Zwrot z zainwestowanego czasu (ROTI) w spotkania agile

Wszyscy cenimy swój czas, a spotkania, w których uczestniczymy, mogą stanowić zarówno pozytywne, jak i negatywne wykorzystanie tego czasu. Niezależnie od tego, czy nasze spotkania odbywają się osobiście, czy online z naszymi zespołami, czas, który na nie poświęcamy, pozwala nam ocenić, czy spotkanie było warte poświęconego czasu. Wskaźnik zwrotu z zainwestowanego czasu (ang. Return on Time Invested), w skrócie ROTI, zaproponowany przez Esther Derby, stanowi doskonały sposób, aby pomóc zespołom odkryć, jaką wartość przynoszą te spotkania.

Jaki jest wskaźnik zwrotu z zainwestowanego czasu (ROTI) w retrospektywach agile?

Wskaźnik ROTI to prosty sposób na ocenę, jaką wartość spotkanie miało w oczach poszczególnych uczestników. Tuż przed zakończeniem spotkania uczestnicy proszeni są o ocenę swoich wrażeń w skali od 1 do 5, aby określić, czy uważają, że czas spędzony na spotkaniu był dobrze wykorzystany.

Tak jak lodołamacze stanowią doskonały sposób na rozpoczęcie spotkania, tak podsumowania (ROTI) są świetnym sposobem na jego zakończenie; pomagają one podsumować sesję i skupić uwagę na tym, co można by poprawić następnym razem.

Zasadniczo najlepiej jest zapewnić uczestnikom możliwość udzielania odpowiedzi anonimowo i niezależnie, ponieważ tworzy to przestrzeń zapewniającą poczucie bezpieczeństwa psychicznego, w której są oni bardziej skłonni do szczerości, a na ich opinie w mniejszym stopniu wpływają inne osoby.

Dlaczego warto oceniać wskaźnik ROTI w przypadku naszych retrospektyw?

Ocena wskaźnika ROTI spotkania pozwala monitorować skuteczność spotkania oraz jego wartość.

Czas, niezależnie od tego, czy jest to czas poświęcony, czy też „pożyczony”, stanowi cenny zasób; dlatego też członkowie zespołu mogą odczuwać frustrację, jeśli mają wrażenie, że czas poświęcony na retrospektywy można by lepiej wykorzystać gdzie indziej – zwłaszcza że retrospektywy stanowią podstawową praktykę metodologii agile!

Ocena wskaźnika ROTI spotkania daje każdemu członkowi zespołu możliwość wyrażenia opinii na temat wartości spotkania oraz zaproponowania sposobów jego ulepszenia. Członkowie zespołu zyskują w ten sposób możliwość wypowiedzenia się i przyczyniają się do ciągłego doskonalenia retrospektyw oraz przeglądów stanu. To wzmacnia pozycję zespołu i pomaga jego członkom poczuć się bardziej zaangażowanymi w bieżące i przyszłe spotkania, co przekłada się na większy udział i poparcie.

Ocena wskaźnika ROTI spotkania dostarcza Scrum Masterom informacji zwrotnej, którą w innym przypadku mogliby przeoczyć. Już samo to stanowi doskonały powód, by sprawdzić wskaźnik ROTI swojego spotkania.

Jak ocenić zwrot z inwestycji w spotkanie w ramach metodyki agile?

TeamRetro umożliwia dodanie ankiety ROTI na zakończenie retrospektywy lub oceny stanu zespołu.

Każda osoba ocenia „zwrot” z własnego „czasu poświęconego” na retrospektywę agile lub ocenę stanu projektu w skali od 1 do 5, odpowiadając na proste pytanie.

 – TeamRetro”)

Czy ta retrospektywa była warta Państwa czasu?

1. Zdecydowanie nie. Strata czasu.

2. Niekoniecznie. Przydatne, ale nie warte poświęcania temu całego czasu.

3. W pewnym sensie. Zyskałem na tym na tyle, że warto poświęcić temu swój czas.

4. W większości przypadków. Korzyści przewyższyły czas, jaki na to poświęciłem.

5. Zdecydowanie. Wyniosłem z tego wiele korzyści i było to absolutnie warte poświęconego czasu.

Wskazówki dla scrum masterów dotyczące korzystania z wskaźnika ROTI

Jak członkowie zespołu oceniają zwrot z inwestycji w spotkanie?

Korzyści, jakie każdy członek zespołu czerpie z retrospektywy agile lub oceny stanu zespołu, będą się różnić w zależności od spotkania, jednak istnieje kilka kryteriów, które mogą pomóc w ustaleniu oceny.

Wymiana informacji Korzyści można osiągnąć, uzyskując odpowiedzi na pytania lub otrzymując informacje, które pomogą Państwu w realizacji zadania, uniknięciu konieczności ponownej pracy, usprawnieniu sposobu działania lub pokonaniu przeszkody.

Proces podejmowania decyzji Być może istniała osoba, procedura lub informacja, która hamowała postępy, więc uwzględnienie tego podczas spotkania może pomóc w osiągnięciu przełomu w procesie podejmowania decyzji.

