Return on Time Invested (ROTI) in agilen Meetings

Wir alle schätzen unsere Zeit, und die Besprechungen, an denen wir teilnehmen, können diese Zeit entweder sinnvoll oder sinnlos nutzen. Unabhängig davon, ob unsere Besprechungen persönlich oder online mit unseren Teams stattfinden, vermittelt uns die darin investierte Zeit ein Gefühl dafür, ob sich die Besprechung gelohnt hat oder nicht. Der Return on Time Invested, kurz ROTI, wie von Esther Derby vorgeschlagen, ist eine hervorragende Methode, um Teams dabei zu helfen, herauszufinden, wie viel Wert aus diesen Besprechungen entsteht.

Wie hoch ist die Rendite der investierten Zeit (ROTI) bei agilen Retrospektiven?

Ein ROTI ist eine einfache Methode, um zu ermitteln, welchen Nutzen die einzelnen Teilnehmer dem Meeting beimessen. Kurz vor Ende des Meetings werden die Teilnehmer gebeten, ihre Erfahrungen anhand einer einfachen Skala von 1 bis 5 zu bewerten, um einzuschätzen, ob sich die im Meeting verbrachte Zeit ihrer Meinung nach gelohnt hat.

So wie Icebreakers eine hervorragende Möglichkeit sind, Besprechungen zu eröffnen, eignen sich ROTIs hervorragend, um sie zu beenden; sie helfen dabei, die Sitzung abzuschließen und den Fokus darauf zu lenken, was beim nächsten Mal besser gemacht werden könnte.

Im Allgemeinen ist es am besten, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, ihre Rückmeldung anonym und unabhängig abzugeben, da dies einen psychologisch sicheren Raum schafft, in dem sie eher bereit sind, ehrlich zu sein, und ihr Feedback weniger von anderen beeinflusst wird.

Warum sollten wir den ROTI unserer Retros bewerten?

Durch die Bewertung des ROTI Ihrer Besprechung können Sie die Effektivität der Besprechung und deren Nutzen überwachen.

Zeit, ob selbst aufgewendet oder aus anderen Bereichen abgezogen, ist ein wertvolles Gut; daher kann es für Teammitglieder frustrierend sein, wenn sie das Gefühl haben, die Zeit, die sie für ihre Retrospektiven aufwenden, könnte anderswo besser genutzt werden – insbesondere da Retrospektiven eine Kernpraxis der agilen Methodik sind!

Die Bewertung des ROTI eines Meetings bietet jedem Teammitglied die Möglichkeit, seine Meinung zum Nutzen des Meetings zu äußern und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Die Teammitglieder erhalten somit eine Stimme und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung ihrer Retrospektiven und Health Checks bei. Dies stärkt das Team und hilft den Mitgliedern, sich stärker in die aktuellen und zukünftigen Meetings eingebunden zu fühlen, was zu einer höheren Beteiligung und Akzeptanz führt.

Die Bewertung des ROTI eines Meetings liefert Scrum-Mastern Feedback, das ihnen andernfalls möglicherweise entgangen wäre. Das allein ist schon ein guter Grund, den ROTI Ihres Meetings zu ermitteln.

Wie bewerten wir den ROTI des agilen Meetings?

TeamRetro bietet Ihnen die Möglichkeit, am Ende Ihrer Retrospektive oder Ihres Health Checks eine ROTI-Umfrage einzufügen.

Jede Person bewertet den „Ertrag“ ihrer „investierten Zeit“ in die agile Retrospektive oder den Gesundheitscheck auf einer Skala von 1 bis 5, indem sie eine einfache Frage beantwortet.

 – TeamRetro“)

Hat sich diese Retrospektive für Sie gelohnt?

1. Auf keinen Fall. Reine Zeitverschwendung.

2. Nicht wirklich. Nützlich, aber nicht die ganze Zeit wert.

3. Ein bisschen. Ich habe genug davon profitiert, um meine Zeit dafür aufzuwenden.

4. Im Großen und Ganzen. Der Nutzen hat den Zeitaufwand übertroffen.

5. Auf jeden Fall. Ich habe viel davon profitiert, und es hat sich absolut gelohnt.

Tipps für Scrum-Master zur Anwendung des ROTI

Wie bewerten die Teammitglieder den Nutzen des Meetings?

Der Nutzen, den jedes Teammitglied aus seiner agilen Retrospektive oder ihrem Gesundheitscheck zieht, variiert von Sitzung zu Sitzung, doch es gibt einige Entscheidungskriterien, die als Orientierung für die Bewertung dienen können.

Informationsaustausch Ein Mehrwert entsteht, wenn Sie Antworten auf Fragen erhalten oder Informationen erfahren, die Ihnen helfen, eine Aufgabe voranzubringen, Nacharbeiten zu vermeiden, Ihre Arbeitsweise zu verbessern oder ein Hindernis zu überwinden.

Entscheidungsfindung Möglicherweise gab es eine Person, einen Prozess oder eine Information, die den Fortschritt behindert hat; wenn dies in der Sitzung thematisiert wird, kann dies dazu beitragen, die Entscheidung voranzubringen.

