Creëer de sociale contracten van uw team met effectieve teamovereenkomsten

Een sociaal contract, dat vaak door agile teams wordt gebruikt, maakt de weg vrij voor een betere samenwerking tussen alle teamleden. Hierin worden de afspraken vastgelegd over hoe het team met elkaar omgaat. Zonder een duidelijke afspraak is er doorgaans vaak onduidelijkheid over hoe teamleden met elkaar moeten omgaan.

Laten we eerlijk zijn: samenwerken is een uitdaging. Of uw team nu nieuw is (in de vormings- en stormfase) of een doorgewinterde groep (in de prestatie- en afsluitingsfase), samenwerken met anderen vergt inspanning. Verschillende persoonlijkheden, achtergronden en de bedrijfscultuur zijn van invloed op hoe een team presteert.

Onschuldige handelingen van één persoon kunnen anderen gemakkelijk frustreren, afleiden of irriteren. Terwijl het ene teamlid tijdens vergaderingen misschien erg spraakzaam is, kan een ander dat als onbeleefd ervaren. Zelfs gedrag met positieve bedoelingen, zoals het erkennen van inzet, kan zijn doel voorbijschieten.

De manier waarop mensen tijdens een vergadering met elkaar omgaan, bepaalt de cultuur. Van het uiten van een mening en gehoord worden zonder te worden beoordeeld, tot de vraag of u tijdens de discussie de videocamera aanzet of niet. Dit alles maakt deel uit van de normen die de cultuur van een team bepalen.

Een van de manieren om een positieve bedrijfscultuur te creëren, is door problemen aan te pakken en afspraken binnen het team te maken.

Wat zijn teamafspraken voor agile teams?

Teamafspraken zijn de gedragingen die een team belooft na te leven bij de dagelijkse samenwerking. Ze kunnen betrekking hebben op diverse situaties op de werkplek, waaronder –

besluitvorming
vergaderingen
communiceren
informatie-uitwisseling
elkaar steunen

Dit zijn de basisregels voor ons gedrag. Ze zorgen ervoor dat iedereen zich psychologisch veilig voelt om als team mee te werken.

In dit verband betekent psychologische veiligheid dat teamleden hun ideeën kunnen delen zonder bang te hoeven zijn voor veroordeling, vooringenomenheid, status of gezag. Hierdoor kunnen mensen zich concentreren op een project in plaats van zich zorgen te maken over hun sociale positie.

Teamafspraken worden doorgaans aan het begin van het project door het team opgesteld. Ze kunnen onder meer het volgende omvatten:

Het gebruik van de agile retrospective hoofdregel als onderdeel van retrospectieven
Iedereen heeft evenveel te zeggen en levert een waardevolle bijdrage.
Als u een taak toegewezen krijgt, dient u deze op u te nemen en up-to-date te houden.
Ingewikkelde tickets moeten eerst met de betrokkene worden besproken voordat ze zomaar worden toegewezen.
Het gebruik van codewoorden om een behoefte aan te geven.
Een duidelijk vergaderritme en een duidelijk doel.
Hoe het team communiceert en op afstand werkt, met flexibele werktijden of in verschillende tijdzones.

De voordelen van teamafspraken

Teamafspraken bieden tal van voordelen. Ze –

helpen conflicten binnen het team te verminderen.
mensen helpen om beter met stress en angst om te gaan.
de basis leggen voor samenwerking, coördinatie en voortdurende verbetering.
vertrouwen opbouwen en een gevoel van verbondenheid helpen creëren.
het team een gevoel van controle en zekerheid geven.
relaties opbouwen binnen het team
het team helpen bij het doorlopen van het Tuckman-teamontwikkelingsmodel.

Als ze goed worden opgesteld, kunnen teamafspraken de kracht van uw team versterken.

Hoe stelt u teamafspraken op?

Het spreekt voor zich dat het opstellen van teamafspraken het beste samen met het team gebeurt. Het is een gezamenlijk proces. Dit kan handmatig en persoonlijk met plakbriefjes. Het kan ook online met een goede tool voor retrospectieven.

Het voordeel van een online tool voor retrospectives is dat feedback heel eenvoudig anoniem kan worden gegeven. Ook dit draagt bij aan het creëren van een psychologisch veilige omgeving waarin mensen hun ideeën kunnen delen.

1. Leg uit waarom dit nodig is

De eerste stap is om uit te leggen waarom het nodig is om de teamovereenkomst op te stellen. De meeste mensen zullen de redenen hiervoor wel begrijpen, maar het is toch goed om dit nog eens te benadrukken. U kunt aan het begin van uw retrospective wat tijd hiervoor reserveren of een aparte vergadering organiseren om dit te bespreken.

