Jeśli jesteś choć trochę podobny do nas, cenisz sobie szczęście zespołu, z którym pracujesz. Zapewnienie każdemu możliwości rozwoju i poczucia wsparcia jest kluczowe. Tworzenie bezpiecznego i przyjemnego środowiska jest do tego niezbędne. Jednak monitorowanie nastroju i poziomu bezpieczeństwa zespołu może być wyzwaniem.
Niedawno odbyło się nasze doroczne spotkanie firmowe. Członkowie naszego podstawowego zespołu z czterech krajów spotkali się, aby wspólnie zastanowić się, zaplanować i lepiej się poznać. Zrozumienie nastrojów poszczególnych członków zespołu było kluczowe. Pomogło nam to zaplanować sesje, aby zająć się obawami i zbadać obszary zainteresowania i możliwości.
Ten post przedstawia, jak wykorzystaliśmy kontrolę kondycji zespołu, zebrane dane i co te dane dla nas oznaczały.
Wykorzystanie naszej kontroli kondycji jako miernika nastroju
Kochamy nasz zespół. To ludzie, którzy pomagają budować, dostarczać i ulepszać TeamRetro.
Kontrola kondycji pozwala nam od czasu do czasu i w dłuższej perspektywie sprawdzać, co u nich słychać. Daje ludziom możliwość podzielenia się tym, jak się czują. To szybka ankieta, która pozwala im łatwo wskazać, jak bardzo są zadowoleni w różnych wymiarach kondycji.
Jako Scrum Master lub lider, daje nam to wgląd w obszary budzące obawy, którymi chcemy zająć się jako zespół. Jako zespół, punkty danych pozwalają ludziom zorientować się, jak czują się inni i co mogą zrobić, aby w razie potrzeby udzielić wsparcia.
Przeprowadzamy kontrole kondycji co kwartał. Oznacza to, że przez cały rok szybko sprawdzamy puls zespołu. Jest to również znacznie mniej wymagające niż codzienna lub cotygodniowa kontrola nastroju.
Oprócz zwykłej kontroli nastroju, kontrola kondycji TeamRetro zapewnia również statystyczny wgląd w dane. Poza ładnymi wykresami, działa jako narzędzie zachęcające do dyskusji.
Jak definiujemy szczęście i bezpieczeństwo zespołu
Każda organizacja inaczej definiuje szczęście zespołu. Dla nas te wymiary obejmują szereg aspektów zespołu, które wpływają na kulturę lub nastrój zespołu. W skrócie są to:
- Odpowiedzialność
Jak dużą odpowiedzialność ktoś czuje za swoje zadanie lub pracę.
- Wartość
Czy ktoś czuje, że dostarcza mierzalną wartość.
- Zgodność celów
Czy ich cele są zgodne z celami zespołu i całej firmy.
- Komunikacja
Jeśli konflikt jest minimalny, a komunikacja łatwa, otwarta i płynna.
- Role w zespole
Jak dobrze role są zdefiniowane i zrozumiałe.
- Prędkość
Efektywne dostarczanie uzgodnionych wyników o odpowiedniej jakości.
- Wsparcie i zasoby
Poziom dostępnego wsparcia i zasobów.
- Proces
Czy procesy wspierają, czy utrudniają przepływ pracy.
- Zabawa
Jeśli jest zaangażowanie i zabawa.
Przeprowadziliśmy kontrolę kondycji naszego zespołu asynchronicznie przez dwa tygodnie, pozwalając ludziom wprowadzać swoje odpowiedzi (emotikony szczęśliwe, neutralne lub smutne) w dowolnym momencie. Mogli również podać konkretne komentarze, jeśli chcieli.
Utrzymywanie bezpieczeństwa psychologicznego pod kontrolą
Jednym z kluczowych aspektów było bezpieczeństwo. Zrobiliśmy to na kilka sposobów.
Pierwszym było otwarte mówienie na spotkaniach o celu ankiet. Chcieliśmy wysokiego zaangażowania, ale także szczerości. Upewniliśmy się, że ludzie wiedzą, że powinni wskazywać rzeczy, które ich niepokoją i że to jest w porządku. Jednocześnie wspomnieliśmy, że nie będziemy udostępniać komentarzy, ale będziemy indywidualnie śledzić, aby rozwiązać obawy.
Przeprowadziliśmy również kontrolę półanonimowo, aby zbudować poczucie bezpieczeństwa, dając ludziom przestrzeń do wyrażania swoich uczuć pod znacznie mniejszą presją. Oznaczało to, że ich wynik był anonimowy, ale mogliśmy śledzić ich komentarze, aby upewnić się, że nie zostały zignorowane.
Wreszcie, wyniki były omawiane w formie zbiorczej i nikt nie był wskazywany palcem. O ile sami się nie zgłosili, nie było ujawniania indywidualnych odpowiedzi, tylko odpowiedzi zespołu.
Ocena danych dotyczących nastroju zespołu
Ankietę opublikowaliśmy na Slacku, który już zintegrowaliśmy. Zachęcano do udzielania odpowiedzi i przypominano o nich kilka razy, a wskaźnik odpowiedzi wyniósł 100%.
Oto, co pojawiło się na radarze.