Problemlösung Wenn im Rahmen der Besprechung Möglichkeiten zur Verbesserung der Besprechung selbst aufgezeigt, angesprochen oder erörtert werden, kann dies ein deutliches Zeichen für den Nutzen der Besprechung sein.

Arbeitsplanung Das Setzen, Neusetzen oder gar Neudefinieren von Prioritäten für künftige Aufgaben mag wie eine unproduktive Übung erscheinen, ist jedoch eine wertschöpfende Tätigkeit, wenn dadurch Einigkeit, Fokus und Orientierung geschaffen werden können.

Teambildung und Vereinbarungen Ein oft vernachlässigter Aspekt von Arbeitssitzungen ist der Aufbau von Vertrauen, Kommunikation und Teamgeist. Der Wert liegt dabei vielleicht nicht so sehr in äußeren Ergebnissen oder Produkten, sondern vielmehr in der Einigung darüber, wie das Team zusammenarbeitet.

Wie können Sie ROTI in Ihrem agilen Team einführen?

Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie dem Team bei der Einführung von ROTI mitteilen sollten.

• Der ROTI ist unabhängig und anonym. Geben Sie ehrlich an, welchen Nutzen Sie daraus gezogen haben.
• Die Ergebnisse werden nicht erfasst. Es sollte eher die Zeit und den Rahmen des Treffens widerspiegeln als eine ideale Punktzahl.
• Bewertungen sollten aufrichtig, fair und ehrlich sein. Dies ist Ihre Gelegenheit, Ihre Meinung zu äußern.
• Das Ziel besteht in einer kontinuierlichen Verbesserung und nicht darin, einzelne Personen herauszugreifen, Schuld zuzuweisen oder Kritik zu üben.
• Verwenden Sie eine zukunftsorientierte Formulierung wie: Bei zukünftigen Besprechungen würde ich mehr davon profitieren, wenn wir X tun würden.

Als Scrum Master können Sie dazu beitragen, die Qualität des ROTI zu steuern, indem Sie beispielsweise Folgendes sagen…

„Ich möchte Sie bitten bzw. einladen, den Wert der für dieses Treffen aufgewendeten Zeit anzugeben – mit anderen Worten: War dieses Treffen für Sie wertvoll? Anschließend werden wir uns die Ergebnisse der Gruppe ansehen, um zu prüfen, wie wir den Ertrag unserer investierten Zeit für zukünftige Treffen verbessern können.“

Bitte teilen Sie uns offen und ehrlich mit, wie nützlich der heutige Tag für Sie war. Die Bewertung erfolgt anonym und unabhängig.

Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Bewertung, ob dieses Treffen einen Mehrwert gebracht hat, indem es uns dabei geholfen hat:

• unsere Arbeit fortsetzen
• Entscheidungen treffen
• geeignete Maßnahmen ergreifen
• ein Problem lösen
• Verwirrung beseitigen
• unsere Teamarbeit verbessern

…wir werden dann darauf zurückkommen, um die Ergebnisse zu besprechen


Wie kann ich ROTI nutzen, um die Effektivität von Besprechungen zu steigern?

Die Ergebnisse des Teams geben Aufschluss über den insgesamt wahrgenommenen Nutzen, den die Gruppe aus der Sitzung gezogen hat. Natürlich variiert dieser von Sitzung zu Sitzung je nach Inhalt und Relevanz, doch in jedem Fall besteht das Ziel darin, Möglichkeiten zur Verbesserung der Moderation und des Sitzungsergebnisses zu erörtern.

Nehmen wir einmal an, die Bewertungen liegen im Bereich von 4 bis 5…
Herzlichen Glückwunsch! Diese Besprechung scheint ein voller Erfolg gewesen zu sein. Das mag an der Gestaltung der Besprechung, am Inhalt, an der Qualität der Moderation oder an all diesen Faktoren gelegen haben.

Nehmen wir einmal an, es gibt ein paar 2er und 3er…
Okay, es wurde zwar noch etwas Wert gewonnen, aber sicherlich nicht im positiven Sinne. Was könnten wir tun, um unsere Bewertungen zu verbessern?

Nehmen wir einmal an, es gibt ein paar „1en“…
Keine Sorge! Das bedeutet nicht, dass Sie schlechte Arbeit geleistet haben. Es könnte einfach daran liegen, dass jemandem das Thema egal war oder dass es keinen Einfluss auf dessen Arbeit hatte.

„Wenn Menschen sehr negativ werden, sage ich: ‚Es klingt, als hätten Sie eine Vorstellung davon, wie die Dinge sein sollen‘ oder ‚Wenn Sie sich ein wirklich effektives Meeting vorstellen könnten, wie würde das aussehen?‘“ – Esther Derby 

Zum Abschluss der Retrospektiven … und dieses Artikels.

Sind Sie bereit, gemeinsam mit Ihrem Team den Return on Time Invested zu ermitteln? Fügen Sie diese Funktion zu Ihrer TeamRetro-Retrospektive oder Ihrem Team-Health-Check hinzu, und die Ergebnisse werden am Ende des Meetings angezeigt. Sie können das Feedback erfassen und die Ergebnisse in Echtzeit präsentieren oder diese später einsehen.

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