Retorno del tiempo invertido (ROTI) en reuniones ágiles

Todos valoramos nuestro tiempo, y las reuniones a las que asistimos pueden suponer un uso positivo o negativo de ese tiempo. Independientemente de si nuestras reuniones son presenciales o en línea con nuestros equipos, el tiempo que dedicamos a ellas puede dejarnos con la sensación de si la reunión ha merecido la pena o no. El retorno de la inversión de tiempo, o ROTI por sus siglas en inglés, tal y como sugiere Esther Derby, es una forma excelente de ayudar a los equipos a descubrir cuánto valor se obtiene de esas reuniones.

¿Cuál es el rendimiento del tiempo invertido (ROTI) en las retrospectivas ágiles?

Un ROTI es una forma sencilla de evaluar el valor que cada participante de la reunión considera que esta ha aportado. Justo antes de que finalice la reunión, se invita a los asistentes a valorar su experiencia mediante un sencillo sistema de puntuación del 1 al 5, con el fin de determinar si consideran que el tiempo dedicado a la reunión ha merecido la pena.

Del mismo modo que los rompehielos son una excelente forma de iniciar las reuniones, los ROTI son una excelente forma de cerrarlas; ayudan a resumir la sesión y a centrar la atención en lo que se podría mejorar la próxima vez.

Por lo general, es recomendable ofrecer a los participantes la oportunidad de dar su opinión de forma anónima e independiente, ya que esto crea un espacio psicológicamente seguro en el que es más probable que sean sinceros y que sus comentarios se vean menos influenciados por los demás.

¿Por qué deberíamos evaluar el ROTI de nuestras retrospectivas?

Evaluar el ROTI de su reunión le permite hacer un seguimiento de la eficacia de la reunión y de su valor.

El tiempo, ya sea propio o prestado, es un bien valioso; por lo tanto, puede resultar frustrante para los miembros del equipo sentir que el tiempo que dedican a sus retrospectivas podría emplearse mejor en otras tareas, ¡sobre todo cuando las retrospectivas son una práctica fundamental de la metodología ágil!

La evaluación del ROTI de una reunión ofrece a cada miembro del equipo una plataforma para expresar su opinión sobre el valor de la reunión y proponer formas de mejorarla. De este modo, los miembros del equipo tienen voz y contribuyen a la mejora continua de sus retrospectivas y evaluaciones de estado. Esto empodera al equipo y les ayuda a sentirse más comprometidos con las reuniones actuales y futuras, lo que genera una mayor participación y implicación.

La valoración del ROTI de una reunión proporciona a los Scrum Masters información que, de otro modo, podrían haber pasado por alto. Eso, por sí solo, es una excelente razón para averiguar el ROTI de su reunión.

¿Cómo evaluamos el retorno de la inversión (ROI) de las reuniones ágiles?

TeamRetro le ofrece la posibilidad de añadir una encuesta ROTI al final de su retrospectiva o de su evaluación de estado.

Cada persona evalúa el «rendimiento» del «tiempo invertido» en la retrospectiva ágil o la revisión del estado del proyecto en una escala del 1 al 5, respondiendo a una sencilla pregunta.

 – TeamRetro»)

¿Le ha parecido que esta retrospectiva ha merecido la pena?

1. Por supuesto que no. Una pérdida de tiempo.

2. No realmente. Es útil, pero no merece la pena dedicarle tanto tiempo.

3. Más o menos. He aprendido lo suficiente como para dedicarle tiempo.

4. En general. He obtenido más beneficios de lo que he dedicado a ello.

5. Por supuesto. Me ha resultado muy provechoso y, sin duda, ha merecido la pena dedicarle tiempo.

Consejos para los Scrum Masters sobre el uso del ROTI

¿Cómo valoran los miembros del equipo el rendimiento de la inversión (ROTI) de la reunión?

El valor que cada miembro del equipo extrae de su retrospectiva ágil o de su evaluación de estado variará de una reunión a otra, pero existen algunos criterios de decisión que pueden servir de guía para la valoración.

Intercambio de información Se puede obtener valor al recibir respuestas a preguntas o al conocer información que le ayude a avanzar en una tarea, evitar tener que volver a hacer el trabajo, mejorar su forma de trabajar o superar un obstáculo.