Ten radar pokazuje średnią i zakres. Chociaż większość wyników była przeważnie pozytywna, minimalny zakres był nadal neutralny w innych wymiarach i negatywny w komunikacji.
Można to również zaobserwować, jeśli nałożymy na siebie indywidualne wyniki; grubsze linie reprezentują miejsca, w których było więcej takich samych odpowiedzi. Np. zgodność celów aż do procesu.
Odchylenie standardowe pokazało, że było mniejsze odchylenie w procesie i odpowiedzialności, ale było szersze w komunikacji i szybkości. Sugeruje to większą zgodność w odpowiedziach dotyczących procesu aż do ról w zespole, która staje się szersza w miarę poruszania się po radarze.
Dominanta pokazuje najczęstszą odpowiedź. Innymi słowy, zdecydowana większość zespołu miała pozytywne odpowiedzi, a być może tylko kilku pojedynczych osób miało problemy, które wymagały osobistej uwagi.
Odzwierciedla to również mediana (środkowy wynik).
Chociaż prezentowanie danych statystycznych może stymulować wiele pytań, dyskusji i rozważań, równie ważne jest śledzenie trendów w czasie.
Obserwowanie nastroju i bezpieczeństwa zespołu w czasie
Chociaż migawka stanu zdrowia zespołu jest cenna, równie ważne jest obserwowanie trendów w czasie. Każda kolumna poniżej reprezentuje półroczną kontrolę kondycji zespołu.
W istocie, ogólny nastrój naszego zespołu był optymistyczny i silny, ale było jasne, że komunikacja, wartość i szybkość wymagały poprawy. A przynajmniej tak było w tym cyklu.
Pozytywną wiadomością było to, że wcześniej rozwiązane problemy z szybkością i procesami utrzymywały się, a żaden wymiar nie miał dużej liczby obaw. Wcześniej poświęciliśmy retrospektywę Złotowłosej naszemu przepływowi pracy, aby usprawnić wszystko, od obsługi klienta po wewnętrzne wnioski o zaopatrzenie.
Mimo to, nadal ważne było dla nas, aby przyjrzeć się obszarom komunikacji, szybkości i wartości. Zapewnia to, że nie rozwiną się one powoli w problemy w przyszłości. Niektóre spostrzeżenia pojawiły się w komentarzach, oprócz dobrej, staromodnej rozmowy.
Dalsze działania
Oto, co zrobiliśmy na podstawie tego, co zobaczyliśmy:
- Przyjrzeliśmy się konkretnym komentarzom i skontaktowaliśmy się z osobami, które podzieliły się swoimi przemyśleniami. Zaprosiliśmy ich do dyskusji i dzielenia się rozwiązaniami oraz łagodzenia obaw. Niektóre z nich były bardzo proste i łatwe do naprawienia. Inni po prostu powiedzieli, że mieli zły dzień. Wreszcie, inni wymagali dalszych zmian w procesie.
- Udostępniliśmy wyniki zespołowi. Szybkość, wartość i komunikacja to nie tylko kwestia zarządzania, czy tylko zespołu, ale wszystkich. Otwarte i uczciwe udostępnienie wyników miało na celu zwiększenie świadomości problemu i skłonienie ludzi do zastanowienia się, co mogą zrobić, aby poprawić sytuację.
- Zagraliśmy w kilka gier zwinnych. Konkretnie były to Agile Ball Point Game i Agile Chocolate Game. Te gry zostały zaprojektowane, aby stworzyć bezpieczną przestrzeń, w której zespół mógł eksperymentować z pomysłami w określonym czasie. Specjalne podziękowania dla Alexandriny Danifeld za ułatwienie jednej z naszych sesji.
- Wprowadziliśmy zmiany w naszym kanbanie. Na przykład, zajęliśmy się wartością i szybkością poprzez wspólnie zaprojektowany przepływ pracy kanban. Dzięki uzgodnieniu procesu i rezultatów, pomogło to poprawić płynność i szybkość produkcji.
Końcowe przemyślenia na temat kontroli nastroju i bezpieczeństwa zespołu
Nasze modus operandi ma na celu stworzenie szczęśliwej i produktywnej siły roboczej. Jedno z pewnością wpływa na drugie.
Przeprowadzanie ankiet i kontroli kondycji może być trudne, zwłaszcza gdy wyniki nie są idealne. Jednak bez tych punktów danych generowanych w kulturze bezpieczeństwa, istnieje niewielka szansa na poprawę.
Czy przeprowadzilibyśmy kolejną kontrolę kondycji w przyszłości? Absolutnie.
Jedyną rzeczą, którą byśmy zmienili, byłoby poproszenie ludzi o sugerowanie ulepszeń i wyjaśnienie, dlaczego czują się w określony sposób. Na poziomie całej grupy z pewnością chcielibyśmy zrozumieć, co sprawiło, że ludzie dali pozytywne opinie i odpowiedzi. Wiedza o tym, jakie elementy uszczęśliwiają ludzi, oznacza, że możemy powtarzać, replikować i nagradzać w przyszłości.
Jak oceniasz nastrój i bezpieczeństwo swojego zespołu? Jakie pytania byś zadał, lub jakie działania byś podjął?
Chętnie poznamy Twoje przemyślenia lub pytania. Skontaktuj się z nami pod adresem info@teamretro.com