Souvent utilisé par les équipes agiles, un contrat social permet à tous les membres de l’équipe de mieux collaborer. Il énumère les comportements convenus au sein de l’équipe. Généralement, sans accord clair, les interactions entre les membres de l’équipe sont souvent floues.
Soyons francs, travailler ensemble est un défi. Que votre équipe soit nouvelle (formation et agitation) ou expérimentée (performance et dissolution), collaborer avec d’autres personnes exige des efforts. Les différences de personnalité, d’expérience et d’éthique de l’entreprise influencent la performance d’une équipe.
Les actions innocentes d’une personne peuvent facilement frustrer, distraire ou agacer les autres. Un membre de l’équipe peut être très bavard pendant les réunions, tandis qu’un autre peut trouver cela impoli. Même des comportements positifs, comme la reconnaissance des efforts, peuvent être inadaptés.
La façon dont les gens interagissent lors d’une réunion définit la culture. Qu’il s’agisse d’exprimer son opinion et d’être entendu sans jugement, ou encore d’activer ou non la caméra pendant la discussion, tout cela fait partie des normes qui définissent la culture d’une équipe.
L’une des façons de créer une culture positive est de s’attaquer aux problèmes et de créer des accords d’équipe.
Que sont les accords d’équipe pour les équipes agiles ?
Les accords d’équipe sont les comportements qu’une équipe s’engage à adopter au quotidien. Ils peuvent couvrir de nombreux contextes professionnels, notamment :
- prise de décision
- réunions
- communication
- partage d’informations
- soutien mutuel
Ce sont les règles de base du comportement. Elles garantissent la sécurité psychologique de chacun pour participer au sein de l’équipe.
La sécurité psychologique signifie ici que les membres de l’équipe peuvent partager leurs idées sans crainte de jugement, de partialité, de statut ou d’autorité. Cela permet aux équipes de se concentrer sur un projet plutôt que de se soucier de leur survie sociale.
Les accords d’équipe sont généralement établis par l’équipe au début du projet. Ils peuvent inclure des éléments tels que :
- Utiliser la directive principale de rétrospective agile dans le cadre des rétrospectives.
- Chacun a une voix égale et apporte une contribution précieuse.
- Si une tâche vous est attribuée, vous devez en être responsable et la maintenir à jour.
- Les tickets complexes doivent être discutés avec la personne concernée avant d’être simplement assignés.
- Utilisation de mots clés pour indiquer un besoin.
- Clarté du rythme et de l’objectif de la réunion.
- Comment l’équipe communique et travaille à distance, avec des horaires flexibles ou des fuseaux horaires différents.
Les avantages des accords d’équipe
Les accords d’équipe présentent de nombreux avantages. Ils :
- contribuent à réduire les conflits au sein de l’équipe.
- aident les individus à mieux gérer le stress et l’anxiété.
- posent les bases de la coopération, de la collaboration et de l’amélioration continue.
- instaurent la confiance et contribuent à créer un sentiment d’appartenance.
- donnent à l’équipe un sentiment de contrôle et de sécurité.
- construisent des relations au sein de l’équipe.
- Aidez l’équipe à progresser grâce au modèle de développement d’équipe Tuckman.
Si bien conçus, les accords d’équipe peuvent amplifier la performance de votre équipe.
Comment créer des accords d’équipe ?
Sans surprise, il est préférable de créer des accords d’équipe en équipe. C’est un processus collaboratif. Cela peut se faire manuellement, en personne, avec des post-its. Cela peut aussi se faire en ligne avec un bon outil de rétrospective.
L’avantage d’un outil de rétrospective en ligne est la facilité avec laquelle les contributions peuvent être anonymes. Là encore, cela permet de créer un environnement psychologiquement sécurisant où chacun peut partager ses idées.
1. Expliquez le besoin
La première étape consiste à expliquer la nécessité de créer un accord d’équipe. La plupart des gens en comprennent déjà la raison, mais c’est néanmoins un bon rappel. Vous pouvez prévoir du temps au début de votre rétrospective ou organiser une réunion spécifique pour en discuter.
Les avantages d’un accord d’équipe sont les suivants :
- Un moyen de définir et d’améliorer la culture d’équipe
- Des méthodes claires et définies pour collaborer efficacement
- Une connaissance des attentes de chacun et une bonne compréhension mutuelle
- Un sentiment général de bien-être au travail lorsque l’équipe est soudée
2. Créer une responsabilité individuelle
Ensuite, demandez à chacun d’indiquer un comportement positif qui, selon lui, s’harmonise avec l’organisation, son équipe et lui-même. C’est ce qui rend l’accord unique et suscite l’adhésion.
Lorsque vous invitez les participants à réfléchir et à ajouter des idées, il peut être utile de leur donner quelques amorces de phrase. Cela permet de garantir que les accords sont axés sur le comportement et formulés de manière positive.
