Qu’est-ce qu’une futurespective ?
Une futurespective est un processus que les équipes agiles peuvent entreprendre au début d’un projet. Elle aide les équipes à définir une stratégie globale qui favorise la réalisation fluide de leurs objectifs.
Lors d’une futurespective, l’équipe examine le projet dans le contexte de plusieurs éléments tels que :
- les compétences, l’expertise et l’expérience des membres de l’équipe ;
- les ressources auxquelles elle peut accéder ;
- les risques et obstacles qu’elle pourrait rencontrer ;
- et les paramètres dans lesquels elle doit opérer.
L’objectif est de produire :
- une compréhension partagée de la trajectoire du projet ;
- et de confirmer les premières étapes que l’équipe doit entreprendre pour démarrer.
Bien que les futurespectives et les rétrospectives suivent des processus assez similaires, elles diffèrent sur quelques points essentiels :
- une rétrospective revient sur une courte période afin d’analyser ce qui s’est passé. Cela permet d’orienter les prochaines actions de l’équipe ;
- une futurespective, quant à elle, considère l’ensemble du projet pour anticiper ce qui pourrait se produire. Cela permet de définir une stratégie de projet et les premières étapes nécessaires à son lancement.
Pourquoi organiser une futurespective ?
Il existe deux principales raisons pour lesquelles un Scrum Master peut organiser une futurespective. La première est de lancer un nouveau projet, et la seconde de relancer un projet existant.
Une futurespective offre à l’équipe l’occasion de créer et de renforcer les liens essentiels à la santé de l’équipe. C’est une opportunité de renforcer la cohésion : le moment idéal pour explorer les motivations et les craintes de chacun, et partager les expériences passées de collaboration réussie. Cela permet au Scrum Master d’obtenir :
- des informations précieuses sur la meilleure façon de soutenir son équipe, et
- l’occasion d’engager des conversations importantes, par exemple sur la gestion de l’imprévisibilité.
En outre, cela aide l’équipe à construire une vision et un objectif communs. Il n’est donc pas surprenant que les futurespectives soient un excellent moyen d’aligner de nouvelles équipes ou de vérifier la cohésion des équipes déjà établies.
Concernant le projet, une futurespective constitue un excellent outil de planification. Elle peut servir à identifier notamment :
- les zones de préoccupation ou les risques perçus,
- les ressources et outils nécessaires,
- les lacunes au sein de l’équipe.
Cela permet de commencer à élaborer des solutions pour surmonter ces obstacles plus tôt que tard.
Une futurespective peut également être utilisée pour donner le ton d’un projet. C’est pourquoi les Scrum Masters peuvent aussi s’en servir pour :
- inclure une activité d’échauffement ou un icebreaker,
- s’appuyer sur le modèle de Cercles et Soupe de Larson,
- définir des objectifs SMART, et
- ajouter des éléments aux accords d’équipe.
De manière essentielle, les futurespectives garantissent qu’au démarrage d’un projet, tous les membres de l’équipe partagent la même compréhension et les mêmes attentes.
Les futurespectives sont également un excellent moyen de relancer un projet bloqué ou en perte de vitesse. Elles peuvent redonner de l’énergie à une équipe démotivée, rompre la monotonie des rétrospectives et aider l’équipe à revisiter ses objectifs.
Directive première de la futurespective
Une directive première est généralement comprise comme un principe directeur. Bien qu’il soit possible d’en trouver plusieurs versions pour les futurespectives, celle de Caroli et Caetano est la plus souvent citée.
Fondée sur le Manifeste Agile et, à l’instar de la directive première de la rétrospective qu’elle complète, la Futurespective Prime Directive de Caroli et Caetano est avant tout un état d’esprit. Son objectif est de favoriser un contexte positif et collaboratif au sein duquel une équipe peut obtenir les meilleurs résultats possibles.
Cette directive instaure un ton optimiste. Elle souligne l’importance de la participation de toute l’équipe et de la responsabilité partagée autour de la vision collective de l’avenir. Pour qu’elle soit pleinement efficace, l’équipe doit se sentir en sécurité psychologique. Après tout, tenter de prédire l’avenir est un véritable défi ! Plus l’équipe se sent en sécurité, plus elle sera à l’aise pour proposer des idées.
Comment organiser une futurespective?
Il existe actuellement deux principales approches pour organiser une futurespective.
- Considérer le projet comme s’il avait déjà été livré
- Considérer le projet comme s’il devait être livré
La première approche consiste à inviter les participants à s’imaginer dans le futur, en train de repenser à un projet qu’ils ont mené à bien. Ils imaginent les objectifs qu’ils ont atteints et la manière dont ils y sont parvenus. Ils se remémorent (de façon créative) ce qui a bien fonctionné, les obstacles rencontrés et la façon dont ils les ont surmontés. En somme, ils réalisent une rétrospective projetée dans le futur (une futurespective).
Cette approche peut être très amusante pour l’équipe. Par exemple, un déjeuner de fin de projet peut être organisé pendant la futurespective. L’échauffement peut inclure une activité où chacun évoque ce que son « moi futur » a accompli au cours de l’année écoulée et dont il est le plus fier, ou bien une discussion sur la dernière (future) tendance ou le (futur) film à venir.
