Ein Gesellschaftsvertrag, der häufig in agilen Teams verwendet wird, ebnet den Weg für eine bessere Zusammenarbeit aller Teammitglieder. Er legt die vereinbarten Verhaltensweisen im Team fest. Ohne eine klare Vereinbarung herrscht oft Unklarheit darüber, wie die Teammitglieder interagieren sollen.

Seien wir ehrlich: Zusammenarbeit ist eine Herausforderung. Egal, ob Ihr Team neu ist (Formierung und Storming) oder eine erfahrene Gruppe (Performance und Auflösung), die Zusammenarbeit mit anderen erfordert Anstrengung. Unterschiedliche Persönlichkeiten, Hintergründe und die Unternehmensphilosophie beeinflussen die Leistung eines Teams.

Schonungsloses Verhalten einer Person kann andere leicht frustrieren, ablenken oder verärgern. Während ein Teammitglied in Meetings sehr gesprächig ist, empfindet ein anderes dies möglicherweise als unhöflich. Selbst positive Verhaltensweisen wie die Anerkennung von Anstrengungen können am Ziel vorbeigehen.

Der Umgang der Menschen in einem Meeting prägt die Kultur. Von der Meinungsäußerung und dem unvoreingenommenen Zuhören bis hin zur Frage, ob die Videokamera während der Diskussion eingeschaltet wird oder nicht, gehört zu werden. All dies gehört zu den Normen, die die Kultur eines Teams ausmachen.

Eine Möglichkeit, eine positive Kultur aufzubauen, besteht darin, Probleme anzusprechen und Teamvereinbarungen zu treffen.

Was sind Teamvereinbarungen für agile Teams?

Teamvereinbarungen sind die Verhaltensweisen, die ein Team in der täglichen Zusammenarbeit zu zeigen verspricht. Sie können verschiedene Arbeitskontexte abdecken, darunter:

  • Entscheidungsfindung
  • Meetings
  • Kommunikation
  • Informationsaustausch
  • Gegenseitige Unterstützung

Dies sind die Grundregeln für das Verhalten. Sie sorgen für die psychologische Sicherheit aller Beteiligten im Team.

Psychologische Sicherheit bedeutet, dass Teammitglieder ihre Ideen ohne Angst vor Verurteilung, Voreingenommenheit, Status oder Autorität austauschen können. So können sich die Mitarbeiter auf das Projekt konzentrieren, anstatt sich um ihr soziales Überleben zu sorgen.

Teamvereinbarungen werden in der Regel zu Projektbeginn vom Team erstellt. Sie können beispielsweise Folgendes beinhalten:

  • Anwendung der agile retrospektive Hauptdirektive im Rahmen von Retrospektiven
  • Jeder hat die gleiche Stimme und leistet einen wertvollen Beitrag.
  • Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, sollten Sie diese selbst übernehmen und aktuell halten.
  • Komplexe Tickets sollten vor der Zuweisung mit der betreffenden Person besprochen werden.
  • Verwendung von Codewörtern zur Kennzeichnung eines Bedarfs.
  • Klarer Besprechungsrhythmus und -zweck.
  • Wie das Team kommuniziert und remote arbeitet, mit flexiblen Arbeitszeiten oder in verschiedenen Zeitzonen.

Die Vorteile von Teamvereinbarungen

Es gibt viele Vorteile, Teamvereinbarungen zu haben. Sie –

  • helfen, Teamkonflikte zu reduzieren.
  • unterstützen Menschen dabei, Stress und Angst besser zu bewältigen.
  • legen die Grundlage für Zusammenarbeit, Kooperation und kontinuierliche Verbesserung.
  • fördern Vertrauen und schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit.
  • geben dem Team ein Gefühl von Kontrolle und Sicherheit.
  • stärken die Beziehungen innerhalb des Teams.
  • unterstützen das Team dabei, sich entlang des Tuckman-Modells der Teamentwicklung weiterzuentwickeln.

Richtig angewendet können Teamvereinbarungen die Stärke Ihres Teams noch verstärken.

Wie erstellt man Teamvereinbarungen?

Es überrascht nicht, dass Teamvereinbarungen am besten gemeinsam im Team erstellt werden. Es handelt sich um einen kollaborativen Prozess. Er kann manuell persönlich mit Haftnotizen erfolgen. Mit einem guten Retrospektiv-Tool ist er auch online umsetzbar.

Der Vorteil eines Online-Retrospektiv-Tools liegt in der einfachen Anonymität der Beiträge. Dies schafft wiederum eine psychologisch sichere Umgebung, in der die Teilnehmer ihre Ideen austauschen können.

1. Erklären Sie den Bedarf

Der erste Schritt besteht darin, die Notwendigkeit einer Teamvereinbarung zu erklären. Die meisten werden die Gründe dafür bereits verstehen, aber es ist dennoch eine gute Erinnerung. Sie können zu Beginn Ihrer Retrospektive etwas Zeit einplanen oder ein spezielles Meeting dafür einberufen.

