Introducción a RoleModel Software: Pioneros en soluciones de software personalizadas

RoleModel Software, con más de 25 años en el desarrollo de software personalizado, presta servicio a sectores como la sanidad y la fabricación. Conocido por su dedicación a la calidad y la artesanía, su equipo incluye desarrolladores y diseñadores cualificados en todos los niveles de experiencia. Guiado por los valores de carácter, colaboración y artesanía, RoleModel Software está comprometido con la excelencia a medida que construye soluciones que mejoran las operaciones del cliente y resisten el paso del tiempo. Su compromiso con la mejora continua les impulsó a buscar herramientas que mejoraran sus procesos y permitieran a sus equipos ofrecer software de alta calidad.

Mitch Fernandez es un líder ejecutivo con más de 25 años de experiencia en planificación estratégica, gestión de tecnología e innovación en diversos sectores, como la tecnología, la administración pública y la biotecnología. Conocido por impulsar la excelencia operativa y el crecimiento estratégico, Mitch destaca en la dirección de organizaciones grandes y complejas y en el fomento de una cultura de mejora continua. Con un enfoque de futuro y un talento para tender puentes entre la comunicación técnica y no técnica, es reconocido por su integridad, visión y liderazgo colaborativo.

Aquí está su historia…

Antes de adoptar TeamRetro, nos enfrentamos a varios retos que nos impulsaron a buscar una mejor solución para nuestras retrospectivas y el seguimiento del estado del equipo. En primer lugar, queríamos garantizar la coherencia en todos nuestros proyectos mediante la realización de retrospectivas periódicas, idealmente una cada dos semanas. Las retrospectivas son fundamentales para nuestro proceso, ya que nos permiten reflexionar, aprender y mejorar, pero garantizar esta cadencia en todos los equipos era un reto.

Además, buscábamos una forma de recopilar métricas significativas sobre el estado de los proyectos. Recopilar la opinión del equipo a través de un proceso estructurado, fiable y perspicaz era clave para nosotros, y necesitábamos algo que pudiera gestionar esto sistemáticamente.

La función de control del estado del equipo de TeamRetro nos permitió realizar encuestas rápidas, proporcionando un pulso sobre cómo se sentían nuestros equipos con respecto a aspectos como la comunicación y la carga de trabajo.

Otro factor importante fue el coste. Queríamos una solución que proporcionara todas las funciones que necesitábamos, pero a un precio más competitivo en comparación con otras herramientas que habíamos evaluado. Encontrar una herramienta que fuera rentable sin sacrificar la funcionalidad era importante para nosotros como empresa con múltiples proyectos y miembros del equipo.

Además, queríamos una herramienta que fuera atractiva y agradable de usar, no solo otra casilla de verificación en el proceso. Las retrospectivas deben permitir a los equipos expresar sus pensamientos abiertamente; una herramienta aburrida o engorrosa podría inhibir la participación.

El diseño interactivo e intuitivo de TeamRetro hizo que el proceso de retrospectiva fuera divertido y perspicaz, mejorando la participación del equipo.

Por último, la facilidad de uso, tanto interna como con nuestros clientes, era una prioridad máxima. Necesitábamos una herramienta que fuera lo suficientemente sencilla para que nuestros equipos internos la adoptaran sin una formación exhaustiva, pero también fácil de usar para nuestros clientes durante las retrospectivas conjuntas. TeamRetro logró ese equilibrio al ofrecer una interfaz accesible para todos, desde los jefes de proyecto hasta las partes interesadas externas. Esta experiencia fácil de usar fomentó la plena participación e hizo que nuestras retrospectivas fueran más eficaces en general.

En resumen, nuestros principales retos eran mantener retrospectivas coherentes, recopilar métricas valiosas del equipo, encontrar una solución rentable y fácil de usar, y garantizar que la herramienta fuera divertida y fácil de usar tanto para los equipos internos como para los clientes. TeamRetro abordó todos estos retos a la perfección.

Descubrimos TeamRetro a través de una simple búsqueda en Google. En ese momento, estábamos utilizando otra herramienta para nuestras retrospectivas, pero descubrimos que no se ajustaba a nuestro presupuesto a largo plazo. Necesitábamos una solución que ofreciera una funcionalidad similar, pero a un precio más asequible, especialmente a medida que nuestro equipo crecía. Esto nos llevó a TeamRetro, que inmediatamente destacó debido a sus planes de precios más rentables.