Toma de decisiones Es posible que haya habido una persona, un proceso o un dato que estuviera frenando el avance, por lo que abordar este tema en la reunión puede ayudar a dar un paso adelante en la toma de decisiones.

Resolución de problemas Si en la reunión se destacan, se abordan o se analizan opciones para mejorarla, esto puede ser un claro indicio de su valor.

Planificación del trabajo Establecer prioridades, reevaluarlas o incluso redefinir el trabajo futuro puede parecer un ejercicio improductivo, pero es una actividad que aporta valor si consigue generar coherencia, concentración y orientación.

Dinámicas de equipo y acuerdos Un aspecto que a menudo se pasa por alto en las reuniones de trabajo es el fomento de la buena relación, la comunicación y el espíritu de equipo. Es posible que su valor no sea tan extrínseco como el de un resultado o un producto concreto, sino más bien intrínseco en lo que respecta a alcanzar un consenso sobre la forma en que el equipo trabaja en conjunto.

¿Cómo puede introducir ROTI en su equipo ágil?

A continuación, le presentamos algunos mensajes clave que conviene compartir con el equipo al presentar el ROTI.

• El ROTI es independiente y anónimo. Sea sincero sobre el valor que ha obtenido.
• No se lleva un registro de los resultados. Debe reflejar el tiempo y el espacio de la reunión, más que una puntuación ideal.
• Las valoraciones deben ser sinceras, justas y honestas. Esta es su oportunidad para compartir su opinión ahora.
• El objetivo es la mejora continua, y no utilizarla para señalar a personas concretas, atribuir culpas o criticar.
• Utilice una frase orientada al futuro, como: En futuras reuniones, obtendría más provecho si hiciéramos X.

Como Scrum Master, puede contribuir a orientar la calidad del ROTI diciendo algo como…

«Me gustaría pedirles/invitarles a que valoren el tiempo dedicado a esta reunión; en otras palabras, ¿les ha resultado útil esta reunión? A continuación, analizaremos los resultados del grupo para ver cómo podemos mejorar el rendimiento del tiempo invertido en futuras reuniones.

Le rogamos que sea sincero y nos diga con franqueza qué le ha parecido la sesión de hoy. La encuesta se realizará de forma anónima e independiente.

Al valorar su puntuación, pregúntese si esta reunión ha aportado algún valor añadido al ayudarnos a:

• seguir adelante con nuestro trabajo
• tomar decisiones
• tomar las medidas oportunas
• resolver un problema
• aclarar la confusión
• mejorar nuestra forma de trabajar en equipo

…luego volveremos para revisar las puntuaciones»

¿Cómo puedo utilizar ROTI para mejorar la eficacia de las reuniones?

Los resultados del equipo reflejan el valor general que el grupo percibió que había obtenido de la reunión. Por supuesto, esto variará de una reunión a otra en función del contenido y la relevancia, pero, en cualquier caso, el objetivo es explorar formas de mejorar la moderación y el proceso de obtención de resultados de la reunión.

Supongamos que las puntuaciones oscilan entre 4 y 5…
¡Enhorabuena! Parece que la reunión ha sido todo un éxito. Puede que se deba al diseño de la reunión, al contenido, a la calidad de la moderación o a todo lo anterior.

Supongamos que hay algunos 2 y 3…
De acuerdo, se ha obtenido algo de valor, pero desde luego no en el lado positivo. ¿Qué podríamos hacer para mejorar nuestras valoraciones?

Supongamos que hay algunos «1»…
¡No se preocupe! Esto no significa que haya hecho un mal trabajo. Simplemente podría deberse a que a alguien no le interesaba el tema o a que su trabajo no se veía afectado por él.

«Cuando la gente se pone muy negativa, les digo: “Parece que tiene una idea de cómo le gustaría que fueran las cosas” o “Si pudiera imaginar una reunión realmente eficaz, ¿cómo sería?”» – Esther Derby 

Concluyendo las retrospectivas… y este artículo.

¿Está listo para evaluar el rendimiento del tiempo invertido con su equipo? Incorpórelo a su reunión retrospectiva de TeamRetro o a su evaluación del estado del equipo y se mostrará al final de la reunión. Puede recopilar los comentarios y revelar los resultados en tiempo real, o bien revisarlos más tarde.

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