¿Qué es Lean Coffee?
Lean Coffee es un formato de reunión estructurado, con plazos definidos pero sin agenda, diseñado para facilitar debates enfocados y maximizar la productividad del equipo. El término combina el concepto de metodología Lean con el ambiente informal y conversacional de una reunión para tomar café.
Mediante un proceso democrático sencillo, los miembros del equipo proponen temas, votan las prioridades y participan en debates con plazos definidos. Este enfoque permite a los equipos abordar los problemas más relevantes de forma eficiente, manteniendo las conversaciones encaminadas. Normalmente, utiliza tres columnas principales: Para debatir, En curso y Debatido. Esto ayuda a organizar y realizar un seguimiento del flujo de temas.
Lean Coffee es una herramienta ideal para las retrospectivas o las reuniones de equipo, ya que permite al equipo crear de forma colaborativa la agenda y los temas en lugar de establecerlos de antemano. Puede ayudar a los equipos a priorizar los retos, celebrar los éxitos y fomentar la implicación y la iniciativa en la reunión.
Cómo facilitar un Lean Coffee
Comparta el propósito: Comience con un objetivo o enfoque claro para la sesión, como la mejora de procesos. Deje el espacio abierto a una amplia gama de ideas o, si lo desea, proporcione alguna orientación sobre qué tipo de temas son especialmente bienvenidos.
Todos añaden temas para debatir: Los participantes pueden añadir temas o preguntas individuales como tarjetas en la columna Para debatir. Cada tarjeta representa un único tema. Ninguna idea es demasiado pequeña. Utilice la opción de anonimato para fomentar más ideas si esto ayuda a que la gente se sienta más cómoda.
Debatir cada tarjeta: Cada tema se debate de uno en uno durante un tiempo determinado (por ejemplo, 5 minutos). Una vez transcurrido el tiempo, pregunte al grupo si desea continuar, crear un elemento de acción o pasar a otra cosa. Esto garantiza que los debates sigan centrados y permite tratar todos los temas.
Capturar las principales conclusiones y acciones: Basándose en los debates, anote las conclusiones, acciones o seguimientos que surjan. Aquí es donde se resumen las principales ideas y decisiones para futuras consultas. Capture las acciones de los elementos, aparque los temas o cree acuerdos de equipo para abordar los problemas de forma eficaz. Cuando termine, mueva el tema a la columna Debatido.
Preguntas Icebreaker sugeridas para Lean Coffee
- ¿Qué truco de productividad ha probado recientemente que haya (o no) funcionado?
- Si nuestro equipo tuviera una mezcla de café, ¿cómo se llamaría y qué sabores representarían nuestra experiencia laboral reciente?
- ¿Qué cosa nueva ha aprendido esta semana (relacionada con el trabajo o personal)?
- ¿Qué “pequeño cambio” cree que podría tener un gran impacto en nuestro flujo de trabajo?
Ideas y consejos para ejecutar Lean Coffee
- Fomentar la inclusión al hablar: Asegúrese de que todos los participantes tengan la oportunidad de hablar invitando activamente a los miembros del equipo más callados a compartir sus ideas.
- Fomentar un debate “suficiente”: Evite las inmersiones profundas durante la primera pasada del debate. Esto le permite capturar los puntos principales que permitirán al equipo decidir si se necesita más tiempo al final del límite de tiempo.
- Fomentar la diversidad de temas: Permita que los participantes propongan cualquier tema que consideren relevante, aunque parezca menor. Lean Coffee no tiene agenda por diseño, así que anime al equipo a plantear tanto cuestiones técnicas como interpersonales. Este formato abierto puede revelar ideas que no suelen compartirse en las retrospectivas estructuradas.
- Utilizar la votación por puntos para priorizar: Si hay muchos temas y poco tiempo, utilice la función de votación o reacción para ver qué tema considera el equipo que es la máxima prioridad y debe debatirse primero.
- Sea estricto con el tiempo: Establezca un límite de 3 o 5 minutos para la primera pasada de cada tema. Eso es todo lo que se necesita para que el equipo decida si merece la pena una segunda pasada de debate.
- Evitar desviarse del tema: A veces, un tema puede estar muy alejado del tema, pero sigue siendo importante. Estos elementos pueden seguir capturándose y aparcarse para futuras consultas.
- Céntrese primero en los elementos de acción antes de definir la solución: Puede ser fácil caer en la trampa de profundizar en una solución para un elemento de acción durante el Lean Coffee. Organice una reunión aparte o convierta ese tema en un tema de reunión si es relevante.