Was ist Lean Coffee?
Lean Coffee ist ein strukturiertes, zeitlich begrenztes, aber agenda-freies Meetingformat, das entwickelt wurde, um fokussierte Diskussionen zu ermöglichen und die Teamproduktivität zu maximieren. Der Begriff kombiniert das Konzept der Lean-Methodik mit der zwanglosen, gesprächigen Atmosphäre eines Kaffeetreffens.
Mithilfe eines einfachen demokratischen Prozesses schlagen Teammitglieder Themen vor, stimmen über Prioritäten ab und führen zeitlich begrenzte Diskussionen. Dieser Ansatz ermöglicht es Teams, die relevantesten Themen effizient anzugehen und gleichzeitig die Gespräche auf Kurs zu halten. Es werden typischerweise drei Hauptspalten verwendet: Zu besprechen, In Bearbeitung und Besprochen. Dies hilft, den Themenfluss zu organisieren und zu verfolgen.
Lean Coffee ist ein ideales Werkzeug für Retrospektiven oder Team-Meetings, das es dem Team ermöglicht, die Agenda und die Themen gemeinsam zu erstellen, anstatt sie im Voraus festzulegen. Es kann Teams helfen, Herausforderungen zu priorisieren, Erfolge zu feiern und Eigenverantwortung und Handlungsfähigkeit im Meeting aufzubauen.
Wie man ein Lean Coffee moderiert
Teilen Sie den Zweck: Beginnen Sie mit einem klaren Ziel oder Fokus für die Sitzung, z. B. Prozessverbesserung. Lassen Sie den Raum offen für eine vielfältige Bandbreite an Ideen, oder geben Sie, falls gewünscht, eine Orientierungshilfe, welche Art von Themen besonders willkommen sind.
Jeder fügt zu besprechende Themen hinzu: Die Teilnehmer können einzelne Themen oder Fragen als Karten unter der Spalte „Zu besprechen“ hinzufügen. Jede Karte repräsentiert ein einzelnes Thema. Keine Idee ist zu klein. Verwenden Sie die Anonymitätsoption, um mehr Ideen zu fördern, wenn dies den Leuten hilft, sich wohler zu fühlen.
Besprechen Sie jede Karte: Jedes Thema wird nacheinander für eine bestimmte Zeit (z. B. 5 Minuten) besprochen. Fragen Sie nach Ablauf der Zeit die Gruppe, ob sie fortfahren, einen Aktionspunkt erstellen oder fortfahren möchte. Dies stellt sicher, dass die Diskussionen fokussiert bleiben und alle Themen behandelt werden können.
Erfassen Sie wichtige Erkenntnisse und Maßnahmen: Notieren Sie auf der Grundlage der Diskussionen alle Schlussfolgerungen, Maßnahmen oder Folgemaßnahmen, die sich ergeben. Hier werden die wichtigsten Erkenntnisse und Entscheidungen zur späteren Bezugnahme zusammengefasst. Erfassen Sie Aktionen für Elemente, parken Sie Themen oder erstellen Sie Teamvereinbarungen, um Probleme effektiv anzugehen. Wenn Sie fertig sind, verschieben Sie das Thema in die Spalte „Besprochen“.
Vorgeschlagene Icebreaker Fragen für Lean Coffee
- Welchen Productivity-Hack haben Sie kürzlich ausprobiert, der funktioniert (oder nicht)?
- Wenn unser Team eine Kaffeemischung hätte, wie würde sie heißen und welche Aromen würden unsere jüngste Arbeitserfahrung widerspiegeln?
- Was ist eine neue Sache, die Sie diese Woche gelernt haben (beruflich oder privat)?
- Was ist eine „kleine Änderung“, von der Sie glauben, dass sie einen großen Einfluss auf unseren Workflow haben könnte?
Ideen und Tipps für die Durchführung von Lean Coffee
- Fördern Sie die Inklusivität beim Sprechen: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, zu sprechen, indem Sie ruhigere Teammitglieder aktiv einladen, ihre Gedanken mitzuteilen.
- Ermutigen Sie zu „gerade genug“ Diskussion: Vermeiden Sie tiefe Tauchgänge während des ersten Diskussionsdurchgangs. Auf diese Weise können Sie die wichtigsten Punkte erfassen, anhand derer das Team entscheiden kann, ob am Ende der Frist mehr Zeit benötigt wird.
- Fördern Sie vielfältige Themen: Erlauben Sie den Teilnehmern, jedes Thema vorzuschlagen, das sie für relevant halten, auch wenn es geringfügig erscheint. Lean Coffee ist von Natur aus agenda-los, daher ermutigen Sie das Team, sowohl technische als auch zwischenmenschliche Probleme anzusprechen. Dieses offene Format kann Erkenntnisse liefern, die in strukturierten Retrospektiven normalerweise nicht geteilt werden.
- Verwenden Sie Dot-Voting zur Priorisierung: Wenn es viele Themen und wenig Zeit gibt, verwenden Sie die Abstimmungs- oder Reaktionsfunktion, um zu sehen, welches Thema das Team für die höchste Priorität hält und zuerst besprochen werden sollte.
- Seien Sie streng mit der Zeit: Legen Sie für den ersten Durchgang für jedes Thema eine Frist von 3 oder 5 Minuten fest. Das ist alles, was das Team benötigt, um zu entscheiden, ob ein zweiter Diskussionsdurchgang gerechtfertigt ist.
- Vermeiden Sie es, vom Thema abzuweichen: Manchmal kann ein Thema weit vom Thema entfernt sein, aber dennoch wichtig sein. Diese Elemente können weiterhin erfasst und zur späteren Bezugnahme geparkt werden.
- Konzentrieren Sie sich zuerst auf Aktionspunkte, bevor Sie die Lösung definieren: Es kann leicht passieren, dass man während des Lean Coffee in die Falle gerät, tief in eine Lösung für einen Aktionspunkt einzutauchen. Richten Sie ein separates Meeting ein oder machen Sie dies zu einem Meetingthema, wenn dies relevant ist.