Rendement op geïnvesteerde tijd (ROTI) in agile vergaderingen

We hechten allemaal veel waarde aan onze tijd, en de vergaderingen die we bijwonen kunnen die tijd op een positieve of negatieve manier benutten. Of onze vergaderingen nu face-to-face plaatsvinden of online met onze teams, de tijd die we eraan besteden kan ons het gevoel geven of de vergadering de moeite waard was of niet. De Return on Time Invested, of kortweg ROTI, zoals voorgesteld door Esther Derby, is een uitstekende manier om teams te helpen ontdekken hoeveel waarde er uit die vergaderingen voortkomt.

Wat is het rendement op geïnvesteerde tijd (ROTI) bij agile retrospectieven?

Een ROTI is een eenvoudige manier om te peilen hoeveel waarde elke deelnemer aan de vergadering aan de vergadering heeft gehecht. Vlak voor het einde van de vergadering worden de deelnemers gevraagd hun ervaring te beoordelen aan de hand van een eenvoudige schaal van 1 tot 5, om na te gaan of zij vinden dat de tijd die zij aan de vergadering hebben besteed de moeite waard was.

Net zoals ijsbrekers een uitstekende manier zijn om vergaderingen te beginnen, zijn ROTI’s een uitstekende manier om ze af te sluiten; ze helpen de sessie af te ronden en de aandacht te vestigen op wat er de volgende keer beter kan.

Over het algemeen is het het beste om deelnemers de mogelijkheid te bieden hun reactie anoniem en in alle rust te geven, aangezien dit een psychologisch veilige omgeving creëert waarin zij eerder geneigd zijn eerlijk te zijn en hun feedback minder snel door anderen wordt beïnvloed.

Waarom zouden we de ROTI van onze retrospectieven moeten beoordelen?

Door de ROTI van uw vergadering te beoordelen, kunt u de effectiviteit van de vergadering en de toegevoegde waarde ervan bijhouden.

Tijd, of die nu zelf wordt besteed of geleend, is een kostbaar goed; het kan dan ook frustrerend zijn voor teamleden als zij het gevoel hebben dat de tijd die zij aan hun retrospectives besteden, beter elders zou kunnen worden ingezet – zeker aangezien retrospectives een kernonderdeel vormen van de agile-methodiek!

Door de ROTI van een vergadering te beoordelen, krijgt elk teamlid de kans om zijn of haar mening te geven over de waarde van de vergadering en manieren aan te dragen om deze te verbeteren. Teamleden krijgen zo een stem en dragen bij aan de voortdurende verbetering van hun retrospectieven en health checks. Dit versterkt het team en helpt hen zich meer betrokken te voelen bij de huidige en toekomstige vergaderingen, wat leidt tot grotere participatie en draagvlak.

De ROTI-score van een vergadering biedt Scrum Masters feedback die zij anders wellicht over het hoofd zouden hebben gezien. Dat is op zich al een uitstekende reden om de ROTI van uw vergadering te achterhalen.

Hoe beoordelen we het rendement op de investering (ROI) van de agile vergadering?

TeamRetro biedt u de mogelijkheid om aan het einde van uw retrospective of health check een ROTI-enquête toe te voegen.

Iedereen beoordeelt het ‘rendement’ van de tijd die hij of zij in de agile retrospective of health check heeft geïnvesteerd op een schaal van 1 tot 5 door een eenvoudige vraag te beantwoorden.

Was deze retrospectieve terugblik de moeite waard?

1. Absoluut niet. Een verspilling van mijn tijd.

2. Niet echt. Handig, maar niet de moeite waard om er al uw tijd aan te besteden.

3. Enigszins. Ik heb er genoeg aan overgehouden om er tijd aan te besteden.

4. Meestal. Ik heb er meer aan gehad dan de tijd die ik erin heb gestoken.

5. Absoluut. Ik heb er veel aan gehad en het was mijn tijd absoluut waard.

Tips voor Scrum Masters bij het gebruik van de ROTI

Hoe beoordelen de teamleden de ROTI van de vergadering?

De waarde die elk teamlid uit zijn of haar agile retrospective of health check haalt, zal van vergadering tot vergadering verschillen, maar er zijn enkele beoordelingscriteria die als leidraad kunnen dienen bij het toekennen van een score.

Informatie-uitwisseling U kunt hier voordeel uit halen door antwoorden op vragen te krijgen of informatie te ontvangen die u helpt een taak voort te zetten, dubbel werk te voorkomen, uw werkwijze te verbeteren of een obstakel te overwinnen.

Besluitvorming Er kan sprake zijn geweest van een persoon, een proces of een stukje informatie dat de voortgang in de weg stond; door dit tijdens de vergadering aan de orde te stellen, kan er vooruitgang worden geboekt bij het nemen van een besluit.