Zu den Vorteilen einer Teamvereinbarung gehören:

  • eine Möglichkeit, die Teamkultur zu definieren und zu verbessern
  • klare und definierte Wege für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
  • die gegenseitigen Erwartungen kennen und ein funktionierendes Verständnis haben
  • allgemein zufriedener bei der Arbeit sein, wenn das Team zusammenhält

2. Schaffen Sie individuelle Verantwortlichkeit

Bitten Sie anschließend alle, ein positives Verhalten zu nennen, das ihrer Meinung nach zur Organisation, ihrem Team und ihnen selbst passt. Das macht die Vereinbarung einzigartig für das Team und sorgt für Akzeptanz.

Beim Brainstorming und Ideenfindung kann es hilfreich sein, den Teilnehmern ein paar Satzanfänge zu geben. So stellen Sie sicher, dass die Vereinbarungen verhaltensbasiert und positiv formuliert sind.

Hier ein paar Vorschläge:

  • Sie können sich darauf verlassen, dass ich ________________
  • Wir können ein großartiges Team sein, indem wir ________________
  • Wir können einige unserer Frustrationen und Probleme überwinden, indem wir ________________
  • Was ich an diesem Team liebe, ist, wenn________________
  • Wir können unsere Arbeitsweise verbessern, indem________________

Jeder Punkt der Vereinbarung sollte ein eigenständiges Konzept sein, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

3. Vereinbarungen zur Diskussion vorschlagen

Generell ist es sinnvoll, eine Vereinbarung vor der Annahme vorzuschlagen. So stellen Sie sicher, dass alle die Vereinbarung verstehen und wirklich akzeptieren, anstatt sie nur als Abhaken zu verwenden.

Ein Online-Tool wie TeamRetro bietet Ihnen die Möglichkeit, Vereinbarungen entweder direkt in eine Liste einzutragen oder der Gruppe vorzuschlagen. Sobald eine Vereinbarung vorgeschlagen wird, können alle anderen diese unterstützen (Daumen hoch), ablehnen (Daumen runter) oder neutral bleiben. So können Sie schnell erkennen, ob innerhalb der Gruppe Konsens herrscht, bevor die Vereinbarung bestätigt wird.

4. Gruppendiskussionen moderieren

Sobald die Vereinbarungen bekannt gegeben wurden, geben Sie allen die Möglichkeit, sie durchzulesen und klärende Fragen zu stellen. Sie können identische Punkte bei Bedarf gruppieren.

Regen Sie eine Diskussion an und geben Sie Gelegenheit, Bedenken, Fragen und Kommentare zu erörtern. Einwände sollten notiert werden. Entscheiden Sie anschließend per Abstimmung, welche berücksichtigt werden sollen.

Nicht alle vorgeschlagenen Vereinbarungen werden akzeptiert. Besprechen Sie diese mit der Gruppe, um sicherzustellen, dass die Gründe dafür verstanden werden. Ziel ist es, alle vorgeschlagenen Vereinbarungen vor Abschluss des Meetings durchzugehen.

Die vorgeschlagenen Verhaltensweisen, die akzeptiert werden, sind die Teamvereinbarungen, die den Gesellschaftsvertrag bilden.

5. Reflektieren Sie die Vereinbarungen

Sobald die Vereinbarungen der Liste hinzugefügt wurden, empfiehlt es sich, sie zu überprüfen. Holen Sie weitere Kommentare ein und gehen Sie auf eventuell neu aufgetretene Bedenken ein. Eine gute Frage könnte lauten:

„Wie wirken sich unsere Teamvereinbarungen unserer Meinung nach auf unsere Zusammenarbeit aus und wie fühlen sie sich dabei?“

Das Feedback dient als Grundlage für eventuell notwendige letzte Überarbeitungen der Vereinbarungen.

6. Nutzen Sie die Vereinbarungen

Zu Beginn zukünftiger Meetings empfiehlt es sich, kurz auf die Vereinbarungen zu verweisen, um den Ton für die Sitzung festzulegen. Alternativ können Sie die Vereinbarungen am Ende des Meetings als Reflexion nutzen, um zu sehen, ob das Team die Vereinbarungen eingehalten hat.

TeamRetro zeigt die Teamvereinbarungen auf Ihrem Dashboard an. So haben Sie sie immer griffbereit.

Fallen, die Sie beim Erstellen von Teamvereinbarungen vermeiden sollten

1. Fehlender echter Konsens

Die offensichtlichste Falle besteht darin, dass sich nicht alle im Team wirklich an die Vereinbarungen halten.

Kopfnicken im Kollaborationsmeeting kann einfach nur ein Fehler sein. Die Leute müssen die Vereinbarung erst verstehen, bevor sie zustimmen. Das bedeutet, dass die Vereinbarung für sie Sinn ergeben und mit ihren Werten übereinstimmen muss.

Wie bereits erwähnt, ist dies auch der Grund, warum jedes Team seine eigenen Vereinbarungen erarbeiten muss. Die Vereinbarungen anderer Teams zu übernehmen oder zu übernehmen, trägt wenig zur Verbesserung der Zusammenarbeit bei. Es führt nur dazu, dass das Gefühl der Eigenverantwortung abnimmt.