Sin embargo, el coste no fue el único factor. Una de las cosas que realmente nos impresionó fue cómo TeamRetro igualaba, y en algunos casos superaba, las funciones a las que estábamos acostumbrados. Nos complació descubrir que TeamRetro ofrecía las mismas capacidades clave para ejecutar retrospectivas, incluyendo plantillas estructuradas, opciones de anonimato e interfaces fáciles de usar. Nos dio todo lo que necesitábamos sin tener que sacrificar ninguna de las funciones en las que habíamos llegado a confiar.

Más allá de la herramienta en sí, el servicio de atención al cliente de TeamRetro jugó un papel importante en nuestra decisión. Desde el principio, su equipo fue receptivo, atento y dispuesto a escuchar nuestras necesidades específicas. De hecho, después de que empezamos a usar la herramienta, hicimos una solicitud de función, y TeamRetro no solo se la tomó en serio, sino que la implementó. Este nivel de atención al cliente y capacidad de respuesta es raro y fue un factor importante para solidificar nuestra decisión de no solo seguir con la herramienta, sino también de actualizar nuestro plan para aprovechar aún más funciones.

Elegimos TeamRetro porque era rentable, estaba repleto de todas las funciones a las que estábamos acostumbrados (y más) y estaba respaldado por un excelente servicio de atención al cliente.   

La capacidad de respuesta de su equipo, especialmente en la implementación de los comentarios de los clientes, nos hizo sentir que éramos más que simples usuarios: éramos socios en el desarrollo de una herramienta que continúa ayudándonos a mejorar nuestras retrospectivas.

Nuestro proceso para las retrospectivas es estructurado, metódico y está diseñado para garantizar que saquemos el máximo provecho de cada sesión. Si bien ya teníamos un proceso establecido antes de adoptar TeamRetro, la herramienta no solo ha apoyado este proceso, sino que también lo ha mejorado de manera significativa.

Comenzamos cada retrospectiva con un control de estado personalizado de 10 preguntas. Esto se ha convertido en una parte crucial de nuestro proceso porque nos permite tomar una instantánea de la moral del equipo, los retos del proyecto y el bienestar general al comienzo de cada sesión. Los resultados del control de estado se transforman a la perfección en métricas del proyecto que se alinean con los datos históricos que hemos recopilado, lo que nos da una forma de realizar un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo e identificar las áreas que pueden necesitar atención. La función de control de estado integrada de TeamRetro ha sido una herramienta invaluable para recopilar esta información de manera eficiente.

Si bien inicialmente disfrutamos usando la función de rompehielos para ayudar a los miembros del equipo a sentirse cómodos y facilitar la retrospectiva, recientemente hemos optado por optimizar nuestras reuniones y hemos dejado de usar esta función. Dicho esto, encontramos que los rompehielos son excelentes, y podemos considerar reintroducirlos en el futuro si el tiempo lo permite.

El núcleo de nuestra retrospectiva es donde TeamRetro realmente brilla. Nos gusta mezclar las cosas, por lo que cambiamos regularmente entre diferentes plantillas de retrospectiva para mantener las cosas frescas y atractivas para el equipo.

La flexibilidad de rotar a través de diferentes plantillas mantiene las retrospectivas frescas y atractivas, adaptadas a las necesidades cambiantes de nuestro equipo.

TeamRetro ofrece una amplia variedad de plantillas de retrospectiva, por lo que es fácil encontrar algo que se ajuste a las necesidades específicas de cada sesión. Ya sea que queramos centrarnos en lo que salió bien, las oportunidades de mejora o incluso enfoques más creativos, la herramienta ofrece mucha flexibilidad.

Una vez que hemos seleccionado una plantilla, comenzamos dedicando 5 minutos a permitir que cada miembro del equipo escriba sus comentarios, manteniendo el anonimato para garantizar que todos se sientan cómodos compartiendo abiertamente. La función de anonimato de TeamRetro es crucial para fomentar la retroalimentación y la participación honestas.

