Tworzenie umów społecznych zespołu za pomocą skutecznych porozumień zespołowych

Umowa społeczna, często stosowana przez zespoły pracujące metodą agile, toruje drogę do lepszej współpracy wszystkich członków zespołu. Zawiera ona uzgodnione zasady postępowania członków zespołu wobec siebie nawzajem. Zazwyczaj bez jasnego porozumienia brakuje jasności co do tego, w jaki sposób członkowie zespołu powinni ze sobą współpracować.

Spójrzmy prawdzie w oczy – współpraca to nie lada wyzwanie. Niezależnie od tego, czy Państwa zespół jest nowy (na etapie formowania się i burzy), czy też doświadczony (na etapie działania i rozwiązywania się), praca z innymi wymaga wysiłku. Różnice w osobowościach, pochodzeniu oraz etos firmy mają wpływ na to, jak zespół funkcjonuje.

Niewinne zachowania jednej osoby mogą łatwo frustrować, rozpraszać lub irytować innych. Podczas gdy jeden z członków zespołu może być bardzo rozmowny podczas spotkań, inny może uznać to za niegrzeczne. Nawet zachowania mające pozytywne cele, takie jak docenianie wysiłku, mogą nie przynosić zamierzonego efektu.

To, w jaki sposób ludzie komunikują się podczas spotkania, kształtuje kulturę zespołu. Od wyrażania opinii i bycia wysłuchanym bez osądzania, po to, czy podczas dyskusji włącza się kamerę wideo. Wszystko to stanowi część norm, które definiują kulturę zespołu.

Jednym ze sposobów budowania pozytywnej kultury organizacyjnej jest rozwiązywanie problemów i ustalanie zasad działania zespołu.

Czym są umowy zespołowe w zespołach stosujących metodę agile?

Zasady postępowania w zespole to zachowania, do których przestrzegania zobowiązuje się zespół w codziennej współpracy. Mogą one dotyczyć wielu różnych sytuacji w miejscu pracy, w tym –

• podejmowanie decyzji
• spotkania
• komunikowanie się
• wymiana informacji
• wspierając się nawzajem

Oto podstawowe zasady postępowania. Zapewniają one wszystkim poczucie bezpieczeństwa psychicznego, umożliwiając wspólną pracę w zespole.

W tym kontekście poczucie bezpieczeństwa psychicznego oznacza, że członkowie zespołu mogą dzielić się swoimi pomysłami bez obawy przed osądem, uprzedzeniami, hierarchią czy autorytetem. Dzięki temu mogą skupić się na projekcie, zamiast martwić się o swoje miejsce w grupie.

Zasady działania zespołu są zazwyczaj ustalane na początku projektu przez sam zespół. Mogą one obejmować takie kwestie, jak:

• Wykorzystanie głównej zasady retrospektywy agile w ramach retrospektyw
• Każdy ma równy głos i wnosi cenny wkład.
• Jeśli powierzono Panu/Pani dane zadanie, powinien Pan/Pani przejąć za nie odpowiedzialność i na bieżąco je aktualizować.
• Zanim przydzieli się skomplikowane zgłoszenia, należy omówić je z daną osobą.
• Stosowanie haseł do zgłaszania potrzeby.
• Jasno określony harmonogram i cel spotkań.
• W jaki sposób zespół komunikuje się i pracuje zdalnie, przy elastycznych godzinach pracy lub w różnych strefach czasowych.

Korzyści płynące z umów zespołowych

Istnieje wiele korzyści płynących z zawierania umów zespołowych. Są to –

• pomóc w ograniczeniu konfliktów w zespole.
• pomóc ludziom lepiej radzić sobie ze stresem i niepokojem.
• stworzyć podstawy do współpracy, współdziałania i ciągłego doskonalenia.
• budować zaufanie i sprzyjać poczuciu przynależności.
• zapewnić zespołowi poczucie kontroli i bezpieczeństwa.
• budować relacje w zespole
• pomóc zespołowi przejść przez kolejne etapy modelu rozwoju zespołu Tuckmana.

Jeśli więc zostaną odpowiednio opracowane, umowy zespołowe mogą wzmocnić potencjał Państwa zespołu.

Jak sporządzić regulamin zespołu?

Nie jest zaskoczeniem, że umowy zespołowe najlepiej tworzyć wspólnie z zespołem. Jest to proces oparty na współpracy. Można to zrobić ręcznie, osobiście, korzystając z karteczek samoprzylepnych. Można to również zrobić online, korzystając z dobrego narzędzia do retrospektyw.

Zaletą internetowego narzędzia do przeprowadzania retrospektyw jest łatwość, z jaką można zapewnić anonimowość wypowiedzi. Ma to na celu stworzenie środowiska sprzyjającego poczuciu bezpieczeństwa psychicznego, w którym ludzie mogą swobodnie dzielić się swoimi pomysłami.

1. Proszę wyjaśnić, dlaczego jest to konieczne

Pierwszym krokiem jest wyjaśnienie, dlaczego konieczne jest sporządzenie umowy zespołowej. Większość osób już rozumie powody tego kroku, ale mimo to warto o tym przypomnieć. Można przeznaczyć na to trochę czasu na początku retrospektywy lub zorganizować osobne spotkanie, aby omówić tę kwestię.