La seconde approche est un peu plus simple. Les participants sont invités à se projeter et à partager leur vision de ce que l’avenir leur réserve (une futurespective, là encore). Cette approche convient sans doute mieux à une équipe débutant en agile, ou simplement moins à l’aise avec la première.
Quelle que soit la perspective adoptée par votre équipe pour sa futurespective, l’objectif et le processus restent identiques.
Les cinq étapes d’une rétrospective peuvent être appliquées à une futurespective. L’essentiel est de garder à l’esprit le changement d’état d’esprit requis.
Une fois que vous avez adopté l’état d’esprit de la Futurespective Prime Directive et choisi le point de vue à partir duquel examiner le projet, il est temps de sélectionner un modèle.
Les modèles de futurespective en ligne offrent de nombreux avantages. Ils constituent un excellent outil pour favoriser l’engagement des équipes à distance. Ils peuvent également faciliter la réalisation de futurespectives asynchrones. Un modèle en ligne enregistre toutes les contributions au fur et à mesure, évitant ainsi de perdre du temps à la fin pour retranscrire les idées, les retours et les actions à entreprendre. Mieux encore, ils peuvent s’intégrer à votre flux de travail existant afin de vous faire gagner encore plus de temps.
Le meilleur modèle est celui qui aide votre équipe à définir sa stratégie de projet globale, selon la méthode qui lui convient le mieux. Avec la multitude de modèles disponibles, nous avons conçu un sélecteur de modèles de futurespective en ligne pour vous aider à trouver celui qui correspond le mieux à votre équipe. En ce qui concerne notre propre équipe, nous partageons ci-dessous nos futurespectives préférées.
En utilisant le modèle comme guide, les participants sont invités à partager leurs contributions. Prévoir un moment de réflexion individuelle, au calme, où les membres de l’équipe peuvent soumettre leurs idées de manière anonyme, permet de surmonter des obstacles tels que la pensée de groupe (groupthink).
Le Scrum Master doit encourager les participants à s’appuyer sur leur expérience et leurs connaissances passées pour alimenter le modèle. Il convient de rappeler à chacun qu’il s’agit d’exprimer sa meilleure estimation (éclairée). Il est important de préciser que les prédictions qui ne se réaliseraient pas ne leur seront pas reprochées.
C’est à cette étape de la futurespective que la compréhension partagée de la stratégie de projet de l’équipe commence à émerger. Il est donc essentiel de s’assurer que toutes les idées sont bien comprises et, le cas échéant, de demander des précisions.
Là encore, se référer à des projets précédents joue un rôle important. C’est l’occasion pour l’équipe de mieux comprendre ce que chacun apporte au projet et comment ces atouts peuvent être mis à profit pour soutenir à la fois le projet et l’équipe.
Il est très facile de se laisser emporter par la dynamique d’équipe et la définition d’une vision globale, mais il est essentiel de veiller à ce que votre futurespective aboutisse à des éléments concrets permettant de démarrer le projet. La formulation d’actions à entreprendre est le meilleur moyen d’y parvenir. Veillez à limiter le nombre d’actions à celles réellement nécessaires pour lancer le projet, et à les rendre SMART.
Certaines actions peuvent concerner davantage l’équipe que le projet. Les actions qui favorisent la capacité de l’équipe à bien collaborer peuvent être intégrées à un accord d’équipe.
La dernière étape consiste à résumer la futurespective. Cela permet de s’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent bien les actions à entreprendre avant la clôture de la réunion.
Terminer la réunion par un Retour sur le temps investi (ROTI) est une pratique utile et saine à encourager. Elle aide le Scrum Master à évaluer l’efficacité des réunions et à apporter les ajustements nécessaires.
Enfin, le Scrum Master partagera les résultats de la futurespective et assurera le suivi des actions.
Exemples de futurespectives
Voici nos trois futurespectives préférées pour vous aider à démarrer.
Futurespective « État de Nirvana »
La futurespective « État de Nirvana » invite les membres de l’équipe à définir leur propre version du nirvana. Ils y décrivent ce qu’ils s’attendent à avoir accompli au cours du premier, du troisième, du sixième et du dixième mois. Les idées partagées permettent ainsi de tracer les grandes lignes de leur trajectoire. En savoir plus sur la futurespective État de Nirvana.
Plus, Moins, Intéressant (PMI)
La futurespective PMI aide l’équipe à examiner un sujet sous plusieurs angles. Elle garantit une vision globale du projet, car les membres de l’équipe ne peuvent pas écarter la diversité des contributions qu’ils ont eux-mêmes formulées. En savoir plus sur Plus, Moins, Intéressant (PMI).
SCOR futurespective
La futurespective SCOR est une réinterprétation de l’analyse SWOT qui intègre la notion d’autonomisation de l’équipe. Les faiblesses y sont reformulées en défis, et les participants identifient des risques plutôt que des menaces. De cette manière, ils les perçoivent comme moins inquiétants et donc plus faciles à gérer. En savoir plus sur la futurespective SCOR.
Si ces modèles ne correspondent pas exactement à ce que vous recherchez, n’oubliez pas que TeamRetro vous permet de personnaliser votre futurespective ou d’en créer une nouvelle.
Nous espérons que cette présentation de la futurespective vous a apporté un outil supplémentaire et que vous disposez désormais de tout ce qu’il faut pour aider votre équipe à réussir.
À l’avenir de vous et de votre équipe !