De voordelen van een teamovereenkomst zijn onder meer –

een manier hebben om de teamcultuur vorm te geven en te verbeteren
duidelijke en welomschreven manieren hebben om succesvol met elkaar samen te werken
weten wat de verwachtingen van elkaar zijn en een goed begrip van elkaar hebben
over het algemeen gelukkiger zijn op het werk wanneer het team goed op elkaar is ingespeeld

2. Zorg voor individuele verantwoordelijkheid

Vraag vervolgens iedereen om een positief gedragspatroon op te schrijven dat volgens hen aansluit bij de organisatie, hun team en zichzelf. Dit is wat de overeenkomst uniek maakt voor hun team en zorgt voor draagvlak.

Wanneer u mensen wilt laten brainstormen en ideeën wilt verzamelen, kan het nuttig zijn om hen een paar zinsbeginselen aan te reiken. Dit helpt ervoor te zorgen dat de afspraken op gedrag zijn gebaseerd en op een positieve manier worden geformuleerd.

Hier volgen enkele suggesties –

U kunt erop rekenen dat ik ________________
We kunnen een geweldig team vormen door ________________
We kunnen een aantal van onze frustraties en problemen overwinnen door ________________
Wat ik zo leuk vind aan dit team, is wanneer ________________
We kunnen onze werkwijze verbeteren door ________________

Elk punt van de overeenkomst moet een op zichzelf staand concept zijn om het eenvoudig te houden.

3. Overeenkomsten ter bespreking voorleggen

Over het algemeen is het een goed idee om mensen een overeenkomst voor te laten stellen voordat deze wordt aanvaard. Dit zorgt ervoor dat iedereen de overeenkomst begrijpt en er daadwerkelijk achter staat, in plaats van dat het slechts een formaliteit is.

Met een online tool zoals TeamRetro kunt u ervoor kiezen of mensen afspraken rechtstreeks aan een lijst toevoegen of deze aan de groep voorstellen. Als een afsprak wordt voorgesteld, kan iedereen vervolgens kiezen om deze te steunen (duim omhoog), niet te steunen (duim omlaag) of neutraal te blijven. Zo kunt u snel zien of er consensus is binnen de groep voordat deze als afsprak wordt bevestigd.

4. Groepsdiscussies begeleiden

Zodra de afspraken zijn gedeeld, geeft u iedereen de gelegenheid om ze door te nemen en vragen te stellen ter verduidelijking. Indien nodig kunt u identieke punten groeperen.

Leid een discussie en geef ruimte om zorgen, vragen en opmerkingen te bespreken. Noteer eventuele bezwaren. Beslis vervolgens door middel van een stemming welke punten worden meegenomen.

Niet alle voorgestelde afspraken zullen worden goedgekeurd. Bespreek dit met de groep om ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt waarom dat zo is. Het doel is om alle voorgestelde afspraken te bespreken voordat de vergadering wordt afgesloten.

De voorgestelde gedragingen die worden aanvaard, vormen de teamafspraken die samen het sociale contract vormen.

5. Denk na over de afspraken

Zodra de overeenkomsten aan de lijst zijn toegevoegd, is het raadzaam om ze nog eens door te nemen. Vraag om aanvullende opmerkingen en ga in op eventuele nieuwe punten van zorg die naar voren zijn gekomen. Een goede vraag die u kunt stellen is:

“Als we naar onze teamafspraken kijken, hoe denken we dan dat dit onze manier van samenwerken zal beïnvloeden, en hoe voelt dat?”

De feedback vormt de basis voor eventuele laatste aanpassingen die de overeenkomsten mogelijk vereisen.

6. Maak gebruik van de overeenkomsten

Tot slot is het een goed idee om aan het begin van toekomstige vergaderingen kort terug te komen op de afspraken, om zo de toon voor de vergadering te zetten. U kunt dit ook gebruiken als evaluatie aan het einde van de vergadering om te kijken of het team zich aan de afspraken heeft gehouden.

TeamRetro geeft teamovereenkomsten weer op uw dashboard. Dit betekent dat u ze altijd binnen handbereik hebt.

Valkuilen die u moet vermijden bij het opstellen van teamafspraken

1. Het ontbreken van echte consensus

De meest voor de hand liggende valkuil is dat niet iedereen in het team zich echt aan de afspraken houdt.

Het knikken met het hoofd tijdens de samenwerkingsbijeenkomst kan gewoonweg daar op terug te voeren zijn. Mensen moeten het eerst begrijpen voordat ze erachter staan. Dit betekent dat de overeenkomst voor hen logisch moet zijn en ook moet aansluiten bij hun waarden.