Después, pasamos a una fase de agrupación de comentarios. Si bien el equipo es libre de agrupar los comentarios manualmente, a menudo aprovechamos la función impulsada por IA que ayuda a organizar los comentarios relacionados de forma rápida y precisa. Esto ha sido un gran ahorro de tiempo para nosotros.

A continuación, dedicamos unos minutos a votar sobre qué temas priorizar para la discusión. La función de votación en TeamRetro nos permite identificar rápidamente los problemas más apremiantes.

Una vez que se completa la votación, nos centramos en los tres temas principales, discutiendo cada uno durante unos cinco minutos. El temporizador integrado nos ayuda a mantenernos en el camino, pero permitimos flexibilidad si el equipo está de acuerdo en que un tema en particular requiere más tiempo.

Si bien algunos miembros del equipo encuentran que el temporizador es un poco ruidoso y molesto, hemos adoptado un enfoque alegre para esto. Lo hemos desactivado en su mayor parte, pero ocasionalmente lo usamos cuando queremos animar suavemente a las personas a terminar rápidamente. Se ha convertido más en una broma recurrente dentro del equipo, y hemos adaptado nuestro uso para que se adapte a nuestro estilo.

Durante estas discusiones, utilizamos reacciones y comentarios para participar aún más y agregar elementos de acción en tiempo real. De esta manera, podemos comenzar de inmediato a abordar los problemas planteados durante la retrospectiva.

Al final de la retrospectiva, revisamos los elementos de acción que hemos creado y luego calificamos la retrospectiva en sí utilizando la función de calificación integrada de TeamRetro. Concluimos descargando el resumen de la sesión como un PDF y compartiéndolo directamente en el canal de Slack del proyecto, asegurando que todos se mantengan informados y responsables.

Algo que hemos identificado recientemente como un área de mejora es revisar los elementos de acción abiertos al comienzo de cada retrospectiva. Si bien no hemos sido consistentes en hacer esto, planeamos experimentar con ello para cerrar el ciclo de retroalimentación de manera más efectiva.

TeamRetro proporciona un marco estructurado pero flexible que se alinea perfectamente con nuestro proceso, lo que hace que nuestras retrospectivas sean más fluidas y productivas.

Las plantillas personalizables de la herramienta, las funciones impulsadas por IA y la integración con nuestros canales de comunicación han hecho que nuestras retrospectivas sean más fluidas, productivas y atractivas para todos los involucrados.

Nuestro equipo ha experimentado varios beneficios clave al usar TeamRetro que han mejorado tanto el proceso de retrospectiva como nuestro flujo de trabajo general.

Uno de los beneficios más importantes que hemos visto es la consistencia en la forma en que recopilamos las métricas de salud del proyecto. Al usar la función de control de salud al comienzo de cada retrospectiva, ahora tenemos una forma clara y regular de rastrear los indicadores clave en todos nuestros proyectos. Esto ha facilitado la detección de tendencias, la identificación temprana de posibles problemas y la garantía de que nos mantenemos al tanto de la salud general de nuestros equipos y proyectos.

En lugar de simplemente identificar problemas, ahora estamos ideando constantemente formas de abordarlos, lo que ha aumentado la eficacia de nuestras retrospectivas.

El siguiente es la facilidad de uso. Esto significa que no se pierde tiempo averiguando la herramienta, y todos pueden concentrarse en compartir información y comentarios valiosos.

El hecho de que TeamRetro sirva como una plataforma compartida también ha sido una ventaja significativa. Crea un centro central para nuestras retrospectivas, donde todos los miembros del equipo pueden contribuir, ver los comentarios de los demás y mantenerse alineados en los elementos de acción. Este espacio compartido garantiza la coherencia y mantiene a todos en la misma página, tanto durante las retrospectivas como después, a medida que revisamos el progreso.

Las retrospectivas también se han convertido en una plataforma poderosa para la resolución de problemas. Con frecuencia utilizamos estas sesiones para identificar retos, intercambiar ideas sobre posibles soluciones y luego poner esas soluciones en acción. Este enfoque proactivo ha conducido a mejoras medibles en nuestros proyectos y procesos. En lugar de simplemente identificar problemas, ahora estamos ideando constantemente formas de abordarlos, lo que ha aumentado la eficacia de nuestras retrospectivas.