Wenn die Vereinbarungen vom oberen Management nach unten gedrückt werden, kann dies die Diskrepanz verstärken.

Es ist wichtig, ausreichend Zeit zu haben, um Bedenken zu besprechen und zu adressieren, bevor sie in die endgültige Vereinbarung aufgenommen werden.

2. Keine Rituale

Die Vereinbarungen müssen dann in Taten und tägliche Rituale umgesetzt werden. Andernfalls bleiben sie nur leere Worte.

Es kann sein, dass die Vereinbarungen unterschiedlich interpretiert werden. Dies führt zu unterschiedlichem Verhalten.

Unser Team hat dies unter anderem durch die Entwicklung von Codewörtern erreicht. Diese Codewörter fassen unsere Teamvereinbarungen zusammen. Hier ein kleiner Einblick in unsere Vorgehensweise:

  • Gegenprüfung: Die Teammitglieder sind sich einig, dass kritische, kundenorientierte Maßnahmen eine Gegenprüfung erfordern. Ein Kollege mit ähnlicher Rolle und Qualifikation führt eine Qualitätskontrolle durch und überprüft die Arbeit auf Richtigkeit.
  • Sushi-Zeit: Wir lieben es, Spaß bei der Arbeit zu haben. Manchmal etwas zu viel. Wenn jemand „Sushi-Zeit“ sagt, meint er damit konzentriertes Arbeiten. Da wir uns darauf geeinigt haben, ist niemand beleidigt, und wir beruhigen uns schnell.
  • Fahrradschuppen – Wenn ein Thema auftaucht, das nicht sofort geklärt werden kann, wird es auf Eis gelegt. Das Thema wird in den „Fahrradschuppen“ gelegt und später zur Diskussion wieder hervorgeholt.

3. Schuld und Scham

Teamvereinbarungen können missbraucht werden. Anders ausgedrückt: Sie können für Angriffe oder Schuldzuweisungen genutzt werden.

Als Scrum Master ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass sich die Mitarbeiter bei der Arbeit sicher fühlen. Angst spielt keine Rolle. Mitarbeiter müssen im Rahmen ihrer kontinuierlichen Verbesserung zu ihren Fehlern stehen können.

Es gibt eine effektive Möglichkeit, dem Missbrauch von Vereinbarungen entgegenzuwirken. Bitten Sie die Mitarbeiter, gute Beispiele für positives Verhalten anderer zu nennen. Lassen Sie sie jedoch auch selbst reflektieren, wenn sie sich fragen, welche Vereinbarungen sie verbessern können.

Wie sorgt man dafür, dass Teamvereinbarungen eingehalten werden?

1. Mit gutem Beispiel vorangehen

Als Scrum Master ist es wichtig, dass Sie die in der Vereinbarung festgelegten Verhaltensweisen vorleben. Wenn Sie vom Kurs abweichen, wird das Team dies ebenfalls tun.

Machen Sie deutlich, dass Sie sich einen Anstoß wünschen, wenn Sie vom Kurs abkommen, und dass Sie dies auch für andere tun werden.

2. Behalten Sie sie im Blick

Machen Sie die Vereinbarungen so sichtbar wie möglich.

Sie können die Liste in Slack oder MS Teams veröffentlichen. Egal wie Sie es machen, es geht darum, die Teilnehmer an die vereinbarten Verhaltensweisen zu erinnern.

3. Überarbeiten und überarbeiten

Mit der Zeit verändert sich Ihr Team und damit auch Ihr Arbeitsumfeld. Daher sollte sich auch Ihre Vereinbarung ändern.

Durch regelmäßige Überarbeitungen und Aktualisierungen wird die Vereinbarung aussagekräftiger und aktueller.

4. Unterschiedliche Teams, unterschiedliche Vereinbarungen

Lassen Sie sich nicht täuschen. Jedes Team ist anders, auch wenn die Rollen ähnlich sind.

Stellen Sie sicher, dass jedes Team seine eigenen, individuellen Vereinbarungen hat, die für das jeweilige Team funktionieren.

5. Anerkennen und erkennen

Teams, die das von ihnen versprochene Verhalten vorleben, sind Gold wert. Die Anerkennung der Bemühungen des Teams hinsichtlich der Vereinbarungen trägt dazu bei, dieses gute Verhalten zu verstärken.

Bereit, eine Teamvereinbarung zu erstellen?

Mit TeamRetro können Sie agile Retrospektiven und Integritätschecks einfach und effektiv online durchführen. Erstellen Sie Teamvereinbarungen, auf die Sie in zukünftigen Meetings zurückgreifen können.

Vereinbarungen können von den Teammitgliedern anonym und sicher vorgeschlagen werden. Teammitglieder können ihre Zustimmung zu Vereinbarungen bekunden, bevor diese angenommen werden. Unterstützen Sie Ihre Teams noch heute dabei, von gut zu hervorragend zu werden!

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