Ritorno sul tempo investito (ROTI) nelle riunioni agili

Tutti noi attribuiamo grande valore al nostro tempo e le riunioni a cui partecipiamo possono rappresentare un impiego positivo o negativo di tale tempo. Indipendentemente dal fatto che le nostre riunioni si svolgano di persona o online con i nostri team, il tempo che vi dedichiamo può lasciarci con la sensazione che l’incontro sia stato utile o meno. Il Return on Time Invested, o ROTI in breve, come suggerito da Esther Derby, è un ottimo modo per aiutare i team a scoprire quanto valore si ricava da tali riunioni.

Qual è il ritorno sull’investimento in termini di tempo (ROTI) nelle retrospettive Agile?

Il ROTI è un modo semplice per valutare il valore che ciascun partecipante attribuisce alla riunione. Poco prima della conclusione della riunione, i partecipanti sono invitati a valutare la propria esperienza utilizzando una scala da 1 a 5, per indicare se ritengono che il tempo trascorso in riunione sia stato proficuo.

Proprio come gli esercizi di rompighiaccio sono un ottimo modo per dare inizio alle riunioni, i ROTI sono un ottimo modo per concluderle; aiutano a riassumere la sessione e a concentrare l’attenzione su ciò che potrebbe essere migliorato la prossima volta.

In generale, è preferibile offrire ai partecipanti la possibilità di fornire le proprie risposte in modo anonimo e autonomo, poiché ciò crea un ambiente psicologicamente sicuro in cui sono più propensi a esprimersi con sincerità e il loro feedback rischia meno di essere influenzato dagli altri.

Perché dovremmo valutare il ROTI delle nostre sessioni di retrospettiva?

Valutare il ROTI della vostra riunione vi consente di monitorarne l’efficacia e il valore.https://www.agileconnection.com/article/roti-method-gauging-meeting-effectiveness

Il tempo, sia esso dedicato o sottratto ad altre attività, è una risorsa preziosa; può quindi risultare frustrante per i membri del team se hanno l’impressione che il tempo che dedicano alle loro retrospettive potrebbe essere impiegato meglio altrove – soprattutto quando le retrospettive costituiscono una pratica fondamentale della metodologia agile!

Valutare il ROTI di una riunione offre a ciascun membro del team l’opportunità di esprimere la propria opinione sul valore della riunione e di proporre soluzioni per migliorarla. I membri del team hanno così voce in capitolo e contribuiscono al miglioramento continuo delle loro retrospettive e dei controlli di stato. Ciò rafforza il team e lo aiuta a sentirsi più coinvolto nelle riunioni attuali e future, favorendo una maggiore partecipazione e adesione.

La valutazione del ROTI di una riunione fornisce agli Scrum Master un feedback che altrimenti potrebbero non aver colto. Questo è di per sé un ottimo motivo per calcolare il ROTI delle proprie riunioni.

Come si valuta il ROTI delle riunioni agili?

TeamRetro vi offre la possibilità di aggiungere un sondaggio ROTI al termine della vostra retrospettiva o del vostro health check.

Ciascuno valuta il “rendimento” del proprio “tempo investito” nella retrospettiva agile o nella valutazione dello stato di salute su una scala da 1 a 5, rispondendo a una semplice domanda.

Questa retrospettiva è valsa la pena?

1. Assolutamente no. Una perdita di tempo.

2. Non proprio. Utile, ma non vale tutto quel tempo.

3. In un certo senso. Ne ho ricavato abbastanza da dedicarci del tempo.

4. Più o meno. Ne ho tratto un beneficio maggiore rispetto al tempo che vi ho dedicato.

5. Assolutamente sì. Ne ho tratto grande beneficio e ne è valsa davvero la pena.

Consigli per gli Scrum Master sull’utilizzo del ROTI

In che modo i membri del team valutano il ROTI della riunione?

Il valore che ciascun membro del team ricava dalla propria retrospettiva agile o dal proprio health check varierà di riunione in riunione, ma esistono alcuni criteri decisionali che possono guidare la valutazione.

Condivisione delle informazioni È possibile trarre valore dal ricevere risposte alle proprie domande o dall’acquisire informazioni che possano aiutare a portare avanti un’attività, evitare di dover rifare il lavoro, migliorare il proprio modo di lavorare o superare un ostacolo.

Processo decisionale È possibile che ci sia stata una persona, una procedura o un’informazione che ha ostacolato i progressi; pertanto, affrontare la questione durante la riunione può contribuire a sbloccare la situazione e a prendere una decisione.

