Retorno sobre o tempo investido (ROTI) em reuniões ágeis

Todos nós valorizamos nosso tempo, e as reuniões das quais participamos podem representar um uso positivo ou negativo desse tempo. Independentemente de nossas reuniões serem presenciais ou online com nossas equipes, o tempo que dedicamos a elas pode nos deixar com a sensação de que a reunião valeu a pena ou não. O Retorno sobre o Tempo Investido, ou ROTI, como sugerido por Esther Derby, é uma ótima maneira de ajudar as equipes a descobrirem quanto valor está sendo gerado por essas reuniões.

O que é o Retorno sobre o Tempo Investido (ROTI) nas retrospectivas ágeis?

O ROTI é uma maneira fácil de avaliar o valor que cada participante atribui à reunião. Pouco antes do encerramento da reunião, os participantes são convidados a avaliar sua experiência usando um sistema simples de classificação de 1 a 5, para determinar se consideram que o tempo que dedicaram à reunião valeu a pena.

Assim como as atividades de quebra-gelo são uma ótima maneira de iniciar as reuniões, as ROTIs são uma ótima maneira de encerrá-las; elas ajudam a concluir a sessão e a chamar a atenção para o que poderia ser melhorado na próxima vez.

Em geral, é melhor dar aos participantes a oportunidade de responder de forma anônima e independente, pois isso cria um ambiente psicologicamente seguro no qual eles tendem a ser mais sinceros e é menos provável que seus comentários sejam influenciados por outras pessoas.

Por que devemos avaliar o ROTI das nossas retrospectivas?

Avaliar o ROTI da sua reunião permite monitorar a eficácia da reunião e o valor gerado.

O tempo, seja ele próprio ou emprestado, é um bem valioso; por isso, pode ser frustrante para os membros da equipe sentir que o tempo que dedicam às retrospectivas poderia ser melhor aproveitado em outras atividades — especialmente quando as retrospectivas são uma prática fundamental da metodologia ágil!

A avaliação do ROTI de uma reunião oferece a cada membro da equipe uma oportunidade de expressar sua opinião sobre o valor da reunião e sugerir formas de melhorá-la. Os membros da equipe, portanto, têm voz ativa e contribuem para a melhoria contínua de suas retrospectivas e avaliações de desempenho. Isso capacita a equipe e os ajuda a se sentirem mais envolvidos nas reuniões atuais e futuras, gerando maior participação e adesão.

A avaliação do ROTI de uma reunião fornece aos Scrum Masters feedback que, de outra forma, poderiam ter deixado de perceber. Isso, por si só, já é um ótimo motivo para descobrir o ROTI da sua reunião.

Como avaliamos o ROTI da reunião ágil?

O TeamRetro oferece a opção de adicionar uma enquete ROTI no final da sua retrospectiva ou avaliação de desempenho.

Cada pessoa avalia o “retorno” do “tempo investido” na retrospectiva ágil ou na avaliação de saúde em uma escala de 1 a 5, respondendo a uma pergunta simples.

Essa retrospectiva valeu a pena?

1. Definitivamente não. Uma perda de tempo.

2. Na verdade, não. É útil, mas não vale todo esse tempo.

3. Mais ou menos. Ganhei o suficiente para dedicar meu tempo a isso.

4. Em geral. O que ganhei valeu mais do que o tempo que dediquei a isso.

5. Com certeza. Aprendi muito e valeu totalmente a pena o tempo que dediquei.

Dicas do Scrum Master para usar o ROTI

Como os membros da equipe avaliam o ROTI da reunião?

O valor que cada membro da equipe retira de sua retrospectiva ágil ou avaliação de desempenho pode variar de reunião para reunião, mas existem alguns critérios de decisão que podem orientar a avaliação.

Compartilhamento de informações É possível agregar valor ao receber respostas a perguntas ou informações que possam ajudá-lo a avançar em uma tarefa, evitar retrabalho, melhorar sua forma de trabalhar ou superar um obstáculo.

Tomada de decisão Pode ter havido uma pessoa, um processo ou uma informação que estivesse impedindo o avanço; portanto, abordar esse assunto na reunião pode ajudar a impulsionar a tomada de uma decisão.

