Timeboxing voor scrumteams en succesvolle retrospectives

We hebben allemaal wel eens een vergadering meegemaakt waarvan we achteraf zeiden: „Nou, dat was tijdverspilling.“

Deze grafiek geeft een overzicht van hoe het werkelijk zit met de aandachtsspanne van mensen tijdens vergaderingen.

Een manier om ervoor te zorgen dat teams en deelnemers vergaderingen niet ontevreden verlaten omdat de tijd opraakt en de vergadering niet effectief verloopt, is het gebruik van de timeboxing-methode. Scrumteams passen timeboxing toe om de efficiëntie en productiviteit op peil te houden, dus laten we er eens dieper op ingaan!

Wat is timeboxing?

Timeboxing is een eenvoudige techniek voor tijdmanagement waarbij een vaste, maximale tijdsduur wordt vastgesteld om een activiteit te voltooien. Die tijdsduur wordt een timebox genoemd. U werkt vervolgens aan de activiteit gedurende die vaste tijdsperiode en stopt ermee zodra de tijd om is. Daarna beoordeelt u of u de geplande doelen hebt bereikt.

Timeboxing werd voor het eerst geïntroduceerd door James Martin, de auteur van het boek [Rapid Application Development],https://www.iro.umontreal.ca/~dift6803/Transparents/Chapitre1/Documents/rad_wp.pdf als onderdeel van agile softwareontwikkeling.

Scrumteams en veel projectmanagers maken gebruik van timeboxing om ervoor te zorgen dat iedereen gefocust blijft op het volbrengen van de taak die voorhanden is.

Laten we eens kijken hoe scrumteams gebruikmaken van timeboxing

Sprint: timeboxing kan worden gebruikt om de duur van de sprint vast te stellen, zodat scrumteams de sprintdoelen kunnen realiseren.

Sprintplanning: wanneer een team van start gaat, stelt het een tijdslimiet vast voor de sprintplanningvergadering. In de Scrum Guide wordt aanbevolen dat een sprintplanningvergadering voor een sprint van één maand maximaal 8 uur duurt.

Dagelijkse scrum: een korter tijdsbestek van ongeveer 15 minuten per dag kan scrumteams helpen hun activiteiten op elkaar af te stemmen en eventuele uitdagingen bij het behalen van het doel van de sprint aan het licht te brengen.

Sprintreview: tijdens de review worden de sprintbacklogitems die tijdens de sprint zijn opgeleverd besproken en gecontroleerd. U kunt de review een tijdslimiet geven om ervoor te zorgen dat u de backlogs efficiënt en effectief doorneemt.

Sprint-retrospectieven: zoals u wellicht weet, zijn retrospectieven onze specialiteit! Retrospectieven bieden het team de gelegenheid om zichzelf te evalueren en verbeterpunten in het proces te identificeren die zij in een nieuwe sprint kunnen doorvoeren. Het is belangrijk om retrospectieven in een tijdsbestek te plaatsen om BMW’s te vermijden, om ervoor te zorgen dat de mening van elk teamlid wordt gewaardeerd en om de discussies constructief te houden.

Timeboxing met TeamRetro

Als u ervoor wilt zorgen dat uw retrospectieven vlot en op tijd verlopen, kunt u in TeamRetro een afteltimer instellen via de stopwatch rechtsboven in uw scherm.

Zodra uw tijd om is, wordt de timer rood en gaat hij knipperen om uw aandacht te trekken.

Of men kan op de knop klikken om aan te geven dat ze klaar zijn en verder willen gaan. Als u Zoom gebruikt, kunt u dit ook doen door op ‘ja’ of ‘nee’ te klikken.

TeamRetro-recept voor timeboxing

TeamRetro biedt een Timeboxing-aanpak voor synchrone vergaderingen met een retrospective van 60 minuten (zodat u zeker op tijd klaar bent). Let wel: u kunt deze aanpak aanpassen voor een langere vergadering, afhankelijk van de behoeften van uw team.

Als uit de teamcheck bijvoorbeeld blijkt dat er behoefte is aan meer onderlinge verbondenheid, dan moet u daar wellicht meer tijd voor uittrekken.

Bekijk het hieronder.

Meer tips en trucs voor timeboxing

• Wijs aan elk teamlid een bepaalde tijd toe, bijvoorbeeld 1 minuut per persoon
• Stemmen bij Roman: duim omhoog of omlaag als ze aan het einde van de timer meer tijd nodig hebben
• Denk aan ‘pair share’ – denk 30 seconden na, wissel vervolgens 1 minuut lang van gedachten met iemand anders, en deel daarna uw ideeën met een ander duo, voordat u ze ten slotte met de hele groep deelt.

Probeer het eens tijdens uw volgende retrospectieve of vergadering

Wilt u de timeboxing-methode eens uitproberen?

Probeer TeamRetro 30 dagen gratis uit en maak gebruik van onze tool voor het faciliteren van vergaderingen – de TIMER – om tijdvakken eenvoudig in te delen voor uw volgende retrospectieven of vergaderingen.