Voici quelques suggestions :
- Vous pouvez compter sur moi pour ________________
- Nous pouvons former une excellente équipe en ________________
- Nous pouvons surmonter certaines de nos frustrations et difficultés en ________________
- Ce que j’apprécie dans cette équipe, c’est quand ________________
- Nous pouvons améliorer notre façon de travailler en ________________
Chaque point de l’accord doit être un concept indépendant pour plus de simplicité.
3. Proposer des accords à discuter
D’une manière générale, il est judicieux de demander aux participants de proposer un accord avant son acceptation. Cela garantit que chacun comprend et accepte véritablement l’accord, plutôt qu’il ne s’agisse simplement de cocher des cases.
Un outil en ligne comme TeamRetro vous permet de demander aux participants d’ajouter des accords directement à une liste ou de les proposer au groupe. Si un accord est proposé, chacun peut alors choisir de le soutenir (approuver), de ne pas le soutenir (approuver) ou de rester neutre. Cela vous permet de voir rapidement s’il existe un consensus au sein du groupe avant qu’il ne soit confirmé comme accord.
4. Animer les discussions de groupe
Once the agreements have been shared, give everyone a chance to read through them and ask clarifying questions. You can group identical items if need be.
Facilitate a discussion and allow concerns, questions, and comments to be explored. Objections should be noted. Then decide upon which to include by voting.
Not all proposed agreements will be accepted. Talk these through with the group to ensure it’s understood why that was the case. The goal is to work through all the proposed agreements before closing the meeting.
The proposed behaviours that are accepted are the team agreements that form the social contract.
5. Reflect on the agreements
Once the agreements have been added to the list, it’s a good idea to review them. Get further comments and address any new concerns that may have come up. A good question to ask can be –
“When looking at our team agreements, how do we think it will impact the way we work together, and how does that feel?”
The feedback informs any final revisions the agreements may need.
6. Use the agreements
Finally, at the start of future meetings, it’s a good idea to quickly reference the agreements to help set the tone for your session. Alternatively, you can use it as a reflection at the end of the meeting to see if the team stuck to their agreements.
TeamRetro displays team agreements on your dashboard. This means they are always at your fingertips.
Traps to avoid when creating team agreements
1. Lack of real consensus
The most obvious trap is when not everyone in the team truly commits to the agreements.
Head nodding at the collaboration meeting can simply be that. People first need to understand before they buy-in. This means that the agreement has to make sense to them, as well as align with their values.
As we’ve touched on before, this is also why each team has to come up with its own set of agreements. Borrowing or piggybacking another team’s agreements does little to improve traction. It will only serve to reduce the sense of ownership.
If the agreements are pushed down from top-level management, this can increase the disconnect.
Having ample time to talk through concerns and address them before making them part of the final agreement is important.
2. No rituals
The agreements then need to translate into actions and daily rituals. If not, they are simply words on a page.
There may be different interpretations of the agreements. This would lead to differences in behaviors.
One way our team has managed this is to come up with code words. The code words summarise our team agreements. Here’s a sneak peek at what we do.
- Cross-check- Team members agree that for critical, customer-facing actions a cross-check is required. A colleague of a similar role and skill will quality check and vet the work to verify accuracy.
- Sushi time – We love having fun at work. Sometimes a bit too much. If someone says ‘sushi time’ they are asking to have focussed work time. Because we have agreed to it, no one is offended, and we quickly quieten down.
- Bikeshed – If a topic comes up that cannot be resolved immediately then that topic is parked. The topic is put in the “bikeshed” and taken out again later for discussion.
3. Blame and shame
Team agreements can be used inappropriately. In other words, they can be used to attack or finger point.
As a scrum master, it is important to ensure that people feel safe at work. Fear has no part to play. People need to be able to own their mistakes as part of their continuous improvement.
There is an effective way to manage the misuse of the agreements. Ask people to pinpoint good examples where others have demonstrated positive behavior. However, have them reflect on themselves when asking which agreements they can improve upon.
How to make team agreements stick?
1. Lead by example
As a scrum master, it’s important for you to demonstrate the behaviors in the agreement. If you start to stray, so will the team.
Make it clear that you would like someone to nudge you if you start to head off track and that you will do them the same for them.
2. Keep them in view
Make the agreements as visible as possible.
You can publish the list to Slack or MS Teams. It doesn’t matter how you do it, it’s all about reminding people of the behaviors they agreed to.
3. Revisit and revise
Over time, your team will change and so will the environment you work in. So your agreement should change too.
Having a regular cadence to revise and update the agreement will make the agreement more meaningful and keep it current.
4. Different teams, different agreements
Don’t be fooled. Each team is different, even if they have similar roles.
Make sure that each team has their own agreements that are unique and that works for them.
5. Acknowledge and recognize
Teams that demonstrate the behaviours they committed to are worth their weight in gold. Recognizing the efforts of the team regarding the agreements will help reinforce that great behaviour.
Ready to create a team agreement?
TeamRetro lets you run online agile retrospective and health checks easily and effectively. It lets you create team agreements that you can refer to in future meetings.
Agreements can be proposed by the team members anonymously and safely. Team members can indicate their support for agreements before they are accepted. Help make your teams go from good to great today!