Rozwiązywanie problemów Jeśli podczas spotkania poruszane są kwestie związane z jego usprawnieniem, omawiane są sposoby poprawy jego przebiegu lub rozważane są różne opcje w tym zakresie, może to stanowić wyraźny dowód jego wartości.

Planowanie pracy Ustalanie priorytetów, ich zmiana, a nawet ponowne zdefiniowanie przyszłych zadań może wydawać się działaniem nieprzynoszącym bezpośrednich korzyści, jednak stanowi ono czynność tworzącą wartość dodaną, o ile pozwala osiągnąć spójność, skupienie i wyznaczyć kierunek działania.

Budowanie zespołu i ustalenia Często pomijanym aspektem spotkań roboczych jest budowanie relacji, komunikacji i ducha zespołowego. Wartość tego aspektu może nie być tak namacalna jak konkretne wyniki czy produkty, ale ma ona charakter bardziej wewnętrzny i polega na uzgodnieniu sposobu współpracy w zespole.

Jak wprowadzić metodę ROTI w swoim zespole stosującym metodykę agile?

Oto kilka kluczowych informacji, które warto przekazać zespołowi podczas wprowadzania wskaźnika ROTI.

• Ankieta ROTI jest niezależna i anonimowa. Prosimy o szczere określenie, jakie korzyści Państwo odnieśli.
• Nie rejestruje się wyników. Powinno to odzwierciedlać czas i miejsce spotkania, a nie docelowy wynik.
• Oceny powinny być szczere, sprawiedliwe i uczciwe. To Państwa szansa, by podzielić się swoją opinią już teraz.
• Celem jest ciągłe doskonalenie, a nie wykorzystywanie tego do wytykania palcem poszczególnych osób, obwiniania ich lub krytykowania.
• Proszę użyć sformułowania odnoszącego się do przyszłości, na przykład: Podczas przyszłych spotkań osiągnęłbym większe korzyści, gdybyśmy zrobili X.

Jako Scrum Master może Pan/Pani wpłynąć na jakość wskaźnika ROTI, mówiąc na przykład…

„Chciałbym prosić Państwa o ocenę wartości czasu poświęconego na to spotkanie, innymi słowy: czy spotkanie to było dla Państwa wartościowe? Następnie przeanalizujemy wyniki całej grupy, aby ustalić, w jaki sposób możemy zwiększyć efektywność zainwestowanego czasu podczas przyszłych spotkań.

Prosimy o szczerą i otwartą opinię na temat tego, jak bardzo dzisiejsze spotkanie było dla Państwa wartościowe. Ankieta będzie przeprowadzona anonimowo i niezależnie.

Przy ocenie wyniku proszę rozważyć, czy spotkanie to wniosło wartość dodaną, pomagając nam w:

• kontynuować nasze działania
• podejmować decyzje
• podjąć odpowiednie działania
• rozwiązać problem
• wyjaśnienie niejasności
• usprawnić naszą pracę zespołową

…następnie wrócimy do omówienia wyników”


Jak wykorzystać metodę ROTI do zwiększenia efektywności spotkań?

Wyniki uzyskane przez zespół odzwierciedlają ogólną wartość, jaką grupa wyniosła ze spotkania. Oczywiście będzie się ona różnić w zależności od spotkania, jego treści i znaczenia, jednak w każdym przypadku celem jest poszukiwanie sposobów na usprawnienie procesu prowadzenia spotkań oraz osiągania ich wyników.

Załóżmy, że oceny wynoszą od 4 do 5…
Gratulacje! Wygląda na to, że spotkanie okazało się ogromnym sukcesem. Być może zadecydowała o tym jego konstrukcja, treść, jakość prowadzenia lub wszystkie te czynniki łącznie.

Załóżmy, że mamy kilka ocen 2 i 3…
No dobrze, udało się uzyskać pewien wynik, ale z pewnością nie jest to wynik pozytywny. Co moglibyśmy zrobić, aby poprawić nasze oceny?

Załóżmy, że pojawiło się kilka ocen „1”…
Proszę się nie martwić! Nie oznacza to, że wykonał Pan/Pani swoją pracę niedbale. Być może po prostu komuś nie zależało na tym temacie lub nie miało to wpływu na jego/jej obowiązki służbowe.

„Kiedy ludzie zaczynają wyrażać bardzo negatywne opinie, mówię: »Wygląda na to, że ma Pan/Pani wizję tego, jak powinno być« albo »Gdyby mógł Pan/Pani wyobrazić sobie naprawdę skuteczne spotkanie, jak by ono wyglądało?«” – Esther Derby 

Podsumowując retrospektywy… i niniejszy artykuł.

Czy są Państwo gotowi, aby wraz z zespołem przeanalizować zwrot z zainwestowanego czasu? Proszę dodać to zadanie do spotkania z retrospektywą TeamRetro lub przeglądu kondycji zespołu, a wyniki zostaną wyświetlone na zakończenie spotkania. Mogą Państwo zebrać opinie i zaprezentować wyniki w czasie rzeczywistym lub przejrzeć je później.

Zacznij od bezpłatnej wersji próbnej lub Zaloguj się teraz, albo wypróbuj nasze zabawne roboty.