Un contrato social, frecuentemente utilizado por equipos ágiles, facilita la colaboración entre todos los miembros del equipo. Enumera las formas acordadas de comportamiento entre los miembros del equipo. Normalmente, sin un acuerdo claro, no hay claridad sobre cómo deben interactuar los miembros del equipo.
Seamos realistas, trabajar en equipo es un desafío. Ya sea que tu equipo sea nuevo (formación y desarrollo) o un grupo experimentado (ejecución y cierre), trabajar con otros requiere esfuerzo. Las diferentes personalidades, antecedentes y la filosofía de la empresa influyen en el rendimiento de un equipo.
Las acciones inocentes de una persona pueden frustrar, distraer o molestar fácilmente a los demás. Mientras que un miembro del equipo puede ser muy hablador durante las reuniones, otro puede considerarlo descortés. Incluso comportamientos con objetivos positivos, como el reconocimiento del esfuerzo, pueden estar fallando.
La forma en que las personas interactúan en una reunión define la cultura. Desde expresar una opinión y ser escuchado sin ser juzgado hasta si se enciende o no la cámara durante la discusión. Todo forma parte de las normas que definen la cultura de un equipo.
Una de las maneras de construir una cultura positiva es abordar los problemas y crear acuerdos de equipo.
¿Qué son los acuerdos de equipo para equipos ágiles?
Los acuerdos de equipo son los comportamientos que un equipo se compromete a demostrar al trabajar juntos a diario. Pueden abarcar diversos contextos laborales, incluyendo:
- toma de decisiones
- reuniones
- comunicación
- intercambio de información
- apoyo mutuo
Estas son las reglas básicas de comportamiento. Facilitan la participación psicológica de todos en el equipo.
En este contexto, la seguridad psicológica significa que los miembros del equipo pueden compartir sus ideas sin temor a juicios, prejuicios, estatus o autoridad. Esto permite que las personas se concentren en un proyecto en lugar de preocuparse por sobrevivir socialmente.
Los acuerdos de equipo suelen crearse al inicio del proyecto. Pueden incluir aspectos como:
- Usar la directiva principal de la retrospectiva ágil como parte de las retrospectivas
- Todos tienen la misma voz y contribuyen de forma valiosa.
- Si se le asigna una tarea, debe responsabilizarse de ella y mantenerla actualizada.
- Los tickets complejos deben discutirse con la persona antes de asignarlos.
- Uso de palabras clave para indicar una necesidad.
- Ritmo y propósito claros de las reuniones.
- Cómo se comunica y trabaja el equipo de forma remota, con horarios flexibles o diferentes zonas horarias.
Los beneficios de los acuerdos de equipo
Los acuerdos de equipo ofrecen numerosos beneficios. Estos:
- Ayudan a reducir los conflictos en el equipo.
- Ayudan a las personas a gestionar mejor el estrés y la ansiedad.
- Sientan las bases para la cooperación, la colaboración y la mejora continua.
- Generan confianza y ayudan a crear sentido de pertenencia.
- Dan al equipo una sensación de control y seguridad.
- Fortalecen las relaciones dentro del equipo.
- Ayudar al equipo a avanzar a través del modelo de desarrollo de equipos Tuckman.
Por lo tanto, si se implementan correctamente, los acuerdos de equipo pueden amplificar la grandeza de su equipo.
¿Cómo crear acuerdos de equipo?
Como era de esperar, la creación de acuerdos de equipo se realiza mejor en equipo. Es un proceso colaborativo. Se puede hacer manualmente en persona con notas adhesivas. También se puede hacer en línea con una buena herramienta de retrospectiva.
La ventaja de una herramienta de retrospectiva en línea es la facilidad con la que se pueden mantener las aportaciones anónimas. De nuevo, esto busca fomentar un entorno psicológicamente seguro en el que las personas puedan compartir sus ideas.
1. Explicar la necesidad
El primer paso es explicar la necesidad de crear un acuerdo de equipo. La mayoría de las personas ya comprenderán la razón, pero es un buen recordatorio. Puedes reservar un tiempo al comienzo de tu retrospectiva o tener una reunión específica para hablar sobre esto.
Los beneficios de tener un acuerdo de equipo incluyen:
- tener una manera de definir y mejorar la cultura del equipo
- tener formas claras y definidas de trabajar juntos con éxito
- conocer las expectativas de cada uno y tener un entendimiento práctico
- ser más feliz en el trabajo cuando el equipo se integra
2. Crear responsabilidad individual
A continuación, pida a todos que escriban un comportamiento positivo que consideren que se alinea con la organización, su equipo y ellos mismos. Esto es lo que hace que el acuerdo sea único para su equipo y genera aceptación.
Al invitar a los participantes a intercambiar ideas, puede ser útil darles algunas frases iniciales. Esto ayuda a garantizar que los acuerdos se basen en el comportamiento y estén formulados de forma positiva.
Aquí tienen algunas sugerencias:
- Pueden contar conmigo para ________________
- Podemos ser un gran equipo si ________________
- Podemos superar algunas de nuestras frustraciones y problemas si ________________
- Algo que me encanta de este equipo es cuando________________
- Podemos mejorar nuestra forma de trabajar si________________
Cada punto del acuerdo debe ser un concepto independiente para simplificarlo.
3. Proponer acuerdos para discusión
En general, es recomendable que las personas propongan un acuerdo antes de que se acepte. Esto garantiza que todos lo comprendan y acepten sinceramente, en lugar de que se convierta en un simple ejercicio de marcar casillas.
Una herramienta en línea como TeamRetro permite que las personas agreguen acuerdos directamente a una lista o los propongan al grupo. Si se propone un acuerdo, todos los demás pueden optar por apoyarlo (aprobar), rechazarlo (no aprobar) o mantenerse neutrales. Esto permite comprobar rápidamente si hay consenso dentro del grupo antes de que se confirme.