Korzyści wynikające z zawarcia umowy zespołowej obejmują:

• możliwość kształtowania i doskonalenia kultury zespołu
• posiadanie jasnych i sprecyzowanych zasad skutecznej współpracy
• znając wzajemne oczekiwania i rozumiejąc, jak to działa
• ogólnie czują się szczęśliwsi w pracy, gdy zespół się zgrywa

2. Wprowadzenie indywidualnej odpowiedzialności

Następnie poproś wszystkich, aby wpisali pozytywną cechę, która ich zdaniem pasuje do organizacji, ich zespołu i ich samych. To właśnie sprawia, że porozumienie to jest dostosowane do potrzeb ich zespołu i buduje zaangażowanie.

Zachęcając uczestników do burzy mózgów i zgłaszania pomysłów, warto podać im kilka propozycji początków zdań. Pomaga to zapewnić, że uzgodnienia będą oparte na konkretnych zachowaniach i sformułowane w pozytywny sposób.

Oto kilka propozycji –

• Może Pan/Pani na mnie liczyć, jeśli chodzi o ________________
• Możemy stworzyć świetny zespół, jeśli ________________
• Niektóre z naszych frustracji i problemów możemy przezwyciężyć poprzez ________________
• Jedną z rzeczy, które uwielbiam w tej drużynie, jest to, że ________________
• Możemy usprawnić sposób naszej pracy poprzez ________________

Każdy punkt umowy powinien stanowić odrębną koncepcję, aby zachować jej prostotę.

3. Przedstawić projekty porozumień do omówienia

Ogólnie rzecz biorąc, warto, aby ludzie przedstawiali propozycję porozumienia przed jego przyjęciem. Dzięki temu można mieć pewność, że wszyscy rozumieją i rzeczywiście akceptują porozumienie, a nie traktują to jedynie jako formalność.

Narzędzie internetowe, takie jak TeamRetro, umożliwia użytkownikom dodawanie ustaleń bezpośrednio do listy lub zgłaszanie ich grupie. Jeśli zgłoszona zostanie propozycja porozumienia, wszyscy pozostali mogą ją poprzeć (kciuk w górę), nie poprzeć (kciuk w dół) lub pozostać neutralni. Dzięki temu można szybko sprawdzić, czy w grupie panuje konsensus, zanim propozycja zostanie zatwierdzona jako porozumienie.

4. Prowadzenie dyskusji w grupie

Po udostępnieniu uzgodnień proszę dać wszystkim możliwość zapoznania się z nimi i zadawania pytań wyjaśniających. W razie potrzeby można pogrupować identyczne punkty.

Proszę poprowadzić dyskusję i umożliwić omówienie wszelkich wątpliwości, pytań i uwag. Należy odnotować zgłoszone zastrzeżenia. Następnie należy w drodze głosowania zdecydować, które z nich uwzględnić.

Nie wszystkie zaproponowane ustalenia zostaną przyjęte. Proszę omówić je z grupą, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją, dlaczego tak się stało. Celem jest przeanalizowanie wszystkich zaproponowanych ustaleń przed zakończeniem spotkania.

Proponowane zachowania, które są akceptowane, stanowią porozumienia zespołowe tworzące umowę społeczną.

5. Proszę przemyśleć zawarte ustalenia

Po dodaniu umów do listy warto je przejrzeć. Proszę zebrać dalsze uwagi i odnieść się do wszelkich nowych kwestii, które mogły się pojawić. Dobrym pytaniem, które warto zadać, może być –

„Analizując nasze umowy zespołowe, jak według nas wpłynie to na naszą współpracę i jakie to budzi w nas odczucia?”

Informacje zwrotne stanowią podstawę ewentualnych ostatecznych zmian w umowach.

6. Proszę korzystać z umów

Na koniec warto na początku kolejnych spotkań krótko przypomnieć ustalenia, aby nadać odpowiedni ton sesji. Można też wykorzystać je jako punkt do refleksji na zakończenie spotkania, aby sprawdzić, czy zespół dotrzymał ustaleń.

TeamRetro wyświetla umowy zespołowe na Państwa pulpicie nawigacyjnym. Dzięki temu mają Państwo do nich stały dostęp.

Pułapki, których należy unikać podczas opracowywania umów zespołowych

1. Brak prawdziwego konsensusu

Najbardziej oczywistą pułapką jest sytuacja, w której nie wszyscy członkowie zespołu naprawdę przestrzegają ustaleń.

Kiwanie głową podczas spotkania poświęconego współpracy może oznaczać po prostu tyle. Ludzie muszą najpierw coś zrozumieć, zanim się na to zgodzą. Oznacza to, że porozumienie musi mieć dla nich sens, a także być zgodne z ich wartościami.

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, właśnie dlatego każdy zespół musi opracować własny zestaw zasad. Przejmowanie zasad innego zespołu nie przyczynia się w znacznym stopniu do zwiększenia zaangażowania. Spowoduje to jedynie osłabienie poczucia odpowiedzialności.