Resolução de problemas Se a reunião destacar, abordar ou explorar opções para melhorá-la, isso pode ser um sinal claro de valor.

Planejamento do trabalho Estabelecer prioridades, reavaliar prioridades ou até mesmo redefinir o trabalho futuro pode parecer um exercício improdutivo, mas é uma atividade que agrega valor se conseguir promover alinhamento, foco e direção.

Integração de equipe e acordos Um aspecto frequentemente negligenciado nas reuniões de trabalho é a construção de rapport, comunicação e espírito de equipe. O valor disso pode não ser tão extrínseco quanto um resultado ou produto, mas sim mais intrínseco no que diz respeito a chegar a um consenso sobre a forma como a equipe trabalha em conjunto.

Como você pode apresentar o ROTI à sua equipe ágil?

Aqui estão algumas mensagens importantes que vale a pena compartilhar com a equipe ao apresentar o ROTI.

• O ROTI é independente e anônimo. Seja sincero sobre o valor que você obteve.
• Os resultados não são registrados. O objetivo é refletir o tempo e o espaço da reunião, e não uma pontuação ideal.
• As avaliações devem ser sinceras, justas e honestas. Esta é a sua oportunidade de compartilhar agora.
• O objetivo é a melhoria contínua, e não usar isso para apontar a culpa de pessoas específicas, atribuir responsabilidades ou criticar.
• Use uma frase voltada para o futuro, como: Em reuniões futuras, eu tiraria mais proveito se fizéssemos X.

Como Scrum Master, você pode ajudar a orientar a qualidade do ROTI dizendo algo como…

“Gostaria de pedir/convidá-los a avaliar o valor do tempo dedicado a esta reunião; em outras palavras, esta reunião foi útil para vocês? Em seguida, analisaremos os resultados do grupo para ver como podemos melhorar o retorno do tempo investido em reuniões futuras.

Por favor, seja sincero e honesto ao avaliar o quanto esta experiência foi valiosa para você hoje. A avaliação será feita de forma anônima e independente.

Ao avaliar sua pontuação, pergunte-se se esta reunião agregou valor ao nos ajudar a:

• seguir em frente com nosso trabalho
• tomar decisões
• tomar as medidas adequadas
• resolver um problema
• esclarecer a confusão
• melhorar a forma como trabalhamos em equipe

…depois voltaremos para analisar as notas”

Como posso usar o ROTI para melhorar a eficácia das reuniões?

Os resultados da equipe refletem o valor percebido globalmente que o grupo obteve com a reunião. É claro que isso varia de reunião para reunião, dependendo do conteúdo e da relevância, mas, em qualquer caso, o objetivo é explorar formas de melhorar a moderação e o processo de resultados da reunião.

Digamos que as notas estejam na faixa de 4 e 5…
Parabéns! Parece que essa reunião foi um sucesso retumbante. Pode ter sido o formato da reunião, o conteúdo, a qualidade da moderação ou tudo isso junto.

Digamos que haja algumas notas 2 e 3…
Tudo bem, ainda assim houve algum ganho, mas certamente não foi algo positivo. O que poderíamos fazer para melhorar nossas avaliações?

Digamos que haja alguns 1s…
Não se preocupe! Isso não significa que você tenha feito um trabalho ruim. Pode ser simplesmente que alguém não se interessasse pelo assunto ou que o trabalho dessa pessoa não fosse afetado por ele.

“Quando as pessoas ficam muito negativas, eu digo: ‘parece que você tem uma visão de como gostaria que as coisas fossem’ ou ‘se você pudesse imaginar uma reunião realmente eficaz, como seria?’” – Esther Derby 

Encerrando as retrospectivas… e este artigo.

Pronto para avaliar o retorno sobre o tempo investido com sua equipe? Adicione essa atividade à sua reunião retrospectiva do TeamRetro ou à avaliação de desempenho da equipe, e ela será exibida no final da reunião. Você pode coletar o feedback e divulgar os resultados em tempo real ou analisá-los posteriormente.

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