOR to przeformułowanie analizy SWOT z uwzględnieniem wzmocnienia zespołu. Słabości są przekształcane w wyzwania, a uczestnicy identyfikują ryzyka zamiast zagrożeń. W ten sposób uczestnicy postrzegają je jako mniej złowrogie, a zatem łatwiejsze do opanowania. Dowiedz się więcej o futurespektywie SCOR.
Jeśli to nie jest dokładnie to, czego szukasz, nie zapomnij, że TeamRetro pozwala dostosować futurespektywę lub stworzyć własną.
Mamy nadzieję, że to omówienie tego, czym jest futurespektywa, dało ci kolejne narzędzie w zestawie i masz to, czego potrzebujesz, żeby pomóc zespołowi odnieść sukces.
Za przyszłość twoją i twojego zespołu!