Zoals we al eerder hebben aangegeven, is dit ook de reden waarom elk team zijn eigen reeks afspraken moet opstellen. Het overnemen of kopiëren van de afspraken van een ander team draagt nauwelijks bij aan het vergroten van de betrokkenheid. Het zal het gevoel van eigenaarschap juist alleen maar verminderen.

Als de afspraken door het topmanagement worden opgelegd, kan dit de kloof vergroten.

Het is belangrijk dat er voldoende tijd is om eventuele bezwaren te bespreken en op te lossen voordat deze in de definitieve overeenkomst worden opgenomen.

2. Geen rituelen

Die afspraken moeten vervolgens worden omgezet in daden en dagelijkse gewoontes. Zo niet, dan blijven het slechts woorden op papier.

Er kunnen verschillende interpretaties van de afspraken bestaan. Dit zou tot verschillen in gedrag leiden.

Een manier waarop ons team dit heeft aangepakt, is door codewoorden te bedenken. Deze codewoorden vatten onze teamafspraken samen. Hier volgt een voorproefje van wat we doen.

Dubbele controle – De teamleden zijn het erover eens dat bij cruciale, klantgerichte handelingen een dubbele controle vereist is. Een collega met een vergelijkbare functie en vaardigheden zal het werk op kwaliteit controleren en beoordelen om de juistheid ervan te waarborgen.
Sushi-tijd – We houden ervan om plezier te maken op het werk. Soms misschien iets te veel. Als iemand ‘sushi-tijd’ zegt, vraagt hij of zij om een moment waarop we ons op het werk concentreren. Omdat we dit zo hebben afgesproken, voelt niemand zich beledigd en worden we al snel weer stil.
Bikeshed – Als er een onderwerp ter sprake komt dat niet onmiddellijk kan worden opgelost, wordt dat onderwerp opzij gezet. Het onderwerp wordt in de „bikeshed“ geplaatst en later weer tevoorschijn gehaald om te worden besproken.

3. Beschuldigen en beschamen

Teamafspraken kunnen op ongepaste wijze worden gebruikt. Met andere woorden: ze kunnen worden gebruikt om anderen aan te vallen of met de vinger naar hen te wijzen.

Als scrummaster is het belangrijk ervoor te zorgen dat mensen zich op hun gemak voelen op het werk. Angst hoort daar niet bij. Mensen moeten hun fouten kunnen erkennen als onderdeel van hun voortdurende verbeteringsproces.

Er is een effectieve manier om misbruik van de afspraken tegen te gaan. Vraag mensen om goede voorbeelden te noemen waarin anderen positief gedrag hebben getoond. Laat hen echter ook bij zichzelf te rade gaan wanneer u vraagt op welke afspraken zij zich kunnen verbeteren.

Hoe zorgt u ervoor dat teamafspraken worden nageleefd?

1. Het goede voorbeeld geven

Als scrummaster is het belangrijk dat u het gedrag uit de afspraak in de praktijk brengt. Als u daarvan afwijkt, zal het team dat ook doen.

Maak duidelijk dat u graag wilt dat iemand u een seintje geeft als u van het juiste pad afdwaalt, en dat u hetzelfde voor hen zult doen.

2. Houd ze in het oog

Zorg ervoor dat de afspraken zo duidelijk mogelijk zijn.

U kunt de lijst op Slack of MS Teams publiceren. Het maakt niet uit hoe u dat doet, het gaat erom dat u mensen herinnert aan de gedragsregels waarmee ze hebben ingestemd.

3. Opnieuw bekijken en herzien

Na verloop van tijd zal uw team veranderen, net als de omgeving waarin u werkt. Daarom moet uw overeenkomst ook worden aangepast.

Door de overeenkomst regelmatig te herzien en bij te werken, wordt deze zinvoller en blijft deze actueel.

4. Verschillende teams, verschillende afspraken

Laat u niet misleiden. Elk team is anders, ook al hebben ze vergelijkbare functies.

Zorg ervoor dat elk team zijn eigen afspraken heeft die uniek zijn en die voor hen werken.

5. Erken en besef

Teams die het gedrag vertonen waartoe zij zich hebben verbonden, zijn van onschatbare waarde. Door de inspanningen van het team met betrekking tot de afspraken te erkennen, wordt dat uitstekende gedrag verder versterkt.

Klaar om een teamovereenkomst op te stellen?

Met TeamRetro kunt u eenvoudig en effectief online agile retrospectieven en statuscontroles houden. U kunt er teamafspraken mee opstellen waarnaar u in toekomstige vergaderingen kunt verwijzen.

Teamleden kunnen afspraken anoniem en veilig voorstellen. Teamleden kunnen hun steun voor afspraken kenbaar maken voordat deze worden goedgekeurd. Help uw teams vandaag nog van goed naar geweldig te gaan!