Además, TeamRetro ha tenido un impacto positivo en la dinámica del equipo. Aunque nuestro equipo no suele tener muchas quejas o reclamos, las retrospectivas han creado un entorno seguro y abierto donde todos se sienten cómodos compartiendo sus pensamientos y retos. Los miembros del equipo saben que sus voces serán escuchadas y que sus preocupaciones serán tomadas en serio. Esto ha fomentado una cultura de confianza y transparencia, que es vital para mantener un entorno de trabajo saludable y productivo consistente con nuestros valores fundamentales.

La capacidad de identificar y abordar los problemas en tiempo real ha sido un beneficio destacado con TeamRetro, lo que hace que nuestras retrospectivas sean proactivas y centradas en la acción.

Tener un espacio dedicado para rastrear y hacer referencia a los elementos de acción significa que nada se olvida ni se pasa por alto. Los miembros del equipo pueden volver a visitar fácilmente estos elementos en retrospectivas posteriores, lo que garantiza la responsabilidad y el seguimiento.

Los comentarios tanto del equipo como del liderazgo sobre TeamRetro han sido abrumadoramente positivos, especialmente por su rentabilidad y experiencia fácil de usar.

Nos hemos encontrado con algunos problemas técnicos menores, como cuando dos personas intentan actualizar el título de un grupo de temas simultáneamente, esto crea un conflicto. Dicho esto, estos problemas son raros y no han interrumpido significativamente nuestro flujo de trabajo. Las funciones robustas de TeamRetro nos han permitido navegar por estos pequeños contratiempos con facilidad, y estamos seguros de que las futuras actualizaciones solo mejorarán la experiencia.

La plataforma también ha ayudado a mejorar la camaradería del equipo. Usamos las retrospectivas no solo para abordar los problemas, sino también para celebrar nuestros éxitos. TeamRetro nos brinda la oportunidad de felicitarnos cuando las cosas van bien, e incluso participamos en algunas bromas amistosas, lo que aligera el ambiente y hace que las retrospectivas sean algo que el equipo espera con ansias. Este equilibrio entre abordar temas serios y divertirse ha hecho que las retrospectivas sean más atractivas y ha unido a nuestro equipo.

En el lado más positivo, una característica que a todos les encanta es la capacidad de usar reacciones. Es una forma simple pero efectiva para que el equipo participe durante las discusiones, agregando una capa de diversión e interactividad a las retrospectivas. Son estos pequeños toques los que hacen que las retrospectivas sean más atractivas y dinámicas, lo que ayuda a romper las discusiones más serias con momentos de ligereza.

El liderazgo, en particular, ha estado complacido con los resultados. Se alegran de ver que estamos realizando retrospectivas de forma regular y que hemos podido hacerlo de forma rentable. La consistencia de las retrospectivas, habilitada por TeamRetro, ha proporcionado información valiosa sobre nuestros proyectos y equipos que el liderazgo aprecia.

Desde la perspectiva del cliente, TeamRetro les ha dado una idea de cómo trabajamos y les ha brindado una valiosa oportunidad para abordar cualquier problema que hayan encontrado.

Incluir a los clientes en nuestras retrospectivas a través de TeamRetro ha fortalecido nuestras relaciones con los clientes al fomentar un ambiente colaborativo y transparente.

Este nivel de transparencia ha fortalecido nuestras relaciones con los clientes y ha fomentado un ambiente colaborativo donde ambas partes trabajan juntas para mejorar continuamente el proyecto.

De cara al futuro, nuestro objetivo es aprovechar estos éxitos continuando refinando nuestro proceso y profundizando nuestro compromiso tanto con nuestros equipos como con nuestros clientes. Estamos entusiasmados con las posibilidades que ofrece TeamRetro y estamos seguros de que continuará desempeñando un papel crucial para ayudarnos a lograr nuestros objetivos de mejora constante, una colaboración más sólida y un equipo más comprometido.

En general, TeamRetro nos ha ayudado a optimizar nuestras retrospectivas, promover la transparencia y garantizar que los problemas se aborden con prontitud, todo ello manteniendo el proceso simple y eficiente para todos los involucrados.

