Timeboxing pour les équipes scrum et rétrospectives réussies.

Nous avons tous déjà assisté à au moins une réunion à l’issue de laquelle nous nous sommes dit : « Bon, ça a vraiment été une perte de temps. »

Ce graphique résume la réalité concernant la capacité d’attention des participants lors des réunions.

Pour éviter que les équipes et les participants ne quittent les réunions mécontents parce qu’elles durent trop longtemps ou s’avèrent inefficaces, l’une des solutions consiste à recourir à la méthode du « timeboxing ». Les équipes Scrum ont recours au « timeboxing » pour maintenir leur efficacité et leur productivité ; voyons donc cela de plus près !

Qu’est-ce que le timeboxing ?

Le « timeboxing » est une technique simple de gestion du temps qui consiste à fixer une durée maximale pour mener à bien une activité. Cette durée est appelée « timebox ». Vous travaillez ensuite sur l’activité pendant cette période déterminée et vous arrêtez dès que le temps est écoulé. Vous évaluez ensuite si vous avez atteint les objectifs que vous vous étiez fixés.

La méthode du « timeboxing » a été introduite pour la première fois par James Martin, l’auteur de l’ouvrage Rapid Application Development, dans le cadre du développement logiciel agile.

Les équipes Scrum et de nombreux chefs de projet ont recours au timeboxing pour que chacun reste concentré sur la tâche à accomplir.

Voyons comment les équipes Scrum utilisent le « timeboxing »

Sprint : le recours à des délais fixes permet de définir la durée du sprint afin que les équipes Scrum puissent atteindre les objectifs fixés pour celui-ci.

Planification du sprint : lorsqu’une équipe se met en place, elle fixe une durée maximale pour la réunion de planification du sprint. Le Guide Scrum recommande de limiter la durée de cette réunion à 8 heures maximum pour un sprint d’un mois.

Scrum quotidien : une réunion plus courte, d’environ 15 minutes par jour, peut aider les équipes Scrum à coordonner leurs activités et à mettre en évidence les éventuelles difficultés rencontrées pour atteindre l’objectif du sprint.

Revue de sprint : au cours de cette revue, les éléments du backlog de sprint livrés au cours du sprint sont examinés et évalués. Vous pouvez fixer une durée maximale à la revue afin de vous assurer que vous passez en revue les backlogs de manière efficace et efficiente.

Rétrospectives de sprint : comme vous le savez sans doute, les rétrospectives, c’est notre dada ! Elles permettent à l’équipe de faire le point sur son travail et d’identifier des améliorations de processus à mettre en œuvre pour le prochain sprint. Il est important de limiter la durée des rétrospectives pour éviter les BMW, afin de s’assurer que les opinions de chaque membre de l’équipe sont prises en compte et de maintenir des discussions constructives.

La gestion par intervalles avec TeamRetro

Si vous souhaitez que vos rétrospectives se déroulent rapidement et dans les temps, vous pouvez activer un compte à rebours dans TeamRetro à l’aide du chronomètre situé dans le coin supérieur droit de votre écran.

Lorsque le temps sera écoulé, le minuteur s’allumera en rouge et clignotera pour attirer votre attention.

Les participants peuvent également cliquer sur le bouton « J’ai terminé » pour indiquer qu’ils sont prêts à passer à l’étape suivante. Si vous utilisez Zoom, vous pouvez également cliquer sur « Oui » ou « Non ».

Recette de gestion du temps de TeamRetro

TeamRetro propose un modèle de gestion du temps pour les réunions synchrones, conçu pour une rétrospective de 60 minutes (juste pour vous assurer de terminer à l’heure). Notez que vous pouvez adapter ce modèle à une réunion plus longue en fonction des besoins de votre équipe.

Par exemple, si les bilans de santé de votre équipe révèlent que vous avez besoin d’une meilleure communication, vous devrez peut-être y consacrer davantage de temps.

Découvrez-le ci-dessous.

Plus de conseils et d’astuces sur le timeboxing

• Prévoyez un temps spécifique pour chaque membre de l’équipe, par exemple 1 minute par personne
• Vote à la romaine : levez le pouce ou baissez-le s’ils ont besoin de plus de temps à la fin du chronomètre
• Pensez à la méthode « pair share » : réfléchissez pendant 30 secondes, échangez avec une autre personne pendant 1 minute, puis partagez vos réflexions avec un autre binôme avant de les présenter à l’ensemble du groupe.

Essayez-le lors de votre prochaine rétrospective ou de vos prochaines réunions

Vous souhaitez essayer la méthode du timeboxing ?

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