Risoluzione dei problemi Se durante la riunione vengono evidenziati, affrontati o valutati possibili modi per migliorarla, ciò può costituire un chiaro segno del suo valore.

Pianificazione del lavoro Stabilire le priorità, ridefinirle o addirittura ridefinire il lavoro futuro può sembrare un esercizio improduttivo, ma si tratta di un’attività che apporta valore aggiunto se riesce a creare allineamento, concentrazione e orientamento.

Team building e intese Un aspetto spesso trascurato delle riunioni di lavoro è la creazione di un clima di fiducia, la comunicazione e lo spirito di squadra. Il valore di questi elementi potrebbe non essere così tangibile come un risultato o un prodotto concreto, ma piuttosto intrinseco nel senso di raggiungere un’intesa sul modo in cui il team lavora insieme.

Come può introdurre il ROTI nel suo team agile?

Ecco alcuni messaggi chiave che vale la pena condividere con il team al momento di introdurre il ROTI.

• Il ROTI è indipendente e anonimo. Sii sincero riguardo al valore che hai ottenuto.
• I risultati non vengono registrati. È opportuno che riflettano il momento e il contesto dell’incontro piuttosto che un punteggio ideale.
• Le recensioni dovrebbero essere sincere, imparziali e oneste. Questa è la vostra occasione per esprimere la vostra opinione.
• L’obiettivo è il miglioramento continuo, piuttosto che utilizzarlo per individuare singoli individui, attribuire colpe o muovere critiche.
• Utilizzi un’affermazione orientata al futuro, ad esempio: Nelle riunioni future, trarrei maggior beneficio se facessimo X.

In qualità di Scrum Master, può contribuire a orientare la qualità del ROTI dicendo qualcosa del tipo…

“Vorrei chiedervi/invitarvi a valutare il valore del tempo dedicato a questa riunione; in altre parole, questa riunione è stata utile per voi? Esamineremo poi i risultati del gruppo per capire come migliorare il ritorno sull’investimento di tempo in vista delle riunioni future.

La preghiamo di esprimere in modo sincero e onesto quanto questa giornata le sia stata utile. La valutazione avverrà in forma anonima e indipendente.

Nel valutare il suo punteggio, si chieda se questo incontro abbia apportato un valore aggiunto aiutandoci a:

• portare avanti il nostro lavoro
• prendere decisioni
• adottare le misure del caso
• risolvere un problema
• chiarire ogni dubbio
• migliorare il nostro modo di lavorare in squadra

…torneremo poi a esaminare i punteggi”

Come posso utilizzare ROTI per migliorare l’efficacia delle riunioni?

I risultati emersi dal gruppo riflettono il valore complessivo che il gruppo ha percepito di aver tratto dalla riunione. Naturalmente tale valore varierà di volta in volta a seconda dei contenuti e della rilevanza della riunione, ma in ogni caso l’obiettivo è quello di individuare modalità per migliorare la conduzione della riunione e il processo che porta ai risultati.

Supponiamo che i punteggi si aggirino tra il 4 e il 5…
Congratulazioni! Sembra che l’incontro sia stato un vero successo. Il merito potrebbe essere attribuito alla struttura dell’incontro, ai contenuti, alla qualità della moderazione o a tutti questi fattori insieme.

Supponiamo che ci siano alcuni voti da 2 e da 3…
Va bene, c’è stato comunque un miglioramento, ma certamente non in senso positivo. Cosa potremmo fare per migliorare le nostre valutazioni?

Supponiamo che ci siano alcuni “1”…
Non si preoccupi! Questo non significa che abbia svolto un lavoro scadente. Potrebbe semplicemente significare che qualcuno non era interessato all’argomento o che il suo lavoro non ne era influenzato.

«Quando le persone assumono un atteggiamento davvero negativo, dico loro: “Sembra che lei abbia un’idea chiara di come vorrebbe che andassero le cose” oppure “Se potesse immaginare una riunione davvero efficace, come sarebbe?”» – Esther Derby 

Concludendo le retrospettive… e questo articolo.

È pronto a calcolare il ritorno sull’investimento in termini di tempo con il suo team? Lo aggiunga alla sua riunione retrospettiva TeamRetro o alla valutazione dello stato di salute del team e verrà visualizzato al termine della riunione. Può raccogliere i feedback e mostrare i risultati in tempo reale oppure può esaminarli in un secondo momento.

Inizi con una prova gratuita o [effettui subito l’accesso],https://secure.teamretro.com/ oppure [faccia una prova con i nostri simpatici robot].https://secure.teamretro.com/demo/