Probleemoplossing Als tijdens de vergadering knelpunten aan de orde komen, worden deze aangepakt of worden er mogelijkheden onderzocht om de vergadering te verbeteren, dan kan dat een duidelijk teken zijn van toegevoegde waarde.

Werkplanning Het stellen, bijstellen of zelfs herdefiniëren van prioriteiten voor toekomstige werkzaamheden lijkt misschien een onproductieve bezigheid, maar levert juist toegevoegde waarde op als het zorgt voor afstemming, focus en richting.

Teambuilding en afspraken Een aspect van werkbijeenkomsten dat vaak over het hoofd wordt gezien, is het opbouwen van een goede verstandhouding, communicatie en teamgeest. De waarde hiervan ligt wellicht niet zozeer in de uiterlijke resultaten of concrete producten, maar is veeleer van intrinsieke aard, namelijk het bereiken van overeenstemming over de manier waarop het team samenwerkt.

Hoe kunt u ROTI introduceren bij uw agile team?

Hier volgen enkele belangrijke punten die u met het team kunt delen bij de introductie van ROTI.

• De ROTI is onafhankelijk en anoniem. Wees eerlijk over de waarde die u eruit hebt gehaald.
• Er wordt geen score bijgehouden. Het gaat erom de sfeer en de dynamiek van de bijeenkomst weer te geven, en niet om een ideale score.
• Beoordelingen moeten oprecht, eerlijk en oprecht zijn. Dit is uw kans om nu uw mening te geven.
• Het doel is voortdurende verbetering, en niet om hiermee individuele personen aan te wijzen, schuldigen aan te wijzen of kritiek te leveren.
• Gebruik een op de toekomst gerichte uitspraak, zoals: Tijdens toekomstige vergaderingen zou ik er meer baat bij hebben als we X zouden doen.

Als Scrum Master kunt u de kwaliteit van de ROTI helpen sturen door bijvoorbeeld het volgende te zeggen…

“Ik zou u willen vragen/uitnodigen om aan te geven hoeveel waarde u aan de tijd die u aan deze vergadering hebt besteed, hebt gehecht; met andere woorden: was deze vergadering voor u de moeite waard? Vervolgens zullen we de groepsresultaten bekijken om te zien hoe we het rendement op de tijd die we in toekomstige vergaderingen investeren, kunnen verbeteren.

Wees alstublieft open en eerlijk over hoeveel u hier vandaag aan gehad heeft. Dit gebeurt anoniem en onafhankelijk.

Houdt u bij het beoordelen van uw score rekening met de vraag of deze bijeenkomst een meerwaarde heeft gehad door ons te helpen:

• verdergaan met ons werk
• beslissingen nemen
• passende maatregelen nemen
• een probleem oplossen
• verwarring wegnemen
• onze manier van samenwerken verbeteren

…daarna komen we terug om de scores te bekijken”

Hoe kan ik ROTI gebruiken om de effectiviteit van vergaderingen te verbeteren?

De resultaten van het team geven een indicatie van de totale waarde die de groep aan de vergadering heeft ontleend. Dit zal uiteraard per vergadering verschillen, afhankelijk van de inhoud en relevantie, maar het doel is in ieder geval om manieren te onderzoeken om de begeleiding en het proces dat tot de uitkomst van de vergadering leidt, te verbeteren.

Stel dat de scores tussen de 4 en 5 liggen…
Gefeliciteerd! Deze bijeenkomst lijkt een groot succes te zijn geweest. Dat kan te danken zijn aan de opzet van de bijeenkomst, de inhoud, de kwaliteit van de begeleiding of aan al deze factoren samen.

Stel dat er een paar 2’en en 3’en zijn…
Oké, er is nog steeds enige vooruitgang geboekt, maar zeker niet in positieve zin. Wat kunnen we doen om onze beoordelingen te verbeteren?

Stel dat er een paar 1-en zijn…
Maak u geen zorgen! Dit betekent niet dat u slecht werk hebt geleverd. Het kan gewoon zijn dat iemand het onderwerp niet interessant vond of dat het geen invloed had op zijn of haar werk.

“Als mensen erg negatief worden, zeg ik: ‘Het klinkt alsof u een visie heeft over hoe u wilt dat de zaken verlopen’ of ‘Als u zich een echt effectieve vergadering zou kunnen voorstellen, hoe zou die er dan uitzien?’ – Esther Derby 

Ter afsluiting van de retrospectives… en dit artikel.

Klaar om samen met uw team de ‘Return on Time Invested’ te berekenen? Voeg deze functie toe aan uw TeamRetro-retrospective of teamcheck, en de resultaten worden aan het einde van de vergadering weergegeven. U kunt de feedback direct vastleggen en de resultaten in realtime bekijken, of u kunt de resultaten later doornemen.

Ga aan de slag met een gratis proefperiode of Log nu in, of doe een proefritje met onze leuke robots.