Jeśli umowy są narzucane przez kierownictwo najwyższego szczebla, może to pogłębić rozdźwięk.

Ważne jest, aby mieć wystarczająco dużo czasu na omówienie wszelkich wątpliwości i ich wyjaśnienie, zanim zostaną one uwzględnione w ostatecznej umowie.

2. Żadnych rytuałów

Porozumienia te muszą następnie przełożyć się na konkretne działania i codzienne nawyki. W przeciwnym razie pozostaną jedynie słowami na papierze.

Umowy mogą być różnie interpretowane. Mogłoby to prowadzić do rozbieżności w zachowaniach.

Jednym ze sposobów, w jaki nasz zespół sobie z tym poradził, było wymyślenie haseł. Hasła te stanowią podsumowanie naszych ustaleń zespołowych. Oto krótki wgląd w to, czym się zajmujemy.

• Wzajemna weryfikacja – Członkowie zespołu są zgodni co do tego, że w przypadku kluczowych działań mających wpływ na klientów konieczna jest wzajemna weryfikacja. Kolega pełniący podobną funkcję i posiadający podobne umiejętności sprawdzi jakość oraz zweryfikuje wykonaną pracę pod kątem poprawności.

• Czas na sushi – Uwielbiamy się bawić w pracy. Czasami nawet trochę za bardzo. Jeśli ktoś powie „czas na sushi”, oznacza to, że prosi o chwilę skupienia się na pracy. Ponieważ wszyscy się na to zgodziliśmy, nikt nie czuje się urażony i szybko się uspokajamy.

• Bikeshed – Jeśli pojawia się temat, którego nie da się od razu rozwiązać, zostaje on odłożony na później. Temat trafia do „bikeshedu”, a później jest ponownie wyjmowany w celu omówienia.

3. Obwinianie i zawstydzanie

Umowy zespołowe mogą być wykorzystywane w niewłaściwy sposób. Innymi słowy, mogą służyć do atakowania innych lub obwiniania ich.

Jako scrum master należy zadbać o to, by pracownicy czuli się bezpiecznie w pracy. Nie ma tu miejsca na strach. Pracownicy muszą mieć możliwość przyznania się do swoich błędów w ramach ciągłego doskonalenia.

Istnieje skuteczny sposób na radzenie sobie z niewłaściwym stosowaniem zasad. Proszę poprosić uczestników, aby wskazali dobre przykłady sytuacji, w których inni wykazali się pozytywnym zachowaniem. Proszę jednak, aby zastanowili się nad sobą, odpowiadając na pytanie, w jakich obszarach mogą poprawić przestrzeganie zasad.

Jak sprawić, by ustalenia w zespole były przestrzegane?

1. Dawać przykład

Jako scrum master musi Pan/Pani postępować zgodnie z ustaleniami. Jeśli zacznie Pan/Pani od nich odstępować, zespół pójdzie w Pana/Pani ślady.

Proszę jasno dać do zrozumienia, że chcieliby Państwo, aby ktoś zwrócił Państwu uwagę, jeśli zaczną Państwo zbaczać z kursu, i że Państwo postąpią tak samo w stosunku do tej osoby.

2. Proszę mieć je na oku

Proszę zadbać o to, by umowy były jak najbardziej widoczne.

Można opublikować tę listę na Slacku lub w MS Teams. Nie ma znaczenia, w jaki sposób to zrobisz – chodzi przede wszystkim o to, by przypomnieć pracownikom o zasadach, na które się zgodzili.

3. Przejrzyj i popraw

Z biegiem czasu skład Państwa zespołu będzie się zmieniał, podobnie jak otoczenie, w którym Państwo pracują. Dlatego też umowa powinna ulegać zmianom.

Regularne przeglądy i aktualizacje umowy sprawią, że będzie ona miała większe znaczenie i pozostanie aktualna.

4. Różne zespoły, różne ustalenia

Niech się Pan/Pani nie da zwieść. Każdy zespół jest inny, nawet jeśli pełnią w nim podobne funkcje.

Proszę upewnić się, że każdy zespół posiada własne zasady, które są dostosowane do jego potrzeb i sprawdzają się w jego przypadku.

5. Potwierdzić i uznać

Zespoły, które wykazują się zachowaniami, do których się zobowiązały, są na wagę złota. Docenienie wysiłków zespołu w zakresie realizacji ustaleń pomoże utrwalić te pozytywne zachowania.

Czy są Państwo gotowi do sporządzenia umowy zespołowej?

TeamRetro umożliwia łatwe i skuteczne przeprowadzanie internetowych retrospektyw agile oraz ocen stanu zespołu. Pozwala ono tworzyć ustalenia zespołowe, do których można się odwoływać podczas przyszłych spotkań.

Członkowie zespołu mogą zgłaszać propozycje ustaleń anonimowo i bezpiecznie. Członkowie zespołu mogą wyrazić poparcie dla tych ustaleń, zanim zostaną one przyjęte. Pomóż swoim zespołom przejść od bycia dobrymi do bycia świetnymi już dziś!

Proszę sporządzić umowę zespołową już teraz