Qu’est-ce que le Lean Coffee ?
Lean Coffee est un format de réunion structuré, limité dans le temps, mais sans ordre du jour, conçu pour faciliter les discussions ciblées et maximiser la productivité de l’équipe. Le terme combine le concept de méthodologie lean avec l’ambiance décontractée et conversationnelle d’une rencontre autour d’un café.
Grâce à un processus démocratique simple, les membres de l’équipe proposent des sujets, votent sur les priorités et engagent des discussions limitées dans le temps. Cette approche permet aux équipes de s’attaquer efficacement aux problèmes les plus pertinents tout en gardant les conversations sur la bonne voie. Il utilise généralement trois colonnes principales : À discuter, En cours et Discuté. Cela permet d’organiser et de suivre le déroulement des sujets.
Lean Coffee est un outil idéal pour les rétrospectives ou les réunions d’équipe, permettant à l’équipe de créer en collaboration l’ordre du jour et les thèmes plutôt que de les définir à l’avance. Il peut aider les équipes à hiérarchiser les défis, à célébrer les réussites et à renforcer l’appropriation et la capacité d’action lors de la réunion.
Comment animer un Lean Coffee
Partagez l’objectif : Commencez par un objectif ou un axe clair pour la session, tel que l’amélioration des processus. Laissez l’espace ouvert à un éventail diversifié d’idées ou, si vous le souhaitez, fournissez quelques indications sur les types de sujets particulièrement bienvenus.
Tout le monde ajoute des sujets à discuter : Les participants peuvent ajouter des sujets ou des questions individuels sous forme de cartes dans la colonne À discuter. Chaque carte représente un seul sujet. Aucune idée n’est trop petite. Utilisez l’option d’anonymat pour encourager davantage d’idées si cela aide les gens à se sentir plus à l’aise.
Discutez de chaque carte : Chaque sujet est discuté un par un pendant une durée déterminée (par exemple, 5 minutes). Une fois le temps écoulé, demandez au groupe s’il souhaite continuer, créer un élément d’action ou passer à autre chose. Cela garantit que les discussions restent ciblées et permet de couvrir tous les sujets.
Capturez les principaux points à retenir et les actions : Sur la base des discussions, notez toutes les conclusions, actions ou suivis qui émergent. C’est là que les principaux points de vue et décisions sont résumés pour référence future. Capturez les actions pour les éléments, mettez de côté les sujets ou créez des accords d’équipe pour traiter efficacement les problèmes. Une fois terminé, déplacez le sujet vers la colonne Discuté.
Questions d’icebreaker suggérées pour le Lean Coffee
- Quel est le truc de productivité que vous avez récemment essayé et qui a (ou n’a pas) fonctionné ?
- Si notre équipe avait un mélange de café, comment s’appellerait-il et quelles saveurs représenteraient notre expérience de travail récente ?
- Quelle est la nouveauté que vous avez apprise cette semaine (liée au travail ou personnelle) ?
- Quel est le « petit changement » qui, selon vous, pourrait avoir un impact important sur notre flux de travail ?
Idées et conseils pour organiser un Lean Coffee
- Favoriser l’inclusion dans la prise de parole : Assurez-vous que tous les participants ont la possibilité de s’exprimer en invitant activement les membres les plus discrets de l’équipe à partager leurs réflexions.
- Encourager une discussion « juste suffisante » : Évitez les plongées profondes lors du premier passage de discussion. Cela vous permet de saisir les points principaux qui permettront à l’équipe de décider si plus de temps est nécessaire à la fin du temps imparti.
- Encourager la diversité des sujets : Autorisez les participants à proposer tout sujet qu’ils jugent pertinent, même s’il semble mineur. Lean Coffee est sans ordre du jour par conception, alors encouragez l’équipe à aborder les problèmes techniques et interpersonnels. Ce format ouvert peut révéler des idées qui ne sont généralement pas partagées lors des rétrospectives structurées.
- Utiliser le vote par points pour hiérarchiser : S’il y a beaucoup de sujets et peu de temps, utilisez la fonction de vote ou de réaction pour voir quel sujet l’équipe considère comme la plus haute priorité et qui devrait être discuté en premier.
- Être strict avec le temps : Définissez une limite de 3 ou 5 minutes pour le premier passage pour chaque sujet. C’est tout ce qui est nécessaire pour que l’équipe décide si cela justifie un deuxième passage de discussion.
- Éviter de s’écarter du sujet : Parfois, un sujet peut être très éloigné du thème, mais toujours important. Ces éléments peuvent toujours être capturés et mis de côté pour référence future.
- Se concentrer d’abord sur les éléments d’action avant de définir la solution : Il peut être facile de tomber dans le piège d’une plongée profonde dans une solution pour un élément d’action pendant le lean coffee. Organisez une réunion distincte ou faites-en un sujet de réunion si cela est pertinent.