4. Facilitate group discussions
Una vez compartidos los acuerdos, permita que todos los participantes los lean y hagan preguntas aclaratorias. Si es necesario, puede agrupar los puntos idénticos.
Facilice el debate y permita que se exploren las inquietudes, preguntas y comentarios. Se deben anotar las objeciones. Luego, voten para decidir cuáles incluir.
No se aceptarán todos los acuerdos propuestos. Analícelos con el grupo para asegurarse de que se comprenda el motivo. El objetivo es analizar todos los acuerdos propuestos antes de cerrar la reunión.
Las propuestas de comportamiento aceptadas son los acuerdos de equipo que conforman el contrato social.
5. Reflexionar sobre los acuerdos
Una vez añadidos los acuerdos a la lista, conviene revisarlos. Reciba comentarios adicionales y aborde cualquier inquietud que pueda surgir. Una buena pregunta sería:
“Al revisar nuestros acuerdos de equipo, ¿cómo creemos que afectarán nuestra forma de trabajar juntos y cómo nos sentimos al respecto?”.
Los comentarios sirven de base para las revisiones finales que puedan requerir los acuerdos.
6. Utilice los acuerdos
Finalmente, al inicio de futuras reuniones, conviene consultar rápidamente los acuerdos para marcar el tono de la sesión. También puedes usarlos como reflexión al final de la reunión para comprobar si el equipo cumplió con sus acuerdos.
TeamRetro muestra los acuerdos del equipo en tu panel de control. Así, siempre estarán a tu disposición.
Trampas a evitar al crear acuerdos de equipo
1. Falta de consenso real
La trampa más obvia es cuando no todos los miembros del equipo se comprometen realmente con los acuerdos.
Asentir con la cabeza en la reunión de colaboración puede ser simplemente eso. Las personas primero deben comprender antes de aceptar. Esto significa que el acuerdo debe tener sentido para ellas y estar alineado con sus valores.
Como ya hemos mencionado, esta es también la razón por la que cada equipo debe elaborar su propio conjunto de acuerdos. Tomar prestados o aprovechar los acuerdos de otro equipo no contribuye a mejorar la tracción. Solo servirá para reducir el sentido de pertenencia.
Si los acuerdos se imponen desde la alta dirección, esto puede aumentar la desconexión.
Es importante disponer de tiempo suficiente para debatir las inquietudes y abordarlas antes de incorporarlas al acuerdo final.
2. No rituals
The agreements then need to translate into actions and daily rituals. If not, they are simply words on a page.
There may be different interpretations of the agreements. This would lead to differences in behaviors.
One way our team has managed this is to come up with code words. The code words summarise our team agreements. Here’s a sneak peek at what we do.
- Cross-check- Team members agree that for critical, customer-facing actions a cross-check is required. A colleague of a similar role and skill will quality check and vet the work to verify accuracy.
- Sushi time – We love having fun at work. Sometimes a bit too much. If someone says ‘sushi time’ they are asking to have focussed work time. Because we have agreed to it, no one is offended, and we quickly quieten down.
- Bikeshed – If a topic comes up that cannot be resolved immediately then that topic is parked. The topic is put in the “bikeshed” and taken out again later for discussion.
3. Culpa y vergüenza
Los acuerdos de equipo pueden usarse de forma inapropiada. En otras palabras, pueden usarse para atacar o señalar a alguien.
Como Scrum Master, es importante garantizar que las personas se sientan seguras en el trabajo. El miedo no influye. Las personas necesitan ser capaces de asumir sus errores como parte de su mejora continua.
Existe una manera eficaz de gestionar el mal uso de los acuerdos. Pida a los participantes que señalen buenos ejemplos de comportamiento positivo. Sin embargo, pídales que reflexionen sobre sí mismos al preguntarles qué acuerdos pueden mejorar.
¿Cómo hacer que los acuerdos de equipo se mantengan?
1. Predicar con el ejemplo
Como Scrum Master, es importante que demuestres los comportamientos del acuerdo. Si empiezas a desviarte, el equipo también lo hará.
Deja claro que quieres que alguien te dé un empujoncito si empiezas a desviarte y que tú harás lo mismo por ellos.
2. Mantenerlos a la vista
Haz que los acuerdos sean lo más visibles posible.
Puedes publicar la lista en Slack o MS Teams. No importa cómo lo hagas, se trata de recordarles a los participantes los comportamientos acordados.
3. Revisar y revisar
Con el tiempo, tu equipo cambiará, al igual que el entorno laboral. Por lo tanto, tu acuerdo también debería cambiar.
Revisar y actualizar el acuerdo periódicamente le dará mayor relevancia y lo mantendrá vigente.
4. Diferentes equipos, diferentes acuerdos
No se deje engañar. Cada equipo es diferente, incluso si tienen roles similares.
Asegúrese de que cada equipo tenga sus propios acuerdos, únicos y que les funcionen.
5. Reconocer y reconocer
Los equipos que demuestran las conductas a las que se comprometieron valen su peso en oro. Reconocer el esfuerzo del equipo en relación con los acuerdos ayudará a reforzar ese excelente comportamiento.
¿Estás listo para crear un acuerdo de equipo?
TeamRetro te permite realizar retrospectivas ágiles y comprobaciones de estado en línea de forma fácil y eficaz. Te permite crear acuerdos de equipo que puedes consultar en futuras reuniones.
Los miembros del equipo pueden proponer acuerdos de forma anónima y segura. Los miembros del equipo pueden indicar su apoyo a los acuerdos antes de que sean aceptados. ¡Ayuda a tus equipos a progresar de forma excelente hoy mismo!