On a tous déjà participé à au moins une réunion dont on ressort en se disant : « Bon, c’était une perte de temps. »
Ce graphique résume la réalité de la capacité d’attention humaine en réunion.
Une façon de s’assurer que les équipes et les participants ne quittent pas les réunions frustrés parce qu’elles débordent et sont inefficaces, c’est d’utiliser la méthodologie du timeboxing. Les équipes Scrum utilisent le timeboxing pour rester efficaces et productives : voyons ça de plus près !
Qu’est-ce que le timeboxing ?
Le timeboxing est une technique simple de gestion du temps qui consiste à définir une durée fixe et maximale pour réaliser une activité. Cette durée s’appelle un timebox. Tu travailles ensuite sur l’activité pendant ce laps de temps, puis tu t’arrêtes quand le temps est écoulé. Ensuite, tu évalues si tu as atteint les objectifs prévus.
Le timeboxing a été introduit pour la première fois par James Martin, l’auteur du livre Rapid Application Development, dans le cadre du développement logiciel agile.
Les équipes Scrum et de nombreux chefs de projet utilisent le timeboxing pour que tout le monde reste concentré sur la tâche à accomplir.
Voyons comment le timeboxing est utilisé par les équipes Scrum
Sprint : le timeboxing peut servir à définir la durée du Sprint afin que les équipes Scrum atteignent les objectifs du Sprint.
Planification de sprint : lorsqu’une équipe se lance, elle définit un timebox pour la réunion de planification de sprint. Le Scrum Guide suggère qu’une réunion de planification de sprint soit timeboxée à 8 heures ou moins pour un Sprint d’un mois.
Scrum quotidien : un timebox plus court, d’environ 15 minutes chaque jour, peut aider les équipes Scrum à synchroniser leurs activités et à rendre évidents les obstacles à l’atteinte de l’objectif du Sprint.
Revue de sprint : pendant la revue, les éléments du backlog de sprint livrés pendant le sprint sont discutés et examinés. Tu peux timeboxer la revue pour t’assurer de parcourir les backlogs de manière efficace.
Rétrospectives de sprint : comme tu le sais, les rétrospectives, c’est notre truc ! Les rétrospectives sont un moment où l’équipe s’auto-évalue et identifie une amélioration de processus qu’elle peut mettre en place pour un nouveau sprint. Timeboxer les rétrospectives est important, pour éviter les BMW, pour s’assurer que l’avis de chaque membre de l’équipe est pris en compte, et pour garder des échanges constructifs.
Le timeboxing avec TeamRetro
Si tu veux garder un bon rythme et respecter le timing pendant tes rétrospectives, tu peux définir un compte à rebours dans TeamRetro via le chronomètre en haut à droite de ton écran.
Quand le temps est écoulé, le minuteur devient rouge et pulse pour attirer ton attention.
Ou bien les participants peuvent cliquer sur le bouton pour dire « J’ai terminé », ce qui indique qu’ils sont prêts à passer à la suite. Si tu utilises Zoom, une autre façon de faire est de cliquer sur « oui » ou « non ».
Recette de timeboxing TeamRetro
TeamRetro propose une recette de timeboxing pour des réunions synchrones, pour une rétrospective de 60 à 1 minute (juste pour être sûr de finir à l’heure). À noter : tu peux adapter les proportions de cette recette pour une réunion plus longue, selon les besoins de ton équipe.
Par exemple, si tes bilans de santé d’équipe montrent que vous avez besoin de plus de lien, tu devras peut-être y consacrer plus de temps.
Découvre-la ci-dessous.
Plus d’astuces et de conseils sur le timeboxing
- Alloue un temps précis à chaque personne de l’équipe, par exemple 1 minute par personne.
- Vote romain : pouce vers le haut ou vers le bas s’ils ont besoin de plus de temps à la fin du minuteur.
- Pense « pair share » : réfléchis 30 secondes, mets-toi en binôme avec quelqu’un pendant 1 minute, puis partage avec un autre binôme avant de partager avec tout le groupe.
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