Cuando se trata de ejecutar retrospectivas y controles de salud, mi principal consejo es establecer la coherencia. Los equipos pueden resistirse inicialmente a las retrospectivas frecuentes, pero una vez que se convierte en un hábito y parte del enfoque estándar para la gestión de proyectos, las personas no solo se acostumbran a ellas, sino que a veces incluso comienzan a esperarlas con ansias. Las retrospectivas se convierten en una oportunidad para que los miembros del equipo compartan sus pensamientos abiertamente y se quiten las cosas del pecho, sabiendo que serán escuchados.

Un área de retroalimentación mixta ha sido la frecuencia de las retrospectivas. Algunos miembros del equipo cuestionan si es necesario tener retrospectivas cada dos semanas, especialmente cuando no hay mucho que discutir. Sin embargo, el liderazgo y yo estamos de acuerdo en que la cadencia regular es valiosa. Incluso en las semanas más tranquilas, tener la retrospectiva en el calendario garantiza que estamos listos para abordar los problemas cuando surjan, y crea una sensación de preparación en todo el equipo.

La clave es hacer de las retrospectivas una ocurrencia regular, no algo que se ejecuta solo cuando surgen problemas. Si siempre está esperando una razón para celebrar una retrospectiva, terminará reaccionando a los problemas en lugar de gestionar sus proyectos de forma proactiva. Tener una cadencia constante le ayuda a mantenerse a la vanguardia de los posibles problemas y fomenta la mejora continua.

Para mantener la frescura, aproveche las funciones que ofrece TeamRetro. El uso de rompehielos y reacciones añade un elemento de diversión, lo que ayuda a los equipos a participar más plenamente. Respete la privacidad de los miembros del equipo manteniendo los comentarios anónimos; esto fomenta una retroalimentación más abierta y honesta. Al mismo tiempo, asegúrese de guiar al equipo sobre el propósito de la retrospectiva: no es solo para abordar los problemas, sino también para celebrar los triunfos y los logros.

No tenga miedo de mezclar las cosas rotando a través de diferentes plantillas retrospectivas. Si tiene una razón específica para usar una plantilla en particular, adelante, pero también familiarícese con las opciones para que pueda mantener las retrospectivas interesantes y alineadas con las necesidades de su equipo. La creación de plantillas personalizadas y controles de salud adaptados a su organización es otra forma de asegurar que las retrospectivas sean significativas. Al hacer las preguntas correctas, puede generar ideas que importan y ayudar a sus equipos a crecer.

También es esencial ser constante con los controles de salud. Al utilizar el mismo conjunto de preguntas en todos los proyectos, podrá comparar los resultados a lo largo del tiempo, identificar tendencias y evaluar realmente cómo están evolucionando sus equipos y proyectos. Y no se olvide de la importancia de las retrospectivas internas y de cara al cliente: ambas desempeñan un papel valioso. Para las retrospectivas internas, considere la posibilidad de crear un equipo separado para mantener las discusiones delicadas en privado. Nosotros utilizamos un equipo para todas nuestras retrospectivas internas para ahorrar costes, pero esta configuración funciona bien para nosotros, ya que aún podemos mantener la confidencialidad.

Por último, aproveche al máximo las integraciones de TeamRetro, como Slack, para compartir los resultados de forma eficiente. Comparta siempre los resultados de cada retrospectiva y control de salud con el equipo: mantiene a todos informados y responsables. Si alguna vez necesita cerrar un equipo, asegúrese de exportar y descargar sus resultados para referencia histórica, para no perder información valiosa.

La consistencia, el compromiso y la variedad son las claves para llevar a cabo retrospectivas exitosas con TeamRetro, lo que lleva a mejoras significativas en nuestros proyectos.

La experiencia de RoleModel Software demuestra cómo TeamRetro puede ayudar a los equipos a mejorar su proceso retrospectivo, involucrar a los participantes y agilizar el seguimiento de la salud del proyecto, todo ello sin salirse del presupuesto. Si está listo para ver cómo TeamRetro puede marcar la diferencia para su equipo, comience su viaje con TeamRetro hoy mismo.

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